「direct」専用チャットボット活用して定型報告や勤怠報告の簡素化を実現
従業員1人あたり毎月70分のメール稼働削減効果にも

我々が所属する生産建設部は、現場の工程管理や品質面の管理、また設計側の内容を協力会社に伝えるという中継部分を担う部署です。
現場に出る業務が多いため就労時間が長くなってしまうことや、協力会社との連絡手段に電話とメールを利用していたため、タイミングが合わず電話が取れなかったり、膨大なメールの確認に時間がかかったりしてしまう課題を抱えていました。

2019年4月より施行された働き方改革関連法により時間外労働時間の上限規制が適応され、労働時間の低減に向けてしっかりと取り組んでいく必要があり、ICT活用の見直しや人員の増強など本質的な改善をおこなう過程で、取引先のゼネコンが現場で「direct」 を利用していることを知りました。「direct」の簡単にファイル共有ができる点や、協力会社との社外メンバーと安心してつながることができる「direct GuestMode（ゲストモード）」の機能で、現場の職人さんとの連絡をタイムリーにおこなうことができれば、生産性の向上が期待できると考え、導入を決めました。

現場担当者レベルになると1日に約150件のメールが届きます。さらに1日休むと300件に膨れ上がり、重要なメールが埋もれて確認に膨大な時間がかかっていました。
「direct」はトーク毎にテーマを作れるため、会話を読むような流れでメッセージやファイルを確認できます。メールをフォルダ分けする手間も省け、時系列通りの情報がつかめるのは利点だと思います。

またメール文頭の「お疲れさまです」などの定型文が不必要になったことで伝えたい用件だけを的確に共有でき、連絡に費やしていた時間が削減できようになりました。
以前のメール対応時間をシミュレーションしたところ、挨拶文や宛先、件名をなくすだけで20秒/通削減できることがわかりました。1日10通ほど発信すると70分/月削減となります。
「direct」の利用人数と平均時給で計算するとかなりのコストメリットが出ていることがわかり、業務の無駄を大幅に削減できていると実感しています。

「direct」は、社外メンバーを “ゲスト”として招待し、社外メンバーの連絡範囲や利用機能をコントロールできる「direct GuestMode（ゲストモード）」があるため、簡単・安全にやりとりができます。協力会社との連携におけるセキュリティ性を考慮し、多くのビジネスチャットから「direct」を選定した理由の1つです。

またプロジェクト業務については、プロジェクトごとに”組織”を作成して管理しています。
プロジェクト終了後は“組織”のトークデータの一括バックアップをおこなった後に組織の終了手続きを行えば、後から情報参照することもでき、ユーザー管理の手間が少なく済みます。“組織”という独自の運用思想がある「direct」ならではの対処方法です。

トークで埋もれてほしくない共通ルールや作業進捗の記録・管理などの参照回数が多い重要情報についてノート機能を活用しています。情報の流れが早いのがチャットの利点ではありますが、ノート機能で留めておくこともできるのでとても重宝しています。

これから活用したいと考えているのが、決まった曜日や時間にお知らせしてくれる「簡単お知らせボット」(＊3）です。朝礼や定例会議のリマインダーや、工事の試運転で定期的なデータを取得する際の通知に利用しようと思っています。

また図面管理を効率化するため、アップロードした図面の情報を共有する際に「direct」の図面報告用トークに通知するRPAを組んでいます。常用し閲覧頻度の高い「direct」に図面発行・更新情報が集約されるので、図面に基づく現場作業における情報共有効率が向上しました。

我々の業界では直接会って対面することを重視する人が多く、「direct」の浸透にもさまざまなステップがありました。対面での対応やトークグループ規則の策定をしっかりとおこない運用していきます。

今後も関係者の理解を得ながら「direct」普及の使い方のレクチャーや実用例の紹介などを社内で積極的におこなっていき、生産性向上につなげたいと思っています。