社内や協力会社との情報共有、タスク管理をチャットで完結
約1時間/日の時間削減を実感

当社は土工事、仮設工事、コンクリート打設などをおこなっている会社です。工事初期段階に、建物の基礎をつくるため穴を掘り、コンクリートを打ち、足場の組立、解体と工程を進めていきます。

現場によっては人数が足りない場合があるため、協力会社とはその都度、連絡を取り合っています。現場ごとに多くの関係者に連絡する必要があり、時間が掛かっていました。

「direct」導入前はプライベートでも使うチャットツールと電話で、仕事のやり取りをしていました。参加人員ごとでグループを作成するため、同じグループ内で複数の話題が発生することで管理がしにくく、人や資料を検索するのが大変でした。また、公私の区別がつけられない点も課題に感じていました。

そのため、ビジネスチャットツールを比較検討し始めました。そんなときに「direct」を導入している竹中工務店さんの現場で仕事をする機会があり「direct」に招待されたのです。現場関係のメンバーが集まるトークルームをつくってもらい、そこで初めて利用しました。使ってみると協力会社や社内でのやり取りがしやすかったため一度社内でも使ってみようとなりました。最初はフリープランから始め、現在の本格導入に至ります。

現場では「安全パトロール」といって、工事が安全かつ的確におこなわれているかチェックをする工程があります。そこで何らかの不備が見つかれば、各担当者に伝え、対応をしてもらいます。

「direct」導入前は、不備がある箇所の写真を撮ってそれをパソコンからPDFとして送付したり、口頭で説明したりして情報共有をしていました。その際、協力会社が多いため、連絡に時間が掛かっていました。電話での連絡では、1件の説明や指示をするのに約10〜15分ほどかかります。電話に出ない場合は、さらに時間も手間も必要という課題がありました。

「direct」の「写真からタスク」機能を活用することで、大幅に時間短縮が可能になりました。トークルームの中から「写真からタスク」を選択すると写真投稿と同時にタスクを作成できます。タスクが登録されるとトークルームに通知がいくので、いちいち担当者に連絡をする手間が省けます。たとえば、是正したい場所を見つけたら、現場の写真を撮り、簡単な説明を加えて、期限などを登録するだけでスピーディにタスクが作成できます。スマートフォンだけで、他のアプリを立ち上げる必要もありません。

投稿された内容は記録として残るため、誰が指示を出したか明確で、チェックもしやすくなりました。トークルームでは各現場関係者とつながっているので、作業完了後はステータスを「対応済」に変更すれば、誰が見ても作業が終わったとわかります。

結果として、口頭の説明が不要となり1日1時間の時間削減に成功しました。

しかも「direct」はスキマ時間に作業ができる点が気に入っています。たとえば「ちょっと疲れたから休憩」と違う作業をしたくなったときに、気分転換も兼ねて安全パトロール関連の作業をスマートフォンでおこなっています。途中で電話が入って中断しても保存されているので安心です。自分のペースで仕事ができるのがいいですね。

最近気に入っている機能は、現在地をトーク画面に投稿できる「今ココスタンプ」です。建設現場はナビだけでは辿りつきにくい場所が多く、電話で現地の説明をするときに「位置情報をください」と言われることが多々ありました。

これまではスマートフォンで位置情報を出して、プライベートのチャットツールで伝えていたのですが、「今ココスタンプ」を使えばボタンを押すだけで共有できます。写真もあわせて投稿することで、現地の場所や雰囲気も伝えやすいと思い、先に現場に行った際には現場別のトークルームに「今ココスタンプ」を投稿するようにしています。

「direct」はメンバーがトーク画面にコメントを入れて返信してくれなくても既読・未読がわかるので、伝達事項が伝わっているかどうかは、そこで判断ができます。もしわからないことがあれば個別に「ペアトーク」で連絡をくれる職人さんもいます。

また「はい」「いいえ」が選べる「YES/NOスタンプ」を付けておくと、多くの人が反応してくれるので活用しています。やはりボタン1つで意思表示ができるので、「YES/NOスタンプ」などの「アクションスタンプ」であれば反応しやすいと感じる人も多いようです。

現場だけでなく事務職員も「direct」を活用しています。たとえば社内スタッフ宛に連絡があるときや、現場作業員に対して個人的な資料の送付が必要な場合などに利用しています。

毎日、管理者から現場職員や事務職員に、次の現場にどういう人員を配置するかという一覧表をPDFで共有しているのですが、スマートフォンでもファイル内容を閲覧できるので、とても便利です。帰宅後、現場作業員から事務職員へ翌日の人員配置に関する連絡が入っても、共有されたPDFを確認するだけですぐに解決ができるようになったのはよかったです。

これまではメールでのやりとりもあったのですが、メールの場合は容量制限があったため大きなデータは添付できませんでした。「direct」の場合は容量が大きくてもそのまま送付できて重宝しています。なかには作業終了報告や進行状況が動画ファイルで送付されることもあります。そんなときも大体、現場名が動画ファイル名に入っているので、検索もすぐにできて気に入っています。また事務処理のために「direct」の内容を遡り、過去の資料や情報を検索することもあります。日付でも検索できるので便利に活用しています。

現場職人とのやり取りも「direct」で完了するので、直行直帰が基本になっています。そのため情報共有はしっかりとおこなうようにしています。

たとえば契約内容の共有は徹底しています。どこからどこまでの作業が契約の中に入っているのか、あらかじめ共有し、作業日報と照らし合わせて契約外の業務が出れば後に請求します。現場での業務範囲を正しく把握しておくことで、想定外のことが発生しても臨機応変に対応できるようになりました。

また、月に一度安全協議会があるのですが、そのときの会議の資料をPDF化して「direct」で送付しています。これまで全て印刷をして配布していた現場の資料も添付ができるため、ペーパーレスにつながり、共有スピードも上がっています。

熱中症や新型コロナウイルス関連についても、元請け会社から指示が入るので、そういう内容もPDF化して送付するなど、全てにおいて情報の周知は徹底するようにしています。それも職員や協力会社を守ることにつながると思うのです。