毎日1時間かけていた報告書作成が、「SPIDERPLUS」との連携で負荷軽減

「direct」を導入するまでは、従業員同士のやりとりを電話でおこなっていたため、電話対応に多くの時間を割いていました。現場社員は「もうすぐ現場に到着します」「業務を終えました」と逐一電話をかけ、営業はその対応に時間を割いていました。特に朝は業務開始連絡が集中するので、電話業務以外の仕事が思うように進みません。営業が打ち合わせなどの別件で出られない場合も多く、お互いにストレスになってしまっていました。

さらに電話の場合には、すべての説明を口頭でおこなわなければいけません。限られた時間の中ですべてを正確に報告することは難しく、不具合の対応を相談するにも状況を簡潔に伝えることは容易ではありませんでした。しかも必要に応じて元請さまに説明しなければならないわけですが、「現場→営業→元請さま」と伝言ゲームのように難易度が上がっていました。

また、報告や連絡に時間がかかっていたことも大きな課題でした。たとえば足場仮設の状況を報告をするために、現場社員が写真を撮って営業や事務に送ることがあります。その度にデジカメで写真を撮ってそれを記録したSDカードをPCに差し込んで送付しなければならないなど、時間がかかってしまっていました。

連絡を効率的に取れる仕組みを探していたところ、展示会で「direct」を見つけました。現行の連絡体制には不満があるけれど、プライベート利用しているチャットツールを使うのも気が引ける。会社として正式にビジネスチャットを導入したいと考えていた際に「direct」を知り、トライアル導入を決めました。

トライアルの中で、連絡がスムーズに取れることだけでなく、ログが残ることも重要なのだと気づきました。たとえば現場の物が壊れていたときに、気づいた時点で写真を撮っておくことができます。足場の解体は建設の最後の過程なので、建物に傷があると私たちのせいではないかと思われがちです。しかし現場が営業に物損を連絡し、すぐに元請さまに報告することができるので、疑いをかけられることがなくなりました。さらに、作業終了時に「換気フードが付いていませんが問題ありませんか」などの気づきもタイムリーに報告できるようになり、信頼関係の構築につながっています。

導入から4年ほど経った現在、仕事の連絡はもっぱら「direct」でおこなうようになりました。当初は「今のままでも回っているから」と難色を示した従業員もいたのですが、今では積極的に「direct」で連絡を取り合っています。仕事の連絡を「direct」にまとめることで、1台の携帯電話で公私を切り離せていることが大きいようです。

当初、緊急時には電話を鳴らしていたのですが、今では緊急の連絡も「direct」でおこなっています。打ち合わせのときには電話を転送に設定しているのですが、それだと緊急の電話に気づけません。本当に緊急の際には「direct」の通話機能で連絡を取る運用にすることで、迅速な対応を可能にしています。

また、用途ごとに細分化されたトークルームを作って運用しています。部署ごとのトークルームや、他部署とのやりとりのためのトークルーム、経営層や部門ごとの主要メンバーだけのトークルームなどがあります。全員が参加しているトークルームでは、従業員全員への連絡事項を流しています。写真の共有のための「写真提出ルーム」ではアップロードされた写真を一覧で見ることができて負担が少なく助かっています。また、足場の盛替えをすることがよくあるのですが、「今まではあのように組んでいた足場を、このように直しました」といったような改善案を「direct」に写真付きで載せるようにしています。その場にいた人しか経験できないことも、「direct」で共有しておけば、同じようなことがあったときに「この前と同じ感じでやれば大丈夫だよ」と説明すれば済みます。

それぞれのトークルームには上役も入っておりディスカッションの内容を追えるほか、上長や経営層が気になったものについてはコメントを入れることもあります。これまでであれば現場単位で解決していたトラブルも、経営層が把握できるようになったため、問題の再発防止や業務改善につながっています。

「direct」の導入によって、連絡が本当にスムーズになったと思います。たとえばベトナム支社との連絡は「direct」だけで完結しています。日本から「このように足場をかけてほしい」と指示を出すと、あちらでCADを使って図面を引いてくれます。分からないことがあれば「direct」でやりとりをしつつ、図面の送付も「direct」でおこなえています。

すべてのやりとりの既読・未読がメンバーごとに分かるのも助かっています。10人以上いるトークルームにおいても、特に伝えたい人に伝わっているかが明確に分かるのが「direct」の特長だと思っています。緊急で伝えたいのに未読の場合には、電話を一本入れれば済みます。

弊社ならではの使い方として、「定休ルーム」というものを作りました。弊社には拠点が複数あり、さらに労働も変則的なため、事務室にあるカレンダーだけでは管理しきれません。休みの従業員に電話がかかってきてストレスになっていたのですが、翌日休みの従業員を「定休ルーム」に共有することで、誤って連絡をしてしまうこともなくなりました。

また施工課のトークルームには、工程表が前日の夕方に掲示されます。誰がどのトラックに乗ってどこの現場に向かうのかなどが共有されることでそれぞれが自分の予定を確認しやすくなり、無駄やミスがなくなりました。

「direct」のおかげで、業務の効率が大きく上がりました。電話業務が大幅に削減された分、別の仕事に時間を割けるようになったためです。

また、建築図面・現場管理アプリ「SPIDERPLUS」との連携も、業務改善に貢献しています。連携することで「SPIDERPLUS」での変更点やメモの追記があった際に、「direct」へ通知ができるようになっています。今までは出先で現場の写真を撮り、帰ってからそれを処理しなければなりませんでしたが、今では「direct」の通知をもとに事務員さんが必要なデータだけを印刷してくれるので、帰った時点でデータが揃っている状態です。あとはそれにコメントを付け足すだけで終わりです。

「SPIDERPLUS」との連携前は、画像の印刷や現場調査データの書き写しなどで1つの現場につき20分程度、1日に1時間程度かけることもありました。それが、事務員さんの協力もあり現場で終わらせられるようになったので、大幅な時短につながっています。