体感で8〜9割の時間短縮、協力会社や現場とのやりとりを効率化

⸺2017年から「direct」を活用いただいている能美防災様ですが、導入前に感じていた課題を教えてください。

以前は、協力会社さんと電話やFAX、メール、SMSなどでやりとりしていました。複数の会社に同じ情報を伝える場合、1対1でのやりとりになるSMSでは各社ごとに連絡業務を繰り返す必要がありました。写真データのやりとりも多く、PDFや写真を貼り付けたExcelをメールで送付するなど手間のかかる情報共有に課題を感じていました。

また、協力会社の担当者のメールアドレスは限られたメンバーしか分からないため、PDFでデータが欲しい場合であっても電話やFAXでの連絡が必要という課題もありました。

⸺協力会社の神山様は、どのような課題を感じていましたか？

社内の担当者にメールで質問をしても、現場に出ている間は返信がなく確認に時間がかかっていました。用件が伝わっているか不安になることもありました。

⸺能美防災様の「direct」導入に至るまでの経緯を教えてください。

もともと別の部署で「direct」を使用した経験があったので、使いやすさは知っていました。そのため、現在のCS設備本部に異動になった際に「direct」を提案したところ採用されました。セキュリティ面や費用、使いやすさ、管理のしやすさなどが評価されたと感じています。
特にセキュリティは、管理者側で発行した端末認証コードを入力した端末でなければ使用できないなど、細かく設定できる点が便利です。アカウント管理機能を用いることで、社内メンバーと協力会社ごとに異なった機能制限ができる点もいいですね。

「direct」は操作性がシンプルで、使い方を細かく説明しなくても問題なく使い始められるので助かっています。1つのアカウントでパソコンやスマートフォン、タブレットから利用できる上、iOSとAndroid両方に対応しているという導入のしやすさもポイントでした。

また、L is Bさんの営業担当の方が柔軟に対応してくれるのでとても安心感があります。簡単な質問でも丁寧に答えてくれますし、要望した機能をすぐにアップデートに取り上げてくれたこともあります。相談のしやすさも決め手の一つでしたね。

現在、利用者全員がメインの組織に参加しており、そのほかにも、支社、協力会社、グループ会社、プロジェクトなどの単位で組織を作成・運用しています。

⸺協力会社の方とはどのようにつながっているのでしょうか。

協力会社ごとに組織を作成してやりとりしています。たとえばAという協力会社さんとやりとりする組織では、能美防災の社員とA社の担当者をユーザーとして登録します。「direct GuestMode（ゲストモード）」を活用し、その組織内ではA社の協力会社をゲストとして招待することで、A社のメンバーが「direct」ですべてのやりとりを完結できるように運用しています。

協力会社さんによっては、プライベートで使用している無料のチャットツールを使っている方もいらっしゃいますが、やはり管理上の問題や、情報漏洩の懸念があります。弊社が先導して「direct」を導入し、協力会社と共に活用することで、さらに利用が広まることを期待しています。

⸺能美防災様では、「direct」をどのように活用されていますか。

基本的な要件は「direct」のチャット上で伝えていますが、複雑な用件はチャットであらかじめ内容や書類を共有した後、「direct」の通話機能を活用して説明しています。事前に資料を送付しているため、円滑な情報伝達が可能です。「direct」の通話機能は、相手の電話番号を知らなくても連絡できるので、協力会社さんとの連絡にも重宝しています。
協力会社さんとの書類のやりとりや問い合わせも「direct」で完結できるので、とても便利ですね。

⸺現場とのやりとりはいかがでしょうか？

現場とは、簡単なリアクションで完結できるやりとりをすることが多いです。スタンプ1個で返信が可能なので、リアクションだけほしいときでも使いやすいです。頼みづらい雑務もかわいいスタンプと一緒に送ることで、お願いしやすくなりました。

⸺神山様はいかがでしょうか？

能美防災さんへの業務連絡や、社内で案件の担当者が分からない場合などに利用しています。「direct」を使う前は一人ひとりに口頭で確認していたので、かなりの時間短縮になっています。

⸺チャットボットは活用されていますか？

派遣さんへの業務の依頼・管理に「ToDoボット」が役立っています。派遣さんと社員、そして「ToDoボット」が参加するトークを作成し、依頼が発生した際にボットに内容を登録します。業務終了後、ボットに登録しているToDoをクリックして完了させます。抱えているToDoを、都度ボットがトークに通知してくれるため、一目で分かりやすくなりました。

そのほかに、「#タグで集めるボット」も複数人で利用しています。協力会社対応で「何時間仕事をしました」といった内容を、「#協力会社対応」とタグを付けてボットのいるトークで報告してもらっています。タグを付けて報告した内容は、最終的にExcelにまとめて出力できるので重宝しています。以前はExcelに入力してもらっていたので、業務時間が削減できました。

⸺グループ会社様では、direct Appsの「タスク」機能を利用されていると伺いました。どのような業務で活用されているのでしょうか？

「ToDoボット」は少人数でのToDo管理に適していますが、大人数で、さらに細かくタスク管理ができればと思い「タスク」機能を採用しました。

例えば消火器交換などのような依頼をしたいときにタスクを作成します。タスクの担当者が着手し始めたタイミングで「未対応」から「対応中」にステータスを変更し、工事が終了した後「対応済」に移動させます。

タスク機能の活用により、点検日程の連絡漏れがなくなり、また各メンバーの作業状況の見える化にもつながりました。チャットでの業務依頼では内容が埋もれてしまうこともあったため、管理がしやすくなりました。

⸺「direct」を使う前と後でどれくらいの効果がありましたか？

弊社は、「direct」以外にも多くのシステムを導入しています。システムに関する問い合わせの際「direct」で問題箇所のスクリーンショットを添付してもらうことで、情報伝達の効率が大幅に上がりました。

定型文が必要なメールと異なり、チャットツールである「direct」では、本当に伝えたいことだけを簡潔に送信すれば十分伝わります。返信はスタンプでもできるうえ、グループトークに投稿すれば、複数人に対して一斉に情報共有することも可能です。そのためコミュニケーションのスピードが圧倒的に速くなり、体感で8〜9割の時間が削減できました。

特に複数の協力会社さんが絡む案件の日程調整には重宝しています。以前は個別に日程調整をしていましたが、今は1つのトークを作って投げかけるだけで各自が返信してくれるので、画期的に時間短縮ができました。

⸺今後どのように「direct」を活用していきたいとお考えですか。

現在の使い方を継続しつつ、多数ある機能をさらに活用していきたいです。使い方次第で、現在の10倍以上のメッセージ数をやりとりできる可能性も秘めていると思っています。

2024年3月に「ナレッジ動画」という動画共有サービスがL is Bさんからリリースされたと伺いました。社内のシステムで細かい説明が必要なものが多数あるため、「ナレッジ動画」と「direct」を組み合わせて活用することで、より迅速に周知できるのではと期待しています。