案件の管理工数が50%削減
月間600件を「タスク」で一元管理することでミスや抜け漏れがゼロに

従来は、案件の管理や社内の情報共有にあたって各自がさまざまなツールを利用していました。6年前に専用のチャットツールを導入したものの、社員が個人的に使用しているメールや他のチャットツールとも併用していたため、情報が整理されていませんでした。

そのような中、事業部制だった組織を、営業や施工などの機能別組織に改編しました。それによってコミュニケーションの課題が明確になりました。部署間での情報共有にも従来のチャットツールを使おうと考えたのですが、営業と施工の垣根を超えて情報を流すには単純なチャット機能だけでは足りず、案件管理に抜け漏れが生じてしまうこともありました。そこで、部署間の案件管理までも網羅できる最適なツールを探しはじめました。

ツール選定の基準は2つありました。1つ目はチャット機能がスムーズに使えること、2つ目は案件管理に利用できる機能が搭載されていることでした。

3か月ほどの時間をかけてじっくりと比較検討しました。各社のサービスにはどのような機能が備わっているのか、どのようなインターフェースなのかを詳細に検討しつつ、トライアルで実際の使い勝手も確認しました。

最終的に「direct」に決めた理由は、チャットの使いやすさはもちろんのこと、機能の豊富さにあります。その中でも特に「タスク」機能が弊社の業務フローにぴったりと当てはまると考えました。

もうひとつ決め手を挙げるとすれば、定期的に機能がアップデートされていくことです。利用している時点で便利なだけでなく、それが常に改良されていくことも重要です。もしこちらからの要望に合わせてアップデートしていただけるのであれば、弊社にフィットした形でさらに使いやすくなっていくという期待もありました。

約70名の全社員が「direct」を活用しています。チャット機能を用いて相互に連絡を取り合っているほか、全社的な告知も「direct」で発信しています。

課ごとのやりとりや現場情報、安全衛生に関するトークを作って積極的にやりとりしています。特に安全衛生に関しては、事故情報の共有や安全パトロールの報告などをトークで記録することで、安全でクオリティの高い施工を追求しています。

「direct」の中でも特に重宝しているのが「タスク」機能です。案件管理には複数の部署・担当者が絡むので、案件を受注するまでの進捗を可視化して管理しています。

「タスク」機能は、社内で明確にルールを決めて運用しています。営業課が案件獲得してから施工が始まるまでの全プロセスを可視化し、複数部署間での進捗を一元管理しています。

まず、案件が発生した段階で「未対応」にタスクを作成します。受注が仮確定したものは「対応中」に移動させ、受注が正式決定したあと「対応済」に入れます。その後、注文書の作成、現場での作業着手と業務が流れていき、案件の対応がすべて終わると「完了」に入ります。営業が案件を取ってきてから実際の施工に至るまで、受注に関する一連の流れを「タスク」で管理する運用にしています。

「direct」のタスク機能を活用したことで、案件の打診から施工着手までの案件管理の工数を50%削減できたと実感しています。

繁忙期には月間で600件の案件を扱うこともあります。特定のお客さまから何件もご依頼をいただくことや、大規模なイベントが開催される場合には同日に複数のお客さまにお声がけいただくこともあり、精密なオペレーションが求められます。

限られた人数でこれらの作業をおこなうため、時期によっては大きな負荷がかかっていました。案件管理を「タスク」で一元化させたことで、担当者の大幅な負荷軽減につながっています。

さらに、私たち管理職にとっても状況把握の負担が減りました。「タスク」とトークを連動させることで案件の動きを簡単に把握でき、通知機能によって作業効率が向上しました。

「direct」を活用することで、ミスや抜け漏れはほとんどゼロになりました。これまではチャットだけでやりとりをしていたため、情報を把握するためには履歴を遡る必要がありました。しかし「direct」を導入して「タスク」で一元管理することによって、状況や課題が明確に可視化されています。

たとえば、「タスク」と連動した受注可否判断用のトークがあります。「未対応」にタスクが登録されると、速やかにトークで議論をおこない受注の可否を判断します。そのほか、現場作業者が外出先でも見られるように依頼書をタスクに添付したり、補足説明や変更履歴の欄にメッセージを記載したりすることも可能です。

これによって管理者は、どのくらいの規模の案件を何件受注したかが一目でわかるようになりました。検索や絞り込みも簡単なため、営業担当者にとってはお客さまごとに検索をかけて把握したり、施工のチームであれば分野ごとに絞り込んで検索したりと、それぞれの役割にあった使い方をしています。

今後は、「スケジュール」機能も活用して各自の動きを可視化したいと思っています。現在は部署・課ごとのトークに各自のスケジュールを登録していますが、「あの人って今日どこにいるんだっけ？」とトークを遡ることがあります。「スケジュール」機能による管理に移行することで、全員の予定が一覧で見られるため便利だろうと考えています。

現場にいるメンバーがスマートフォンで簡単に利用できる運用にすることで、「タスク」機能のように業務効率化への貢献を目指します。