遊具や体育器具の点検・修繕予定を、協力会社と「スケジュール」で一括管理
「direct Apps」が売上アップとコスト削減に貢献している

⸺「direct」導入前はどのように連絡を取っていたのでしょうか？

電話が中心でした。「トラブルが発生しました」「指示書の意図が分かりません」といった内容が、営業担当者やそれを補佐する人、現場作業者の中で飛び交っていた状況です。

ただ、相手も忙しい中で電話をするのは気が引けますし、出られなかったときに折り返してもらうのも申し訳ありません。コミュニケーションが円滑に取れていないことが大きな課題となっていました。連絡のハードルが高くなることで、最終的な成果物に影響することもありました。

⸺スケジュール管理についても課題をお持ちだったと伺っています。

以前は、社員のスケジュールをホワイトボードで管理していました。コロナ禍以前は出社が前提だったこともあり、物理的な管理で何とかしていた形です。

ところがコロナ禍以降、多くの社員は自宅と現場の往復となり、事務所に来る機会は減りました。ホワイトボードの写真を撮って共有するなどさまざまな対策はしたものの、弊社にフィットする解決策は見つかりません。非効率なスケジュール管理を何とかしたいという課題を持っていました。

⸺「direct」と出会ったきっかけは何だったのでしょうか？

既に導入しているツールも活用しつつさらにDXを進めていきたいと、ある展示会に参加した際に、L is Bさんのブースにたまたま立ち寄りました。

そこでスケジュール管理の悩みをお話ししたところ、いろいろとご提案をいただきました。「そんなこともできるのか」という驚きがたくさんあり、「direct」を導入することに決めました。

⸺「direct」を導入してから、スケジュール管理はどのようにおこなわれていますか？

「スケジュール」機能で、全社員に加えて協力会社さんの稼働状況も可視化できるようにしました。

弊社で遊具や体育器具の点検・診断をした結果、修繕等が必要と判断された場合は、協力会社さんに対応を依頼しています。そのため、協力会社さんと「スケジュール」を活用することで「この日はすでに別部署からA公園の修繕対応をお願いしているから、B小学校の発注は難しそう」といったことも一目で分かるようになりました。

社外メンバーとスケジュールを共有することはセキュリティ面の懸念もありますが、「direct」であれば、「direct GuestMode（ゲストモード）」を活用できます。連絡の必要がある相手とのみつながれるため、協力会社さんとも安心して利用できています。

⸺「スケジュール」機能の使い勝手はいかがですか？

弊社の規模にぴったりで使いやすいと感じています。社員数は20名程度、案件数は100〜200件くらいなので、あまりにも高機能で複雑なシステムだと手に余ってしまいます。

一方、「direct」の「スケジュール」機能であれば簡単に使えるほか、工程表ビューや社内設備予約などの必要十分な機能も備わっています。ホワイトボードと違ってデータも蓄積されていくので、過去の振り返りも簡単にできます。毎年受注している案件の人工数を見積もる際も、昨年の記録をすぐに見られて便利です。

⸺スケジュールの他にも「direct Apps」を活用されていると伺ったのですが、どのように活用されていますか？

案件の受注管理を「タスク」機能でおこなっています。今までは案件に関する情報管理を個々でおこなっていたため、抜け漏れや重複がたびたび発生していました。「タスク」機能を活用したことで、年度末など案件が多く出回る時期でも、ミスのない進捗管理ができています。

まず、お客さまからのお問い合わせや入札依頼があった際に「未対応」の欄にタスクを作成します。入札の条件や金額を決めたら「対応中」に移動させ、見積書送付や札入れをおこなったら「対応済」に入れます。そしてその受注や入札結果が確定したら「完了」に移す流れです。

進捗管理についての全社的なルールを設定することで、管理の標準化をするきっかけになりました。案件の見える化にもつながり、担当者だけではなく、会社として即座に対応できるようになりました。

⸺案件発生から案件の対応可否が決まるまでのフェーズを一元管理されているのですね。その他に活用されている機能はありますか？

「掲示板」機能で、売上速報を毎週アップロードしています。直行・直帰の社員が増えたこともあり、事務所のホワイトボードで共有していたものを「掲示板」機能でも投稿し、会社としての数字の動きを常日頃から意識してもらっています。こうした意識づけによって、社員の行動も少しずつ変わってきているように感じます。

⸺「direct」を通して、どのようにコミュニケーションを取られていますか？

トークルームを案件ごとに作成しています。「C市の公園遊具点検」「D市の学校設備メンテナンス」といったトークルームに、必要があれば協力会社の方も招待した上で、ワンストップでコミュニケーションが取れる体制を作っています。1つの案件に複数の人が関わっているので、現場状況や書類作成に関してなどそれぞれが報告すべき内容をトークルームに投げ込んでいます。

他にも、ノート機能も活用して、現場の報告事項を、写真も含めて共有しています。手書き機能を活用して「この部分に不具合が出ています」などと、写真に直接印をつけるなど工夫をしています。やりとりの内容は報告書作成に活用しているほか、営業担当者も見ているので、委託先へのタイムリーな報告にもつながっています。

現場で起きたことは、現場向けデジタルノートアプリ「GEMBA Note」（＊）で書き残しています。その中で発見したミスや疑問などをタイムリーに共有するのに「direct」が活躍しています。

⸺「direct」でのやりとりは蓄積されるので、暗黙知の可視化にもつながります。こうした強みもご活用いただいていますか？

はい、特に新人教育には役立っています。遊具や体育器具の点検後は、その状態をA（良）～D（悪）にランク分けするのですが、即座に使用禁止とすべき「D判定」も発生します。それを「D判定写真集」というトークルームに集約することで、新入社員の方に実際の写真を見ながら判定基準を学んでもらう機会を提供しています。

「D判定写真集」トークへは、案件ごとのトークルームで一度共有された診断結果を転送機能を活用して送るだけですので、作業負担も感じません。現場で「D判定」を見たことがない新入社員でも画像を通じて知識を蓄積できるので、良いナレッジマネジメントになっていると感じます。

⸺「direct」を導入して、どのような効果がありましたか？

「direct」だけが要因ではないのですが、弊社の主要業務である点検業務・メンテナンス業務ともに売上がアップしました。一方でコストはむしろ低減傾向にあります。

⸺売上アップとコスト低減を両立させられた秘訣は何でしょうか？

労働集約的な業種なので、人の動きが売上に直結します。その点、スケジュール管理の効率化や、チャットを活用した素早い意思伝達の実現が、売上アップに効いたと分析しています。また「direct」で週次売上を共有するなど、経営者の想いが社内へ浸透していることも要因ではないかと考えています。

コスト面では、従来は情報共有のために会議を頻繁におこなっており、ガソリン代や通信費が嵩んでいました。「direct」であれば、今まで以上に密にコミュニケーションをとりながらも、会議を開く頻度は減らすことができますので、大幅な業務効率化につながっていると感じています。

⸺コミュニケーション課題の解決にも活用いただいていて、とても嬉しく思います。

これまで、コミュニケーション不足は永遠の課題にも思えていました。「direct」は会議をはじめとした従来のコミュニケーション手段を代替するだけでなく、やりとりや対応内容をブラッシュアップする機会にもつながっていると感じています。

たとえば報告書についても、どのように修正したのか、どの点が不十分だったのかを即座にフィードバックできています。幸いにも成長意欲の高い社員ばかりですから、そうしたフィードバックはスキル向上に直結してくれているようです。