大勢が出入りする現場でも円滑なコミュニケーションを実現させたい

当社では、従業員が発電所、変電所、送電線、通信基地局、ケーブルテレビ局、通信線、ダムなど色々な現場で仕事をしています。そこでは協力会社の方と作業状況を把握したり、現場と社員事務所間で情報を共有したり、多様なコミュニケーションが頻繁に発生します。

その場合、口頭、電話やメール、場合によっては図面も使用してきました。例えば従業員間や協力会社との連絡はメールや電話でのコミュニケーションが中心でした。内容が複雑な場合は、図面に書き事前に直接渡すなどをしてきました。

コミュニケーションツールが分散してしまうと、必要な情報が行き渡らなかったり、逆に同じ情報を何度も聞かされたりします。連絡したい相手やその時の状況によって使い分けることも手間で、非効率的でした。

意思疎通のツールを1つに集約して円滑なコミュニケーションを実現するため、ビジネスチャットの導入を検討しました。

メールや電話は便利なツールですが、それぞれ限界があります。例えば、メールは受信確認ができず、形式に則った文章の作成にも手間がかかります。また、電話は記録を残しづらいことに加え、受け手側の都合によって出られない場合もあります。その点ビジネスチャットであれば、メッセージのやりとりも簡単であり、記録を残すこともでき、TPOに合わせた使い分けが不要になるため、メールや電話の弱点を補完できます。

色々なビジネスチャットを比較検討し、企業向けにカスタマイズされた各種ボットサービスやセキュリティ面が確立されている安心感から「direct」に決めました。社内のメッセージやデータの受け渡しなどログ管理ができるため管理者側の負担が少ないことも嬉しいポイントでした。また「direct」は国産のソリューションであり、サポート面での不安もないため導入しても問題ないと判断しました。

約2,000名の従業員に「direct」のアカウントを配布しているほか、現場に出入りする協力会社など社外の方にはゲスト登録して利用いただいています。運用管理は情報システム部がおこなっており、利用者の負担感は小さく、アプリをダウンロードしたらすぐ使用できる点も喜ばれています。

今では、現場での連絡の多くは「direct」です。作業内容の調整、連絡など、チャットを活用しています。よくある使用方法として、画像を添付してメッセージを送る従業員も多いようです。現場にはITに不慣れな方もいますが、「direct」は直感的に操作できるため、誰にでも簡単に利用できます。

「direct」の導入により、コミュニケーションの質は圧倒的に向上しました。

例えば、変電所の現場から「この配管を切っていいか」と電話で確認する場合、正確に状況を伝えることは難しく、また、写真を撮ってメールに添付するのも意外と時間がかかります。「direct」では簡単な操作で容易に状況を伝えることができるため、問題解決までの時間を大幅に短縮できます。また、メッセージを遡ったり検索したりできるため、連絡の重複を防ぐ効果もあります。

実際の使用シーンでも、メールによくある「お疲れ様です。～以上、よろしくお願いします」といった定型文を省くことで迅速なやり取りにつながっています。また、スタンプ機能を用いて会話もできるため、堅苦しくなく気軽に相手と連絡など出来ていることもポイントの1つです。毎回発生する小さなストレスを除去することで、円滑なコミュニケーションが可能になりました。

「direct」をさらに便利に使うためのチャットボット（＊1）も使用中です。特に「メモ帳ボット」（＊2）はケーブルテレビの局舎調査に活用しています。残しておきたいメッセージやファイルを投稿し、現場の状況を簡単にメモし客先と打合せした内容を写真にメモできます。また、帳票管理のために「i-Reporter」や「SPIDERPLUS」の連携も検討しています。

その他にも当社専用に開発した「お知らせくんボット」（＊3）は、複数のトークルームを指定してメッセージを一斉配信できるため、全社への各種情報の通知に便利に利用しています。メールで発生しがちな転送の手間もなく、しかも発信時間も設定できるため重要な情報は従業員が目に留まるタイミングを見計らって配信しています。

必要に応じて目的に合ったチャットボットを開発できることも「direct」導入のメリットです。