調査点検現場のタイムロスを大幅削減
ヒヤリハット報告の仕組み化や、生成AIによる業務効率化を実現

⸺「direct」導入前の社内コミュニケーションはどのようにおこなっていましたか？

社内のやりとりは、電話やメール、紙の報告書などを用いていました。外注先とは、電話やメールのほか、プライベートで利用しているチャットツールを使うこともありました。

メールはパソコンでしか確認できず、現場からパソコンのある事務所まで戻る必要があったため、連絡のタイムラグが発生していました。また電話での連絡は、話した相手にしか情報が伝わらず、つながらない場合はかけ直す手間もあります。外注先の連絡先が分からない場合は上長を通じた連絡となるケースもあり、全体的に非効率な状況でした。

⸺「direct」を知ったきっかけを教えてください。

調査点検業務で現場や外注先との情報伝達を円滑におこなうためのツールを探していたところ、「direct」に辿り着きました。試験運用やL is Bさん主催セミナーへの参加を経て、2024年から本格導入しています。

⸺数あるビジネスチャットの中で「direct」をお選びいただいた理由をお聞かせください。

なにより国産ツールであることです。弊社は公共インフラに関わる業務が中心のため、高いセキュリティレベルが求められています。その点「direct」は国産であることに加え、国際的セキュリティ認証を取得しているなど、セキュリティ面でも安心感がありました。

また、L is Bの営業担当の方には非常に親身かつ手厚くご対応いただき、「direct」説明会でも丁寧にサポートしていただいたことで、本格稼働につながりました。些細なことでもいつも笑顔で優しく対応していただき心強かったです。

⸺「direct」をどのように活用していただいているのでしょうか？

議事録の共有や業務連絡、資料のやりとりに活用しています。さまざまなファイルを手軽に送付でき、スマートフォンで容易に確認できます。調査点検という業務柄、メンバーがそれぞれの現場に出ていることが多いため、連絡や現地での資料確認時に重宝しています。

⸺「タスク」や「トリスケ」といった機能はどのように利用されていますか？

「タスク」は、業務の進捗状況の確認に利用しています。また、現地調査の記録を残しておくことで、後日書類を作成する際にも役立ちました。日程調整アプリ「トリスケ」は、現地調査や打ち合わせの日程を決める際に活用しています。期限を設けて調整できるため、日程決定までの作業がスムーズになりました。集計が見やすい点もいいですね。

⸺「direct」の使い勝手はいかがでしょうか？

使い慣れているプライベート利用のチャットツールと操作性が似ているため、外国人スタッフも戸惑うことなく使ってくれています。

これまで屋外作業時は、タブレット端末を持参して資料を確認していました。橋脚の点検作業は、高所かつ検査路も狭いことが多いため、タブレット端末でも持ち運びが不便なことがあります。その点、「direct」は使い慣れたスマートフォンでPDF資料が確認できるうえ、操作も簡単なため重宝しています。

また、ファイルや資料とともに簡単な指示を出したり、メールするほどでもない些細な内容も気軽に確認できたりするため、コミュニケーションが取りやすくなったと感じています。

特定の社外メンバーのみを入れたトークも作れるため、情報漏洩などのリスクも防止できています。

⸺「directを導入してよかった」と感じたエピソードがあれば教えてください。

以前、路線点検の際、用意した資料が古いデータだったことがありました。これまでは現場でデータを受け取る方法がなかったため、その日は作業ができなくなる事態でした。しかし「direct」を導入したことで、現場でもすぐに最新データを受け取ることができるようになったため、当日の作業は滞りなく進行できました。「direct」によって業務の中断を防ぐことができ、「導入してよかった」と強く感じました。

⸺「direct」では、書類共有や業務連絡のほかにどのようなことをされていますか？

ヒヤリハット報告用のトークを作成し、リアルタイムで情報共有しています。ノート機能を活用することで、報告内容が蓄積され、後からの確認や振り返りもしやすくなりました。入力の負担をできる限り軽減させるため、あらかじめテンプレートを用意したり、チェックボックスを使ったりといった工夫も取り入れています。

こうした仕組みにより、若手社員や初めて現場を経験する社員も注意すべき点を事前に把握しやすくなり、安全意識の向上につながっています。報告内容はそのまま教育資料としても活用できるため、効率的になりましたね。

⸺「生成AIボット」も活用されていると伺っています。どのように利用されているのでしょうか？

新入社員を中心に主に書類作成時の確認や、些細な疑問の解消に活用中です。

これまでは、新人が作成した報告書を先輩がチェックしてから提出していましたが、先輩のチェック前に「生成AIボット」に添削してもらうことで効率化しています。先輩は最低限の確認で済むため時間短縮になっています。

文章修正だけではなく、「あの言葉、何だっけ？」といったことを手軽に確認できて便利です。先日は、パソコンのファンクションキーの種類を聞いたのですが、些細な内容だけどわからないことを、他の人の作業を止めることなく、すぐに解決できて助かりました。「生成AIボット」はチャットにログが残る点も利用しやすいですね。総合的にとても便利なので、ぜひ皆さまにも活用してみてほしいと思います。

⸺「direct」を使う前と後で、大きく変わったことはありますか？

電話対応の頻度が体感で約50％削減されました。現場作業をしていると、電話に出られないことも多くありますが、トークで情報共有をしておけば各自のタイミングで確認できます。すべてのやりとりの既読・未読がメンバーごとに分かるため伝達漏れも防止できています。

また、たとえ担当者が作業中でも、トークを見た別の作業員が「連絡がきていますよ」と伝えてくれることもあります。わかる方が返信してくれることもあり、「回答待ちの時間」や「連絡のたらい回し」が激減しました。

⸺「direct」の今後の活用について、ご検討されていることはありますか？

「direct」を全職員に導入できれば、さらに利便性の向上につながると確信しています。他部署と調整しながら導入数を増やしていき、より業務効率化を目指していきたいです。

また、「direct」と連携する「タグショット/タグアルバム」は、膨大な現場写真を日時やタグなどの情報で簡単に整理できると伺い、現在試用中です。データ管理に便利だと感じており、今後上手く活用できればと考えています。「direct」と「タグショット/タグアルバム」を組み合わせて活用することで、さらなる業務効率化を目指していきたいです。