情報伝達のスピードが30％アップ
全施設の職員間で利用、今後は安否確認などBCP対策への活用も目指す

近年介護業界では職員不足に悩まされています。美野里会でも同様で、人材が減ってしまうと職員の負担が増えてしまうため、職員の方々が働きやすい環境づくりを目指しています。その1つとして、以前からICT化の必要性を感じていました。

そんなときに、柏市の老人福祉施設連絡協議会の会合で、「direct」を活用している社会福祉法人涼風会さんからICTツールの活用事例を伺い、興味を持ちました。そこで後日、涼風会さんにICT活用の見学に伺ったのです。

涼風会さんは、新型コロナウイルス感染症のクラスターにより対面での申し送りができなくなった際、「direct」があったことで、業務連絡が円滑にできたとおっしゃっていました。加えてビジネス用のチャットツールのためセキュリティ面も安心で、タブレットやスマートフォンから利用でき、音声入力も便利だと聞きましてさらに興味が湧き、トライアルを決めました。

これまで職員間の連絡は、プライベートで使うチャットツールを利用していました。便利ではあったのですが、個人に紐づく情報や写真をやり取りする場面があったり、退職時に端末に情報が残ってしまうなど、私たち管理者が知らないところで情報漏洩が起きてしまう可能性が考えられました。

「direct」なら、プライベートと仕事を切り離して活用できるので、施設の情報も職員のプライバシーも守れると感じて本格導入を決意しました。

ただ、職員の中には、スマートフォンを持っていない人やプライベートのチャットツールのままでいいという人もいたため、定着するまでが大変でした。そこで、とりあえず試しに使ってみてもらうことから始めたところ、使いやすさを実感してもらえるようで徐々に浸透してきました。積極的に使う職員も増えており、現在は全施設の職員約135名が「direct」を活用しています。

私たちの団体では、永年勤続者や資格取得者、就職して1年経過した人などに報奨金を送りお祝いしています。これまでは他の職員に知らせる場がなかったのですが、「direct」なら情報を一斉に、簡単に周知できるため、ポジティブな情報は他の職員にも共有することにしました。皆さん見ていただいているようで、返信がくるなど反響もあり、職員のモチベーションアップにも繋がっていると感じます。

その他にも、セミナーの参加を募ったり、施設ごとのグループトークで検診案内の共有をしたりと、職員同士の情報共有に役立てています。シフト制のため1週間以上対面で会わない職員もいますが、「direct」であればなかなか会えない職員へもすぐに情報を共有できるため便利だと感じています。

また先日、36協定の労働者代表決めに一斉連絡機能を活用してみました。立候補の募集や代表者が決定した旨を手軽に共有できてとても便利です。会社の方針の周知など、今後も活用していく予定です。

これまでは紙やプライベートのチャットツールで情報共有していました。もちろん紙を使う場面はまだあるのですが、「direct」を導入したことで、情報が本当に速く伝わるようになりました。職員からの意見も上がってくるようになり、体感で30%ほど情報伝達のスピードがアップしました。

以前までのプライベートのチャットツールの場合は、電話番号を知らない相手には送信できないため、連絡を取るのに時間がかかっていました。その点「direct」はグループトークで一斉に情報を共有できるので非常に便利です。たとえば何か破損が発生した際、「direct」で共有しておけば、手の空いている職員がすぐに対応できます。情報共有のスピードが上がり職員間の連携が強化されたことで、業務効率化につながっていると感じます。

2024年から、災害発生時にチャットボットが「direct」上で安否確認のメッセージを自動送信する安否確認ボットのトライアルを開始します。組織内の全アカウントの安否を確認し結果を自動集計できるため、BCP対策に有効だと考えています。

安否確認をはじめ、「direct」にはチャットだけではないさまざまな利用方法があります。一気にすべてを電子化してしまうと混乱が生じますが、「direct」はとても使いやすいため、ICTツールに不慣れな方の導入的存在になればと活用しています。まずは「direct」を利用することで「ICTツールがこんなに簡単に使えるんだ」と知ってもらい、ICT化のハードルが下がってくれたらと思っています。