「GPS勤怠ボット（Excel）」の活用で、訪問診療の直行直帰が可能になった

歯科医師の先生方や歯科衛生士さんなど訪問歯科診療を担当するスタッフの働き方を効率化したいと考えていました。スタッフが居宅や施設を訪問する際、行き帰りに会社に立ち寄っていましたがそれでは効率が悪いので、直行直帰できるよう取り組みを進めていました。

しかし訪問歯科診療で直行直帰をするためには、いくつかの課題がありました。1つ目の課題は、口腔ケアにかけた時間を記録する必要があることです。保険診療の審査などに備えたログを残せるなど、訪問先へのチェックイン・チェックアウト時間を記録できるシステムが求められていました。

2つ目の課題は、訪問診療を担当するスタッフ同士が顔を合わせる機会が減ってしまうことでした。コミュニケーションの機会が減ることで情報共有が疎かになってしまうのは避けたいと考えていました。

GPSと連動した位置情報の記録を残せる「今ココスタンプ」が、「direct」導入の決め手でした。「今ココスタンプ」を使えば、スマートフォンを利用している場所が分かるため、これを活用して勤怠管理を効率化すれば直行直帰が可能になると考えました。

また、導入や普及のハードルが低いことも魅力的に映りました。プライベートで利用している電話番号やメールアドレス、チャットツールのIDを交換したがらない人はいますし、組織としてそれを強制することもできません。その点「direct」はプライベートと切り分けることができるビジネスチャットであることに加え、登録や使用に際して多くの個人情報を教える必要がないのでスタッフ側の抵抗感も少ないのではと考え、導入を決めました。

実際に導入したところ、手間をかけることなくスタッフたちに普及していきました。面接の時にメールアドレスを登録してアプリをダウンロードしてもらえば、あとは直感的に操作できます。同じ施設を担当する方のグループに登録しておけば複雑な設定をしなくてもグループ内でやりとりすることができるため、「使い方が分からない」などの問い合わせもほとんどなくスムーズに連絡できているようです。

チャットボット（＊1）も使っています。今使っている「GPS勤怠ボット（Excel）（＊2）」で、施設の移動記録を残しています。出勤時に「おはよう」とつぶやけば、現在地を「今ココスタンプ」で記録することができます。退勤時に「おつかれ」とつぶやくと、同様に時間と場所を記録できます。こうした勤怠の記録は「GPS勤怠ボット（Excel）」のおかげでずっと保存されており、記録を確認したいときにはExcelで出力できます。

このボットは専用の管理者アカウントを作って管理しています。訪問をするスタッフそれぞれが利用するトークルームを作り、管理者アカウントと勤怠を登録する個人がそこに入ります。実際に施設を訪問するスタッフはスマートフォンからログインしますが、管理者はパソコンからログインしてExcelファイルをそのままダウンロードできるので便利に使っています。今後は「作業を記録するボット（＊3）」も活用して、より細かく管理したいと考えているところです。

「direct」によって情報のやりとりがしやすくなりました。1対1でのやりとりもスムーズにおこなえるほか、拠点ごとにグループを作ることもできます。必要な場合には画像の送付や通話機能を使ったやりとりもできるので、履歴書を探し出して電話番号を調べる必要もなくなりました。また、拠点を越えて仕事の方向性や理想を語り合う「天馬会の目指す未来を共有する会」というトークルームも作成し、コミュニケーションの機会を増やしています。

一斉連絡の効率も上がりました。今までは緊急の場合、一人ひとりに電話をかける必要がありました。しかし「direct」なら全員に連絡を送れる上に、すべてのやりとりの既読・未読がメンバーごとに分かるため、見ていない人だけフォローすれば済みます。

今後は「direct」でのコミュニケーション活性化をさらに進めたいと考えています。現在訪問予定の共有は、紙媒体のスケジュール表の写真を撮ってもらい、そちらを「direct」にアップロードすることでおこなっています。新しくリリースされた「ダイレクト 2.0」には、タスク・スケジュール・掲示板などのさまざまな機能があると伺っています。「ダイレクト 2.0」を活用することでそうしたアナログな方法から脱却し、皆さんの行動予定を一元的に管理できるのではないかと画策しています。

加えて、今年運営を開始した介護老人保健施設でも「ダイレクト 2.0」を利用したいと考えています。当施設では、医師、看護師、リハビリや管理栄養士の先生方と「多職種連携」を図り、食支援に力を入れて運営をおこなっています。そのような先生方や専門職の方々に用事があるときは施設を探し回って口頭で相談しているのですが、「direct」でつながることで手間を省き、密なやりとりを実現させたいと考えています。

また、現在介護施設で利用しているデータ共有のシステムが使いづらいと感じており、こちらも「direct」に置き換えられないか模索しています。例えば、施設に新しく入る方は何時にいらっしゃるのか、見学者の方はいつ、何人いらっしゃるのかなどの情報共有にも利用したいです。バージョンアップする「direct」を今まで以上に活用し、いろいろな角度からコミュニケーション活性化につなげたいと思います。