「組織分け」で情報の混乱を解消
多拠点の介護現場でも連携がスムーズに

⸺導入前は、どのような課題がありましたか？

以前は他社のチャットツールを使用していましたが、事業が拡大し多拠点化する中で毎日さまざまな情報が錯綜し、混乱が生じていました。自分に関係のある情報と関係のない情報が入り交じり、必要な情報を見つけにくい点が課題でした。

情報を整理しやすいコミュニケーションツールを探していた際、取引先から「direct」をご紹介いただきました。試しに使用してみたところ、これまで悩んでいた情報整理の課題が改善されそうだと実感でき、導入に至りました。

「direct」は、複数の「組織」を作成することで、組織ごとに情報の管理が可能です。必要な情報を必要な範囲の人とだけやりとりでき、あとからでも見つけやすい点が魅力でした。
実際の運用にあたっては、誰をどの組織に入れるかを社員同士で相談しながら決定しています。

⸺「direct」では、どのような「組織」を作成されていますか？

入居施設や拠点ごとの組織があるほか、訪問介護関連や入居管理用の組織も作成しています。また、全社員が共通で参加する「しらゆりケア」という組織も作成しており、全員が何らかの組織でつながっていることで、円滑な連携が可能になっています。

⸺各組織内ではどのようなトークルームを作成していますか？

主に、各事業の利用者様ごとにトークを作成しており、各トークにはさまざまな職種の方が参加します。例えば訪問介護の利用者様の場合、看護師やリハビリ担当者、ケアマネジャーなど、合計で約30人がトークに入っています。

トークでは、各職種の支援の記録を共有しています。おむつ交換の様子や、血圧が高いなどの体調の変化、医師へ報告すべきかの相談などです。自分が訪問していなくても、その利用者様の様子を把握できるようにしています。

また、変わった使い方で言うと、「社食」というトークルームを設けています。弊社は、福利厚生の一環として社員食堂が無料で利用できるので、その日のメニュー写真をアップしてもらっています。ランチメニューが事前に分かることでモチベーション向上にもつながりますし、外出中のメンバーの取り置きの連絡にも役立っています。

⸺「direct」を運用するにあたりルールなどは決めていますか？

職員は基本的にゲストとして招待することで、トークを自由に作成できないようにしています。誰でも作成できてしまうと管理が大変なので、導入前のルールとして決めました。
また使用は、勤務時間内を原則としています。

⸺「direct」は、皆さまどのような端末で使用されていますか？

私用のスマートフォンや会社支給のタブレットで利用しています。「direct」は安全に使えるセキュリティ体制が整っているため、私用端末でも安心して利用できています。

⸺アクションスタンプは、どのように利用されていますか？

ケアマネジャーの部署では、新規依頼が入り担当者を決める際にYes/Noスタンプをよく利用しています。皆さん忙しいので、ケアマネジャー全員を集めての打ち合わせは難しい状況です。しかし、Yes/Noスタンプならどこにいても確認できますし、「はい」「いいえ」のボタンを押すだけで回答できるので、素早く返事ができて非常に便利です。

また、研修の出欠確認には、セレクトスタンプを使っています。「出席」「欠席」「オンライン参加」の選択肢を設けてメッセージを送ることで、出欠確認にかかる手間を削減しています。
ToDoスタンプは、「達成」ボタンの押下で完了報告ができるため、依頼内容の可視化や個人タスクの管理に役立っています。

これらは、職員の皆さんがそれぞれ「こんな機能があるから使ってみよう」といった形で自主的に教え合い、活用が広がりました。操作が簡単なので、使いながら機能を覚えられています。

⸺介護業界ならではの使い方や、自社ならではの工夫はありますか？

薬の情報や訪問先の風景、介護状況などの共有には写真を活用しています。訪問先の情報を画像で残すことで、別の職員が初めてお伺いする場合でも安心して訪問できます。また、車で訪問する際は、どこに駐車場があるかはとても重要です。そのような情報を画像で残せるので重宝しています。

また、メッセージ内に「診察依頼」「診察結果」などの統一したワードを記載することで、あとで検索しやすいよう工夫しています。診察間隔が空いているなどの情報も分かりやすいので、とても便利です。どのようなワードをつけるかは、職員同士で話し合って決めるようにしています。

さらに、申請手続きなどの重要情報は、ブックマーク機能で管理し、すぐに確認できるようにしています。

⸺「kintone」との連携について教えてください。

自社で利用している「kintone」と「direct」を連携して活用しています。新規問い合わせが入った際に、内容を「kintone」に入力すると、その情報が「direct」の新規問い合わせトークルームにも反映されます。「kintone」に記録を残しつつ、問い合わせがあったことを「direct」に通知することで全社が効率よく把握できています。（＊）

⸺「direct」を導入したことで、どのような効果がありましたか？

「direct」導入前は、情報の整理ができておらず、必要な情報を見つけるのに時間がかかっていました。しかし現在は、組織分けやトーク内検索などの活用により、格段に情報を管理しやすくなりました。
またどこでもやりとりを確認できるので、担当者決めや連絡事項の共有も、対面ではなく「direct」上でできるようになり、業務の効率化につながっています。

「direct」はスマートフォンでもパソコンからも内容が確認できるため、職員が一か所に集まる必要がなく、非常に効率的なツールです。今後も「direct」を活用しつつ、職員とのコミュニケーションを大切にしながら業務を円滑に進めていきたいと考えています。