「direct」導入により非効率な社内電話の件数を50%以上削減、
仕入先や取引パートナーとのスムーズなやりとりを実現

現場のデジタル化に積極的に取り組み、「direct」は2015年に営業部門から導入しました。
これまで、お客さまから問い合わせを受けた際の事務職員から営業メンバーへの連絡は主に電話やショートメールでおこなっていました。しかし、ショートメールは読んだかどうかが分からずリアクションが掴めないこともあり、営業メンバーがお客さまへの対応をおこなったか判断できないことがありました。さらに、対応報告が管理者に上がってこない場合はどのようなやりとりをしたかが見えにくく、お客さまとのトラブルに繋がる可能性に気付けないという課題もありました。また、業務が属人化している状況や人によって業務量に偏りがある場合もあり、個人やチームのコミュニケーションにも課題を抱えていました。

「direct」はこれらの課題を解決することができる、まさに我々の求めていたツールでした。これまではGmailやショートメール、プライベートのチャットツールなど多種多様なツールを利用していましたが、どれも一方通行のやりとりが中心となっていました。「direct」はすべてのやりとりの既読・未読状況がメンバーごとに確認できるので、営業メンバーがメッセージを読んだかどうかを把握できます。また、メールではなくチャットでやりとりするようになったことで上司への相談がすぐにできるようになり、お客さまとのトラブルを未然に防ぐなどの効果が出ています。

事務職員が分からないことを営業メンバーに尋ねる際も、複数の営業メンバーが参加しているグループトークに質問を送れば、本来返答を期待していた相手以外からもさまざまな情報やフォローを得ることができます。コミュニケーションが活性化し、それぞれが協力し合うことで業務の偏りが改善されました。経験に基づいたノウハウをグループ全体で共有できるようになり、「direct」を導入したメリットを感じています。事務職員と営業メンバーのコミュニケーション活性化を成功ステップとして、社内の別部門でも導入され、最終的には全社導入へとつながりました。

これまでの社内電話は相手に繋がらないことが多く、折り返してもらう必要があるなど非効率なやりとりを繰り返していました。これも「direct」なら相手のタイミングでメッセージを確認することができるので、折返しの電話をする必要がなくなり、社内電話の件数は50%以上の削減に成功しています。

今では社内のやり取りだけでなく、仕入れ先や取引パートナーとも「direct GuestMode」でつながっています。パートナーをゲストとして「direct」に招待するなど、社外メンバーとのシームレスなやりとりにより無駄な作業や発注ミスを防ぎ生産性が向上しています。パートナーの進捗状況まで分かるのでスムーズなやりとりが実現しています。

「direct」で使える便利なチャットボットをレンタルできる「direct bot RENTAL」も活用しています。中でも残しておきたいメッセージやファイルを投稿しメモ帳として使える「メモ帳ボット」はとても便利です。休日や深夜に伝達事項を思い出した際、送りたい内容をメモ帳ボットにメモしてから業務時間に転送しています。

また外出先で仕事をする場合、編集中のデータをメモ帳ボットに記録しておけば、別のパソコンからもそのデータを確認・編集することができます。メモ帳ボットに編集記録を残すことで物理的なUSBメモリも必要なく、大変重宝してます。