建設・住宅・不動産

建設業の働き方改革推進を「direct」でさらに加速化
全社連絡の回答率が2倍以上になり、コミュニケーションがスムーズに

株式会社屋部土建

  • 執行役員 総合企画本部
    入佐 学 様
株式会社屋部土建 現在施工中のオフィスタワー「ゆがふBizタワー浦添港川」(地上17階、地下1階)のイメージ。屋部土建本社も1フロアに移転予定(2022年10月頃竣工予定)。
現在施工中のオフィスタワー「ゆがふBizタワー浦添港川」(地上17階、地下1階)のイメージ。屋部土建本社も1フロアに移転予定(2022年10月頃竣工予定)。

沖縄県北部の名護市を拠点とする屋部土建様は、「技術と創造、そして信頼」をモットーに事業を展開する、県内有数のゼネコンです。公共工事や民間工事を問わず、土木や建築など幅広く手掛け、有資格者を多く擁するなど、高い技術力を強みとしています。

設立から70年を超える歴史ある企業でありながら、時代の変化に合わせて絶えず新しい試みを続けてきた同社で、ビジネスチャット「direct」がどのように活用されているかを伺いました。

社内コミュニケーション一元化のため全従業員が使いこなせる「direct」を導入

入佐様:
2021年3月に「direct」を導入した目的は、社内コミュニケーションの一元化による生産性向上です。2024年には建設業へも働き方改革関連法のいわゆる残業規制が適用されることを踏まえて、当社では前倒しで業務効率化を進め、確実に法令対応できるよう備えるとともに、従業員のワークライフバランス実現に向けて取り組んでいます。

その一環として、かねてよりG Suite(現Google Workspace)を活用した業務のクラウド化を進めており、当初はチャットも同サービス内の機能を使用する予定でした。しかし、独特のUIや操作性などがフィットしづらく、ITリテラシーが高い一部の従業員にしか使われていませんでした。

その結果、社内のメインコミュニケーションツールは依然としてメールのまま。加えて、そもそもの社内コミュニケーションの在り方がルール化されていなかったため、業務連絡や情報共有の仕方がバラバラで、非効率的になっていました。そこで、全社共通で使えるチャットツールを導入し、コミュニケーション基盤を整えたいと考えたのです。

さまざまなツールの中から「direct」を選定した決め手は、各メッセージの未読者・既読者が一目で分かること。特に、重要な全社連絡が確実に行き渡っているかを確認できる点に魅力を感じて、導入を決定しました。

安否確認訓練で活用し社内定着を推進全社導入後9割以上の従業員に浸透

入佐様:
導入から約4か月が経ち、現在ではPCやスマートフォンを支給されているほぼすべての従業員(約240名)が、一定のルールを決めて「direct」を活用しています。

最初は全社連絡のグループトークとして「業務連絡」「業務以外の全社連絡」「安全衛生連絡」「安否確認連絡」の4つを設定し、全員の既読を目指して運用をスタートしました。

中でも安否確認については、ITに慣れていない従業員にツールを体感してもらうという目的もかねて、月1回の頻度で訓練をおこなうようにしています。流れとしては、担当管理者が正午ごろにグループトークのメッセージでGoogleフォームのリンクを送り、16時頃までに各従業員が安否状況について回答する形です。管理者側では、メッセージの既読率と既読者・未読者の状況、そしてフォームへの回答率と回答者数をチェックして、運用改善に活用しています。

現状では反応がよくない従業員がわずかながらいるため、今後、原因を突き止めて対処していきたいと考えています。

送信からわずか4時間で既読率80%ポイントは未読者・既読者の可視化

入佐様:
運用の結果、全社連絡事項の周知を徹底できるようになりました。メールの一斉送信を使っていた際は、他のメールに埋もれて全社連絡を見落としてしまうケースも散見されましたが、「direct」ではトピックごとのグループでメッセージを送れるため、見落としを防止しやすくなっています。また、メッセージごとの未読・既読状況が可視化されるようになったことで、未読の従業員にはリマインドするなどの対処ができるようになり、情報がより確実に行き渡るようになりました。

定量的な導入効果が真っ先に表れたのは安否確認です。G Suiteのチャットで訓練をしていた際は、フォームへの回答率は約25%にとどまっており、こちらから送信したメッセージが閲覧されているかどうかも把握できませんでした。

これに対して、現在の回答率は50%以上と倍増。既読率は毎回80%前後まで達するようになりました。ほぼ全ての従業員が参加するグループトークで、既読者・未読者が一目瞭然になることから、リアクションへの強制度合いが高まっているのではないかと感じます。もう少し回答率を上げられれば理想ですが、まずは既読状況が分かるだけでも、安否確認ツールとして最低限の役割は果たせるのではないかというのが、私の考えです。

また、安否確認専用ツールと異なり、業務の中で日常的に使っているツールですので、いざというときにも戸惑わず使えるのではないかと思います。

図面・現場管理アプリなどとの連携でさらなる業務効率化も

入佐様:
最近では、全社連絡以外でも活用の幅が広がっています。現場からは「既読状況が分かるので、コミュニケーションがスムーズになった」といった声も上がってくるようになりました。今後は各現場の活用ノウハウを社内展開しつつ、図面・現場管理アプリSPIDERPLUSとの連携も強化して、現場の生産性向上につなげたいと考えます。

また、総合企画本部では、「direct」をベースにした業務のポータル化を進めているところです。例えば、各業務に必要なファイルが格納されたGoogleドライブのリンクを「direct」内にまとめ、ファイルを探す手間を削減しています。将来的には他のクラウドツールとも連携させながら、一層の業務効率化を図りたいと考えます。

※記載内容は2021年7月時点のものです。

※記載されている社名、製品名およびサービス名は各社の登録商標または商標です。