コミュニケーションが変わり、意思疎通にかかる時間が約70％削減
さらに「direct × eYACHO」の連携により、図面・資料の円滑な情報共有で業務効率が向上

阿部様：
私たちが所属するワークプレイス事業本部エンジニアリング本部は、お客さまの「働く・学ぶ・暮らす」空間を現場で具現化していく「納品・工事管理機能」を担っています。2019年頃からは業務改革プロジェクトに着手し始めたのですが、その頃から他社さんはアプリやタブレット、ビジネスチャットなどを活用し、現場を運営されていました。
一方弊社では、紙やパソコン、電話、メールなどで現場を運営していた状況でした。

そのなかで、私たちが課題に感じていた点は2つありました。1つ目は現場で働くメンバーがパソコンや電話、メールなどを中心とした従来の働き方から脱却できていなかった点です。夜間に勤務するスタッフは、日中の出来事を確認するため現場にある帳票をすべてチェックする必要があり、効率の悪さを感じていました。

2つ目は、社内外とのコミュニケーションに関する課題です。お客さまのご要望も多種多様にわたり、案件の規模が大きくなるにつれいろいろな役割を持った社内外のメンバーとのやりとりが多くなってきました。調整用件が増えたことで齟齬が生まれ、現場が進まなくなってしまうことが2つ目の課題でした。

そこで新しいコミュニケーションツールを探すことになり、10種ほどのツールを検討した結果「direct」に決めました。

小林様：
「direct」はエンジニアリング本部で全面展開しており、主に現場の進捗などを共有するツールとして活用しています。

阿部様：
「direct」に決めた理由はいくつかあります。すべてのやりとりの既読・未読がメンバーごとに分かること、セキュリティ面、そしてチャットボットの充実などがあげられます。

今まですぐに返答が欲しい場合、メールを見ているか電話で確認し、必要な場合はさらに折り返しの電話で返答をもらっていました。「direct」では読んで欲しいメンバーが既読になったかどうかが一目でわかるので助かっています。

本当にここがポイントで「その人が見てくれたなら何とかしてくれるはず」と思える現場と、そうでない現場では、仕事への安心感も変わってきます。

セキュリティ面においては、協力会社などの社外メンバーを「ゲスト」として「direct」に招待できる「direct GuestMode（ゲストモード）」が大きかったです。コクヨ側からは複数のゲスト（協力会社）は見えているのですが、ゲスト同士は連絡先が見えません。連絡をとる必要がある相手のみとつながるよう設計できるので安心です。

また昨今のSNSの発達に伴い、SNSにおける情報漏洩のリスクも念頭におかなければいけません。「direct」は、モバイル版のスクリーンショットを運営側で制御できるため、情報の流出対策としても有効だと感じています。

小林様：
実際に導入してみて、変化があった点は大きく2つあります。

1つ目は、現場の課題解決の流れが変わったことです。今までは解決策を持った人までリレー式に情報が伝わっていたので解決に時間がかかっていました。導入後は「direct」で一斉に情報を伝えることで、最短ルートで解決策を持った人にたどり着けるようになりました。現場の課題解決や初動対応がスムーズになったことで、情報共有の幅が広がり、抜け漏れや齟齬が減りました。

2つ目は、若手とベテランの接点が増えたことです。若手からベテランには「direct」の使い方を、ベテランから若手には「direct」を使って知識・スキルといった技術をレクチャーするなど、双方にとっていい関係性が生まれています。

効果検証をおこなったところ、「部門間の引き継ぎ」は約20%／件、「担当者間の意思疎通」は約70%／件もの時間を削減できているという結果も確認できました。メールや電話、口頭でおこなっていた業務に「direct」を活用したことで、大幅な効率化を実感できています。

ちなみに私たちは「direct」の基本的な使用方法は伝えますが、細かい指導はせずに一定のセキュリティのもと皆さんに任せるようにしています。「direct」を使用している他社さんの使い方を真似て、それが口コミで広まっているというのもあるようです。

高野様：
社内と協力会社との活用ということで、コクヨマーケティングの事例もお伝えできればと思います。今まではパソコンを開かないと現場の状況が把握できませんでしたが、現在は「direct」を活用しスマートフォンやタブレットでタイムリーに対応ができるため、業務効率が上がりました。

加藤様：
「direct」では現場の方に、始業・終業連絡や、現場で発生した問題点を迅速に共有していただいています。現場の変更点を伝える時や指示を出す際には、写真を共有できるのも便利ですね。

協力会社に初めて来ていただく現場の際には、位置情報の共有ができる「今ココスタンプ」を使って現在地をお知らせして、素早く情報がシェアできてよかったです。

高野様：
現場ルールのような常に情報を表示させておきたいものは、ノート機能を使っています。

加藤様：
作成したノートは途中からグループに加入した方にも見ていただくことができ、情報の共有がしやすく、便利に使っています。

また社内コミュニケーションにも「direct」は便利です。複数人のグループ内でアンケートをとる際、Yes・Noボタンをつけて質問を送れる「Yes/Noスタンプ」で投票してもらうこともあります。どちらかのボタンを押すだけなので、答えるほうも簡単でいいですね。

嶋様：私たちからは、設計と現場が「direct」でどのように連携を取っているのか、お話できればと思っています。

実際に「direct」を導入して良かった点は、コミュニケーションがスムーズになったという点です。現場でアクシデントや問題が発生した際に、業務時間外だと私たち設計者へ電話をするのは気が引けてしまい、結果的に対応が遅れてしまう事がありますが、「direct」ならタイムリーにコミュニケーションできる点がいいですね。こちらとしても進捗状況を含めて、双方向で密に連絡ができると安心感があります。このスムーズな連携ができるところが一番の利点です。

椿様：
私たちはチームで案件に取り組んでいるので「共有した情報を全員が見ているか」は、とても重要になります。メールでは情報が一方通行になりがちなので、こちらとしても正直不安な部分がありました。「direct」は既読・未読がわかるので、夜間工事の情報を翌朝のメンバーが見れば、引き継ぎもスムーズにおこなえます。

また、メールだとどうしてもやりとりが堅くなりがちですが、スタンプでのリアクションがあると気持ちも楽になりますね。

嶋様：
現場の方に対して「報告ありがとうございます」「お疲れ様です」という気持ちを表す手段として、スタンプはとてもいいなと思っています。私も返信には、結構よくスタンプを活用しています。

椿様：
私は複数の案件を抱えているため、現場にいる人たちからの情報がバラバラに入ると確認が大変です。ですが、休憩のタイミングに合わせて報告をもらうようにすると情報の共有や把握のスピードはとても早いですね。現場の雰囲気を伝えたい場合は写真も活用することで、細かいところまで理解しやすくなっています。

これまでは情報共有のために紙を持ち歩いていたのですが、それがなくなったためカバンも小さくなりました。

嶋様：
「direct」は写真に直接手書きできるのもいいですね。「○をつけた部分はどうなっていますか」と共有できるので、的確に相手に伝えられます。

阿部様：
もともと図面への指示書きなどは「eYACHO」（＊1）（株式会社MetaMoJi）を活用しており、それをメールで共有していました。現在は「eYACHO」と「direct」が連携したため、「eYACHO」から直接「direct」に共有できるようになりました。メールアドレスを打ち込むというひと手間がなくなったことが現場には大きく、情報共有がかなりスムーズになりました。

嶋様：
現場でトラブルなどがあると作業が止まってしまうことがあり、お客さまに迷惑を掛けてしまいます。逆に言うとその場ですぐにトラブルを解決できれば、弊社にとっても協力会社やお客さまにとっても、もっといえば事業としてもとてもいいことだと思っています。そういう点で、「eYACHO」と「direct」の連携によって図面に書いた指示をパッと送れるのはとても助かっています。

阿部様：
「eYACHO」と「direct」の使い分けについては細かく指定せず、各個人や現場に任せるようにしています。一定のルールを設けると「やらされ感」が出てしまうため業務改革になりません。私たちが目指したのは、現場で働くメンバーが働く場所ややるべき業務に対して、最適なツールを使って現場で立って仕事を終わらせる環境を整え、自身のパフォーマンスを最大限発揮してもらうことです。そこで試行錯誤した結果、働き方を変えるためのベストな組み合わせが「eYACHO」と「direct」だったのです。

現場の方々には、図面に書き込んだ方が良い場合は「eYACHO」、写真に書き込みたい場合は「direct」など、自由に取捨選択して業務効率のアップにつなげてもらえればと思っています。

阿部様：
今後は業務の「半自動化」を目指したいと思っています。
その中で「direct」のチャットボットに注目しており、コミュニケーションだけでない使い道に可能性を感じています。

「写真報告書ボットfor現場」は、ボットの質問に答えるだけで写真付き報告書が完成します。私たちが今まで約1時間かけていた報告書作成が、3分でしかもスマートフォンだけでできてしまうんです。さまざまな業務が効率化できそうだという期待感が、結果的にチャットツールの社内浸透にも一役買ったように思います。

「direct」の公式サイトのボットレンタルサービス「direct bot RENTAL」（＊2）も拝見しました。現場の業務に見合ったチャットボットの活用や、チャットボットに合わせた業務の見直しで、現場メンバーの働き方の変革や新たな価値提供につながる可能性が大いにあると感じています。

なかでも具体的に検討しているのは、施工パートナーさんを手配する業務の半自動化です。今後も「direct」を活用しつつ、さらなる事業の効率化を目指していきます。