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オプションサービス

「direct」導入により非効率な社内電話の件数を50%以上削減、
仕入先や取引パートナーとのスムーズなやりとりを実現

株式会社杉孝グループホールディングス

  • 東日本営業部 部長
    磯田 和也 様
  • 機材本部 機材部 機材課 課長
    若月 琢哉 様
  • 営業本部 課長代理
    山之内 愛紀 様
横浜ダイヤビルディング(本社)

株式会社杉孝グループホールディングスは足場丸太の販売業を営む「杉孝商店」として1953年に創業し、65年以上の歴史を足場とともに歩んできました。現在は仮設機材レンタルのパイオニアとして、プラントやビル、大型施設、橋梁、土木などさまざまな分野へ機材を提供するとともに、BIM(Building Information Modeling)を活用した足場計画提案、危険体感訓練などの足場安全コンサルティングのサービスも併せて提供しています。「安全」と「効率」の二つを軸に、上質な製品とサービスをお客さまへお届けしている会社です。

また仮設機材レンタルのWEBオーダーシステム「COLA(コーラ)」を開発。搭載されている自動計算機能により注文する仮設機材の重量を明確に把握でき、注文しながら積載の目安をつけることができるなど、お客さまのためになるサービス向上に力を入れています。

SUGIKO WEBオーダーシステム「COLA」

コロナ禍においては積極的にテレワークを推進し、現在も継続しています。今後はテレワークでできる仕事をさらに増やしていきたいと考えている杉孝グループホールディングスで「direct」がどのように活用されているかお話を伺いました。

導入前の課題を「direct」が解決、業務量の偏りが無くなり結束力も向上

現場のデジタル化に積極的に取り組み、「direct」は2015年に営業部門から導入しました。
これまで、お客さまから問い合わせを受けた際の事務職員から営業メンバーへの連絡は主に電話やショートメールでおこなっていました。しかし、ショートメールは読んだかどうかが分からずリアクションが掴めないこともあり、営業メンバーがお客さまへの対応をおこなったか判断できないことがありました。さらに、対応報告が管理者に上がってこない場合はどのようなやりとりをしたかが見えにくく、お客さまとのトラブルに繋がる可能性に気付けないという課題もありました。また、業務が属人化している状況や人によって業務量に偏りがある場合もあり、個人やチームのコミュニケーションにも課題を抱えていました。

機材部活用風景

「direct」はこれらの課題を解決することができる、まさに我々の求めていたツールでした。これまではGmailやショートメール、プライベートのチャットツールなど多種多様なツールを利用していましたが、どれも一方通行のやりとりが中心となっていました。「direct」はすべてのやりとりの既読・未読状況がメンバーごとに確認できるので、営業メンバーがメッセージを読んだかどうかを把握できます。また、メールではなくチャットでやりとりするようになったことで上司への相談がすぐにできるようになり、お客さまとのトラブルを未然に防ぐなどの効果が出ています。

事務職員が分からないことを営業メンバーに尋ねる際も、複数の営業メンバーが参加しているグループトークに質問を送れば、本来返答を期待していた相手以外からもさまざまな情報やフォローを得ることができます。コミュニケーションが活性化し、それぞれが協力し合うことで業務の偏りが改善されました。経験に基づいたノウハウをグループ全体で共有できるようになり、「direct」を導入したメリットを感じています。事務職員と営業メンバーのコミュニケーション活性化を成功ステップとして、社内の別部門でも導入され、最終的には全社導入へとつながりました。

非効率な社内電話の件数を50%以上削減

これまでの社内電話は相手に繋がらないことが多く、折り返してもらう必要があるなど非効率なやりとりを繰り返していました。これも「direct」なら相手のタイミングでメッセージを確認することができるので、折返しの電話をする必要がなくなり、社内電話の件数は50%以上の削減に成功しています。

実際のやりとり画面1
実際のやりとり画面2

「direct GuestMode」で仕入先や取引パートナーの進捗状況を把握

今では社内のやり取りだけでなく、仕入れ先や取引パートナーとも「direct GuestMode」でつながっています。パートナーをゲストとして「direct」に招待するなど、社外メンバーとのシームレスなやりとりにより無駄な作業や発注ミスを防ぎ生産性が向上しています。パートナーの進捗状況まで分かるのでスムーズなやりとりが実現しています。

実際のやりとり画面3
実際のやりとり画面4

無償チャットボットも効果的に活用

「direct」で使える便利なチャットボットをレンタルできる「direct bot RENTAL」も活用しています。中でも残しておきたいメッセージやファイルを投稿しメモ帳として使える「メモ帳ボット」はとても便利です。休日や深夜に伝達事項を思い出した際、送りたい内容をメモ帳ボットにメモしてから業務時間に転送しています。

また外出先で仕事をする場合、編集中のデータをメモ帳ボットに記録しておけば、別のパソコンからもそのデータを確認・編集することができます。メモ帳ボットに編集記録を残すことで物理的なUSBメモリも必要なく、大変重宝してます。

※記載内容は2020年7月時点のものです。