案件を「direct」タスク機能に集約、1日30分の作業効率化を実現
情報を探す手間が省け、協力会社へ案件の依頼や進捗管理に活用

株式会社スペース　下條 大育様（以下、スペース下條様）：
私はアパートの退去立ち会いや敷金精算業務のほか、退去後の住戸のリフォームに関するご提案などをおこなっています。立ち会い業務は2年ほど前から株式会社UP FORESTさんに外注しており、退去立ち会いからリフォーム工事までおこなっていただいています。

株式会社UP FOREST　上林 宏行様（以下、UP FOREST上林様）：
弊社は内装業を営んでおり、退去後の住戸のリフォームや原状回復工事などをメインに、退去立ち会い代行も実施しています。その中で私は、全体の管理業務やスペースさんから依頼を受けた退去立ち会いの代行をおこなっています。

スペース下條様：
1年程前、別のツールを探している際に「direct」のことを知りました。当時、オーナー様とのやりとりには別のチャットツールを活用し、業者さんとのやりとりは主にメールや電話でおこなっていました。

弊社の現状を受け、L is Bさんから業者さんとのやりとりで、「direct」を使うことをご提案いただいたのです。その頃、会社としてDXを推進していたこともあり、無料トライアルをおこないました。

そのトライアルの協力依頼に快諾してくださったのが、UP FORESTさんでした。トライアルで実際に使ってみたことでチャットの使いやすさを実感し、正式導入となりました。

スペース下條様：
「direct」はUP FORESTさんをはじめとした、協力業者への依頼や情報共有に使い始めました。最初はチャット機能を使用していたのですが、L is Bさんからの提案で「タスク機能」であれば案件を可視化し進捗管理できると知り、活用を始めました。

「タスク機能」は、内容や担当者、期限を可視化でき進捗状況も一目瞭然です。メールでの管理よりも弊社の業務にマッチしていると感じ、「タスク機能」中心でやりとりをおこなうようになりました。

UP FOREST上林様：
私も実際に使っていてとても便利だなと思っています。案件を進めるうえで必要なやりとりや情報は多いため、こういった便利なサービスは積極的に活用していきたいと感じました。

スペース下條様：
現在弊社の職員12〜3名ほど、協力業者2社ほどで「direct」を利用しており、案件に関する情報は「direct」を見れば分かるようにしています。「タスク機能」はチャットと違って情報が流れていかないので、途中から見た人もわかりやすい点も気に入っています。

スペース下條様：
タスクは主に、「立会依頼」「工事発注」の2つに分けて運用しています。

立ち会い依頼の際は、退去の連絡を受けたあとUP FORESTさんに依頼を入れます。最初は電話で確認をとり、その後「タスク機能」で「立会依頼」のタスクを作成します。各依頼には依頼書や契約書、前回のリフォーム履歴、図面などを添付し案件を共有します。
その内容をUP FORESTさんに確認いただき、状況に合わせて「対応中」「対応済み」とフェーズを変更していく流れです。

退去立ち会い後、UP FORESTさんにリフォームの見積もりを出していただきます。オーナー様に内容の承諾をいただき次第、今度は工事発注依頼書を添付して「工事発注」のタスクを作成し、UP FORESTさんに対応していただいています。

追加情報や現地写真なども各タスクに追記しており、案件に関する情報共有はすべてタスク内で完結させています。

これまでこういった依頼や連絡はメールでおこなっていたので、膨大な件数のやりとりが発生していました。しかし「タスク機能」を活用したことで、タスクの中にすべての情報が集約されるようになったのです。過去のメールから必要なものを探す手間が省け、進捗状況も一目で分かるのですごく便利だと感じています。

UP FOREST上林様：
案件ごとにタスク化されているので、メールなどでは埋もれてしまいがちな情報もここを見ればすぐに分かることが魅力的です。

私は前任者からこの業務を引き継いだのですが、その際も「direct」はとても役立ちました。自分のタスクだけではなく前任者の仕事の流れも「direct」にまとまっているため、情報の把握がスムーズにおこなえて助かっています。

スペース下條様：
これまでは自分が何を依頼したかを把握するのが大変でした。Excelで進捗管理表を作り管理していたのですが、状況が変わるたびに仕事を中断して表を修正しており、集中力が削がれてしまっていました。

「direct」のタスク機能を活用したことで、状況が一目で分かるようになりました。進捗管理表も必要なくなり、1日合計で約30分程発生していた修正の手間も削減できています。「タスク機能」を活用してみてよかったです。