内装・店舗づくりの現場で「direct」活用
協力会社とのやり取りを集約し、情報共有の手間を50%削減

⸺「direct」導入前は、どのような課題がありましたか？

導入前は、協力会社ごとにFAX、メール、電話、ショートメールなどを使い分けていたため、情報が分散し、整理や管理が煩雑だったことが大きな課題でした。社内では「Teams」を利用していましたが、協力会社を含めたやりとりについては、会社のセキュリティ規定の関係で利用開始までのハードルが高く、別の連絡手段に頼らざるを得ない状況だったのです。

プライベートで利用しているチャットツールを使うケースもありましたが、仕事とプライベートの線引きが曖昧になることや、会社としてログ管理ができない点に懸念がありました。
また、施工前の配管や天井裏といった隠蔽部の写真なども、メールでは共有のハードルが高く、情報が十分に集まらない状況でした。

⸺「direct」をご検討いただいたきっかけを教えてください。

約2年前、DXに関する展示会でコミュニケーションツールを探していた際に「direct」を知りました。その後、社内連絡で利用している「Teams」や他社ツールとあわせて、複数のツールを半年ほど比較・検討しました。
その中で、社内向けのコミュニケーションと、現場・協力会社を含む案件単位のやりとりは、同じツールで無理に完結させる必要はないと考えるようになりました。

石田さんをはじめとした協力会社の方々にも、実際の業務で検証いただいた結果、現場の方も無理なく使える分かりやすい操作性が決め手となり、「direct」の導入に至りました。うまく扱えず導入を見送った他社ツールもあった中で、「direct」はスムーズに利用を開始できたと感じています。また、私用端末でも安全に使えるセキュリティ面も安心感がありました。

⸺「direct」の運用方法について教えてください。

弊社は年間400〜500件ほど案件があるため、日々やりとりする情報も非常に多く、管理が煩雑になりやすいと感じていました。そこで、年度ごとに「組織」を作成し、その中に現場ごとのトークルームを設ける運用としています。

組織を年度単位で分けることで、案件情報を整理できるようになり過去のやりとりや資料を探す際もスムーズです。また、データを年度単位でエクスポートできるため、保存・管理もしやすくなりました。加えて、取引が終了した協力会社のアカウントも年度替わりのタイミングで整理しやすく、アカウントの棚卸しという点でもメリットを感じています。

⸺トークルームはどのように活用されていますか？

案件を進めるトークルームには、設計部門の全メンバーに加え、施工管理者や職人、資材業者といった協力会社のほぼ全員が参加しており、現場に関するやりとりは基本的に「direct」でおこなっています。

案件の関係者全員が同じトークルームで情報を共有することで、発注内容や図面の認識違いに早い段階で気づき、その場で相談・確認できるようになりました。

中でもノート機能はよく使っていて、導入前に課題だった隠蔽部の写真は、ノートで共有することで誰でもすぐに確認できるようになりました。その他にも、最新の図面や資料、現場住所やキーボックスの使用方法といった重要な情報は、ノートに集約するようにしています。

施工マニュアル・安全性規約・標準図は「掲示板」に投稿し、その投稿のURLを一斉連絡で共有しています。資料改訂時も「掲示板」を更新するだけで常に最新バージョンを共有できますし、スマートフォンでいつでも確認できるのでとても便利です。

⸺石田様はいかがでしょうか。

発注関連でも「direct」を活用しています。以前は、どの資材が発注されているのかが現場側からは分かりづらく、実物が届いてから図面と違うと気づくこともありました。今は、「direct」で発注リストが事前に共有されるので、「内容が違う」「在庫がない」といった点にも早い段階で気づき、その場で相談できています。

⸺ルールや工夫している点はありますか？

検索性を高めるため、社内の工事台帳と紐づく「工事番号」をトークルーム名の先頭に記載しています。これにより「この案件の番号は？」という確認の電話は不要になりました。

また、工事が終わった際はトークルーム名の先頭に「完工」と追記することで、どの案件が進行中で、どの案件が完了しているのかが一目で分かるようになりました。

⸺導入効果についてお聞かせください。

これまで個別でおこなっていたやりとりが「direct」に一元化され、情報を共有・蓄積できるようになりました。同じ内容を複数人に電話やメールで伝えていた頃と比べ、共有にかかる手間は約50%削減できています。メッセージの既読・未読も分かるため、連絡を見たかどうかを後からか電話で確認する必要もなくなりました。

また、現場の情報が可視化され関係者全員が把握できるようになったことで、「言った・言わない」といった認識のズレも減りました。業務効率の向上にとどまらず、トラブルの未然防止や現場全体の品質向上にもつながっていると感じています。

さらに、管理する立場としても現場の状況が把握しやすくなりました。トークの流れから、若手の動きや現場の進み具合、状況をおおよそ判断できます。「少し大変そうだな」といった気配にも気づきやすく、必要に応じてこちらから声をかけるなど、適切なタイミングでフォローに入れるようになりました。

同じトークルームに参加しているメンバーは、会社は違っても同じゴールを目指す仲間です。誰かが困っていれば自然とフォローに入る関係性が生まれ、コミュニケーションが活性化しました。その結果、仕事全体が進めやすくなり、チーム力の向上につながっていると感じています。