要望をきっかけに「タスク」機能が実装
コミュニケーションにかかる効率が2割～3割も向上

毎朝「direct」の掲示板機能を使うことで、主な予定や作業内容、注意事項などを所員に周知しています。そのほか、日中には「direct」のトーク機能を利用して所員や職長の皆さんとコミュニケーションを取っているほか、「タスク」機能を利用して指示連絡や業務フォローもおこなっています。

普段から「direct」を便利に使わせていただいているのですが、業務の流れが複雑であることからタスク管理をさらに強化したいと考えて、「direct」の運用企業であるL is Bさんに相談させていただいておりました。

弊社ではさまざまなプロジェクトが同時並行で動いていることもあり、複数タスクを同時に処理する必要があります。それぞれの人が期限内に確実にタスクをこなすことはもちろん、場合によっては1人が複数のタスクを同時に対処する必要があったのです。

しかし実際には、作業所ではいろいろな現象が発生します。たとえば作業所の職員がタスク自体に気づいていなかったり、同時進行中の各タスクの優先順位がプロジェクト全体の優先順位と異なっていたり。あるいは担当者の能力とタスクの難易度が釣り合っていないなど余力管理の問題が浮上することもありました。

これらは、具体的には3つの課題に分類されます。
①すべてのタスクを見える化すること
②図面や写真を含めてタスク内容を伝えること
③指示を出す側と受ける側とのコミュニケーションを適切におこなうこと

特に③については、指示を出しっぱなしにする人や、指示を受けたのに一向に動かない人もいました。単に指示を出しただけでタスクが遂行され、成果を出せるというのは大きな間違いです。タスクの遂行にあたっては密に連携を取り、必要に応じて内容や期限の変更も求められることから、柔軟に変更できるシステムを求めていました。

L is Bさんに対して、以下の3点を具体的な要望としてお渡しいたしました。

＜竹中工務店様のご要望＞
①未対応・対応中・期限切れなどの各タスクのステータスを確認でき、進捗状況を分かりやすく把握できる機能
②指示内容と完了報告の両方に図面や写真を使いたい
③指示をする人と指示を受ける人が、お互いに話し合いながらタスクの内容や期限を柔軟に変更できる機能
お互いに合意しつつ進めていくために、柔軟性も重要だと考えました。

結果として、期待した通り、あるいはそれ以上の機能をL is Bさんは実装してくださいました。正直なところ、要望を出した当初は本当に実現していただけるとは思っていなかったのですが、本当に実現していただき大変うれしく思っています。作業所の声を聞き、機能に反映してくれるL is Bさんだからこそ実現できたことだと思います。

「タスク」機能はほとんど毎日使用しています。「タスク」機能やチャットの運用は以下の3つの点を意識しています。

タスクが一覧できること、簡単に共有できることが非常に便利で、業務効率や生産性が向上したことを実感しています。

以前、ある整理整頓タスクを担当者Aさんに指示したことがありました。Aさんは期日までにタスクをクリアできず、「問題タスク」となっていました。最終期日が迫っていたので心配になって見に行くと、Aさんの他に担当者が3人と職長さん約20人がヘルプのために集まっていたのです。「タスク」機能で遅延状態が共有されていたことで、それを確認した皆さんが自発的に協力し合い、タスククリアにつながりました。「タスク」機能のおかげでメンバー間に一体感が生まれ、困っている人がいれば自発的に助けにきてくれるようなチームワークが醸成されたことを実感しています。

我々の作業所では「direct」のトークルームに200名程度が登録されています。1人ひとりに電話をするとなると少なくとも1時間程度はかかっていたのですが、「direct」のおかげで指示を一斉に、一瞬で伝えられるようになりました。コミュニケーションにおける効率は、体感で2割〜3割程度向上したと感じています。

また新たな要望も考えており、「アンケート機能」のブラッシュアップをお願いしたいと思っています。「direct」はこれまでも情報交換ツールとして、「direct」のアカウントを持つ所員や職長さんとの情報交換を実現してきました。これからは、「direct」のアカウントを持っていない作業員さんからも情報を収集したいと思います。「direct」に参加していない方々の声も格納・分析することで、工事の管理やプロジェクトの推進に活用していく考えです。