金融・保険

スケジュール管理を「direct」に移行、「手帳を持たなくなりました」
緊急時の連絡時間も約9割削減!

旭川信用金庫

  • 経営企画部
    DX戦略室担当
    管理役

    古田 真之 様
  • 経営企画部
    総合企画担当
    管理役

    阿部 善和 様
  • 札幌支店
    支店長代理

    工藤 雄司 様
  • 札幌支店
    支店長代理

    岩見 文哉 様

1914年(大正3年)に創立し109年目を迎える旭川信用金庫は、旭川市をはじめ札幌市、富良野市など道内に40の店舗があり、暮らしや社会に根ざした取り組みをおこなう地域金融機関です。「明日をひらく」をキーコンセプトとして人と人との心のふれあいを大切にし、生活に密着したコミュニティバンクを目指しています。

信用金庫向けコミュニケーションアプリ「しんきんdirect(*)」を導入することで業務フローはどのように変化したのか、旭川信用金庫様にお話を伺いました。

POINT

課題

導入の
決め手

活用効果

全国の信用金庫に先駆けて信金中央金庫からの打診で始めた「direct」

「direct」導入の経緯を語る経営企画部 古田様

「direct」を導入するまでの業務連絡方法は、メールや電話、対面、社内便などが主でした。そんなときに信金中央金庫から、信金のコミュニケーションアプリ「しんきんdirect」を紹介されました。金庫内のコミュニケーションをより円滑にし、業務効率化につながるのではないかと思い、導入を決めました。

昨今のスマートフォンの普及により、職員独自の判断によってさまざまな情報システムの導入・使用がしやすくなったことで上層部の管理が及ばなくなってしまう「シャドーIT」の予防も念頭に置いての採用でした。「direct」はビジネスチャットツールとして特化しているため、プライベートと混合しにくく、管理もしやすいです。シャドーITの予防対策としても有効だと感じました。

Q&Aなどの作成や上司から率先して利用することで
導入の抵抗感払拭に努め、わかりやすく浸透させた

「direct」の利便性を語る札幌支店 岩見様

「direct」には職員全員がアカウント登録をしていますが、最初の頃は新しいものへの抵抗感を払拭するため、不安に感じるであろう内容をピックアップしたQ&Aが作成・共有されました。

その他にも各店舗では独自に、職員への周知をおこないました。なかでも札幌支店は、多くの職員が「direct」を積極的に活用しています。とくに「direct」のスケジュール機能の利用率が他店舗よりも高いのですが、それはブロック長が率先して「私のスケジュールに空きがあれば、勝手にお客さまのアポイントを入れてもいい」と言ってくれているため、必然的にスケジュール機能の活用が進んだのだと思います。

職員用アパートの居住者間でやりとりができるトーク

プライベートでも使用しているチャットツールの場合、アカウントを職場の人たちに教えることに抵抗を感じる方もいらっしゃるでしょう。「direct」は仕事用なので、アプリの登録に関しては、若い方もそこまでハードルは高くなかった点も大きいかもしれません。パートの方を含め、全ての職員の方に登録してもらいました。

導入後の運用としては、日常的な連絡などに活用しているためコミュニケーションの活性化に役立っています。また職員用アパートのトークルームに、運用ルールや連絡事項などを共有するノートを作りました。

たとえばゴミの捨て方を周知したい場合は、ノートに内容を記載して「詳しくはここを見てください」と行政のURLなど貼っておくだけで、全員に情報共有ができます。職員が持ち回りでアパートの管理をしているため、ここに投稿すれば周知できるというのは、ありがたいです。

職員用アパートのトークルームを含め「direct」の利用は、緊急性の高い連絡以外は、休日に使わないように注意しています。その点においても、プライベートのチャットツールと分けて使えるため、メリハリを付けやすく気に入っています。

「direct」のスケジュール機能を活用し、業務を効率化
「手帳を持たなくなりました」

スケジュール機能の運用について話す札幌支店 工藤様

「direct」の良い点は、気軽に自分の予定を見直せて、部下の仕事内容の把握もできるところにあります。信用金庫では個人情報を取り扱っている関係で、個々のデスクにあるパソコンはインターネットにつながっていません。パソコンで各々が管理しているタスクなどを見ることができないので、部下が今、どれくらいの仕事量を抱えているかを知るために、ミーティングをやらざるを得ない状況でした。

「direct」はスマートフォンやタブレットからもスケジュールを確認できるので、自分と部下の仕事量を通勤時、朝一番に把握できます。やるべきことがわかっていると、仕事もスムーズにこなせます。

また、これまではお客さまとのアポイントは手帳で管理していましたが、「direct」でスケジュールを管理するようになってからは手帳を探して開く手間もなくなりました。スマートフォンひとつで管理できるので、もう手帳は使っていません。まわりにも手帳をやめて「direct」にシフトしていこうと促すこともあります。紙での情報共有が無くなったので、ペーパーレス化にも役立っています。

旭川信用金庫様スケジュールご利用画面、予定の前にカテゴリを追加するなど分かりやすく管理

緊急時の情報伝達時間が約9割削減

緊急連絡手段としての「direct」の重要性を語る経営企画部 阿部様

これまで緊急事態が発生した場合、連絡網を使い連絡を取り合って、現場に駆けつけるなどの対応をしていました。しかし関係する人が増えるほど、情報伝達に時間がかかってしまいます。「direct」なら既読・未読状況がわかるので、複数名に対して一斉に連絡をするだけで相手に必要な情報が届けられます。緊急時の情報伝達時間は、約9割削減できたと感じています。

また職員の出勤時間の共有にも役立っています。たとえば地下鉄が止まったため「direct」で遅刻する旨の情報共有や、新型コロナウイルス禍における休みの連絡などにも活用しました。

なかでも全店にてシステムをテストする際の一斉連絡が簡単にできたときは、「direct」を入れておいて良かったなと思いました。全員に周知する必要があったため「direct」がなければ、個々に連絡する必要がありました。かなりの時間が短縮できたので「direct」を入れていなかったら、どうなっていただろうと思ってしまいます。

システムのテストをおこなった際の一斉連絡
コロナ禍での緊急連絡

今後はBCP対策としての安否確認を含めさらなる「direct」活用方法を模索していきたい

職員同士のコミュニケーションを深めるための「direct」の掲示板活用にも力を入れています。たとえば、職員向けブログやDXマガジンなどの更新があれば、URLのリンクを投稿。金庫内ではさまざまなプロジェクトが走っているため、プロジェクトではどのようなことが進んでいるかなどを紹介しています。

さらに「direct」内に、クラブ活動情報を発信できるスペースを用意。サッカー部の活動写真とともに投稿したところ反応は良かったですね。最近では地域おこしのためにeスポーツ部を誕生させたので、部活動も「direct」を通したコミュニケーションも盛り上げていければと思っています。

他にもさまざまな機能やチャットボットなどがあると聞いていますが、どの場面で何を使っていくかの見極めが大切になってくると感じています。L is Bさんにもご協力いただきながら、さらなるDXの推進を目指していきます。なかでももしものときに職員の安全を守るため、今後はBCP対策として安否確認も「direct」でできればと考えています。

  • *・・・「しんきんdirect」は信金中央金庫がL is Bおよび東日本電信電話株式会社の開発協力のもと、2021年1月から提供を開始した信用金庫業界独自のコミュニケーションツールです。

※記載内容は2022年10月時点のものです。

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