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「direct」専用チャットボット活用して定形報告や勤怠報告の簡素化を実現
従業員1人あたり毎月70分のメール稼働削減効果にも

オルガノ株式会社

  • 技術開発本部 エンジニアリングセンター
    生産建設部 業務推進チーム長 次長

    神代 健 様
  • 技術開発本部 エンジニアリングセンター
    生産建設部 業務推進チーム

    小原 敬弘 様

オルガノ株式会社は1946年に創業した総合水処理エンジニアリング企業です。
超純水・純水・水道水・産業排水・下水など、生活と産業が必要とするきれいな水を提供すること、排水を浄化して環境に戻すことを主力事業としています。常に水と共にあり、水に関わるお客さまのさまざまなご要望やそれぞれの時代のニーズに応えるよう取り組んでいます。
総合水処理エンジニアリング企業として、美しい地球との共存と共生に貢献するオルガノ株式会社で「direct」がどのように活用されているかを伺いました。

働き方改革関連法の施行により、残業時間低減に向けてICTツールの見直しを開始

我々が所属する生産建設部は、現場の工程管理や品質面の管理、また設計側の内容を協力会社に伝えるという中継部分を担う部署です。
現場に出る業務が多いため就労時間が長くなってしまうことや、協力会社との連絡手段に電話とメールを利用していたため、タイミングが合わず電話が取れなかったり、膨大なメールの確認に時間がかかったりしてしまう課題を抱えていました。

ビジネスチャット「direct」 活用事例:オルガノ株式会社 インタビュー

2019年4月より施行された働き方改革関連法により時間外労働時間の上限規制が適応され、労働時間の低減に向けてしっかりと取り組んでいく必要があり、ICT活用の見直しや人員の増強など本質的な改善をおこなう過程で、取引先のゼネコンが現場で「direct」 を利用していることを知りました。「direct」の簡単にファイル共有ができる点や、協力会社との社外メンバーと安心してつながることができる「direct GuestMode(ゲストモード)」の機能で、現場の職人さんとの連絡をタイムリーにおこなうことができれば、生産性の向上が期待できると考え、導入を決めました。

メールから「direct」に変えて、伝えたい用件だけを的確に共有
結果、従業員の実稼働時間を削減しコストメリットを実感

現場担当者レベルになると1日に約150件のメールが届きます。さらに1日休むと300件に膨れ上がり、重要なメールが埋もれて確認に膨大な時間がかかっていました。
「direct」はトーク毎にテーマを作れるため、会話を読むような流れでメッセージやファイルを確認できます。メールをフォルダ分けする手間も省け、時系列通りの情報がつかめるのは利点だと思います。

またメール文頭の「お疲れさまです」などの定型文が不必要になったことで伝えたい用件だけを的確に共有でき、連絡に費やしていた時間が削減できようになりました。
以前のメール対応時間をシミュレーションしたところ、挨拶文や宛先、件名をなくすだけで20秒/通削減できることがわかりました。1日10通ほど発信すると70分/月削減となります。
「direct」の利用人数と平均時給で計算するとかなりのコストメリットが出ていることがわかり、業務の無駄を大幅に削減できていると実感しています。

協力会社とセキュアにつながる「directGuestMode(ゲストモード)」と“組織”の活用でセキュリティも万全

「direct」は、社外メンバーを “ゲスト”として招待し、社外メンバーの連絡範囲や利用機能をコントロールできる「direct GuestMode(ゲストモード)」があるため、簡単・安全にやりとりができます。協力会社との連携におけるセキュリティ性を考慮し、多くのビジネスチャットから「direct」を選定した理由の1つです。

direct GuestModeイメージ図
direct GuestMode

またプロジェクト業務については、プロジェクトごとに”組織”を作成して管理しています。
プロジェクト終了後は“組織”のトークデータの一括バックアップをおこなった後に組織の終了手続きを行えば、後から情報参照することもでき、ユーザー管理の手間が少なく済みます。“組織”という独自の運用思想がある「direct」ならではの対処方法です。

ノート機能を活用して、現場での運用マニュアルやタスクを管理

トークで埋もれてほしくない共通ルールや作業進捗の記録・管理などの参照回数が多い重要情報についてノート機能を活用しています。情報の流れが早いのがチャットの利点ではありますが、ノート機能で留めておくこともできるのでとても重宝しています。

ノート機能
各トークにあるノート機能イメージ画面

勤怠管理などの定形的な報告は「direct bot RENTAL」の無料で使えるボットを活用し、報告書業務の効率化を実現

業務では「direct」専用のチャットボット(*1)を活用しています。
「#タグで集めるボット」(*2)はメッセージにタグを付けることでタグごとに集めたメッセージをExcel®ファイルに出力できるので、日報や作業報告などさまざまな定形報告書の作成に利用しています。現場に何名出勤していたのかを確認する出面報告は、協力会社の数が多く確認連絡に手間がかかっていました。現在は各社が自らタグを付けて出席人数を報告してくれるので業務効率が向上しました。

「#タグで集めるボット」イメージ1
「#タグで集めるボット」イメージ図
「#タグで集めるボット」イメージ2

「#タグで集めるボット」の別の活用法は、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響で運用を開始した在宅勤務中の従業員の勤怠報告です。各従業員にタグを付けて始業時間・就業時間を入力してもらい、勤怠状況をExcel®ファイルに出力して管理しています。

勤怠報告や体調報告をボットで業務効率化

これから活用したいと考えているのが、決まった曜日や時間にお知らせしてくれる「簡単お知らせボット」(*3)です。朝礼や定例会議のリマインダーや、工事の試運転で定期的なデータを取得する際の通知に利用しようと思っています。

また図面管理を効率化するため、アップロードした図面の情報を共有する際に「direct」の図面報告用トークに通知するRPAを組んでいます。常用し閲覧頻度の高い「direct」に図面発行・更新情報が集約されるので、図面に基づく現場作業における情報共有効率が向上しました。

我々の業界では直接会って対面することを重視する人が多く、「direct」の浸透にもさまざまなステップがありました。対面での対応やトークグループ規則の策定をしっかりとおこない運用していきます。

今後も関係者の理解を得ながら「direct」普及の使い方のレクチャーや実用例の紹介などを社内で積極的におこなっていき、生産性向上につなげたいと思っています。

  • *1・・・「direct bot RENTAL」は、「direct」でチャットボットを気軽に利用できるサービスです。標準的な帳票作成等、業務に役立つチャットボットを多数取りそろえており、いずれも「direct」ユーザー様なら無料でご利用いただけます。
  • *2・・・「#タグで集めるボット」は、トークのメッセージにタグを付けることで、タグごとに集めたメッセージをExcel®ファイルで出力できる「direct」専用チャットボットです。
  • *3・・・「簡単お知らせボット」は、あらかじめ設定したメッセージを指定した曜日/時間にボットから通知することができる「direct」専用チャットボットです。

※記載内容は2020年8月時点のものです。