「direct」活用事例紹介 タスク機能編

建設現場では、玄関扉や下駄箱、キッチンや窓ガラスなどそれぞれ専門の協力会社さんと一緒に仕上げ工事を進めます。今回の高層共同住宅の仕上げに際しては、30社を超える企業の方々に作業をおこなっていただきました。一度工事をして終わりというわけではなく、それぞれの作業が終わった後に弊社や設計監理の方、発注者の方が検査をおこない、それに従って「是正工事」をお願いすることになります。10回以上の検査とそれに対する是正工事、確認検査をおこなうため、その依頼シートの送付や期日などを漏れなく管理する必要があります。

これまでは、是正工事の依頼のために5万枚もの紙を使っていました。職員が印刷してホッチキスで止めて配布するほか、メールやファックスで送付することもありました。依頼シート作成のために職員が残業することもあり、改善の必要性を感じていました。

竣工前の是正工事を効率化するため、何かいい方法がないかと模索しているところ、従前よりパトロール是正などの情報共有ツールとして活用されている「direct」でできないかを検討してみることとなりました。

まずは「direct」にて協力会社ごとのトークルームを作成し、ファイルや写真送付の機能を活用して是正依頼シートの配信と工事依頼をおこなうことで、ロスなく進捗できるようにしました。

「direct」を活用することで、是正依頼シートの配布枚数が大幅に減少しました。紙でのやりとりを強く希望される一部の協力会社さんを除けば、「direct」上で運用できるようになりました。現場に来る機会が少ない協力会社さんへは、「direct」で写真を送ることで効率化を図ることができています。
また、弊社独自のスタンプを活用することで、文字だけだと伝わりづらい感情を表現できることもコミュニケーションツールとして「direct」を利用する大きなメリットだと感じています。

是正依頼シートを電子化することで、協力会社からの報告を紙面で受け取ることができなくなり、工事の進捗管理をどのようにするかが気がかりとなりました。

そこで活用できたのが、2022年4月にリリースとなりました「タスク」機能です。

「タスク」では業務を４段階で管理することができるため、検査是正工事の進捗管理として、ちょうどマッチしました。
弊社が第一ステップの「未対応」として、是正工事の期日と協力会社を設定します。その後、協力会社さん側で、内容を確認したら第二ステップの「対応中」に変更し、作業を完了したら第三ステップの「対応済」に切り替えてもらいます。そして、最後に弊社の職員が現地を確認し、「完了」に切り替えます。都度、通知が送られるので、職員側も協力会社さん側も進捗を確認でき効率的です。

是正工事が追加で必要になった場合でもステータスをもう一度「対応中」に戻すだけなので手間はありません。協力会社さんからは「何が残っているかが一目でわかるから便利」「ゲーム感覚で気軽におこなえる」というお声をいただきました。

この進捗管理のタスクについては、1部屋ずつ作ってしまうと量が膨大で管理が煩雑となり、逆に分割せずに管理すると進捗とそぐわないこととなってしまいます。
今回は、フロア単位で「タスク」を管理することで良い塩梅で使用できました。

作業所と内勤職員も「direct」にて業務連携しています。
トークルームへのシート配信や「タスク」の期限設定を、内勤職員が現場職員と連携して担うことで業務の分業化となり、作業所職員の業務を改善することができました。

「direct」や「タスク」を導入したのは業務を効率化するためですが、この取り組みによって混乱が生じてしまっては本末転倒です。
L is Bさんとも力を合わせ、日々利用する実務者にとって有効的なツールであるようにと作業所職員と協力会社の方へのヒアリングや改善を繰り返しながら運用を定着しました。

これから残業規制・完全週休二日制の実現を目指すためにも業務方法の改善は必須となります。
建設現場の業務において、デジタルツールをうまく導入し、楽しく魅力ある建設業を目指します。