10分かかっていた報告作業を、最短2分に短縮
チャットボットを活用した書類作成で効率化を実現

ガス設備の点検管理は、西部ガスの業務の一つです。エリアごとに点検箇所を管轄する地区供給部及び地区設備部があり、点検作業は地区ごとに委託会社に依頼をしています。委託会社が点検し不具合が見つかった際は、速やかに窓口となる中央指令部に報告をします。これまでの報告は、電話でおこなっていました。

電話では詳細な情報を共有しにくい点が課題でした。地図を片手に口頭でどの場所のどの箇所かを説明するのに時間を要していました。道路にチョークで文字を書いて知らせていたこともありましたが、地域によっては道路に文字を書くことができない場合もあり、現場の写真を簡単に共有できるツールを探していました。

「direct」は、写真などの情報を一度で複数人に共有できる点が気に入っています。
現在は主に、点検業務をおこなう点検員と、中央指令部の合計80名ほどで活用しています。電話で報告を受けていた際は、住所を聞いても「この四つ角のどこ？」と迷ってしまうこともありました。「direct」は現在地情報を共有できるうえ、地図や写真に手書きで書き込めるため、場所や現場の状況を画像で伝えやすく、とても助かっています。

また現場に向かう作業員は写真で現場を確認できるため、道に迷うこともなくなりました。事前に状況がある程度把握でき、現場の想定がしやすくなった点も嬉しいです。

点検員は点検をする中で、家の解体等を見かけたら、その位置情報やまわりの写真を送付するようにしております。通常は解体等の工事業者から、事前に工事現場であるお客さまの敷地内にガス管が埋設されているかの問い合わせがあるのですが、確認のないまま工事が進んでいる場合があります。そういった場合は、敷地内の他工事破損が発生する可能性が有りますので、その情報を基に現地に行って確認や周知をおこないます。

「direct」を活用してスピーディーに検査員が報告してくれることで、問い合わせがない工事による敷地内他工事破損は、年間でおよそ20件ほど削減できています。

各地区の点検員から中央指令部に現場の状況報告をする際の書類作りには、「写真報告書ボット」を活用しています。作成した検知報告書には、現場名や状況のほか、写真が表示されるので、問題のある箇所が一目でわかります。チャットボットと会話をするだけで簡単に書類作成ができるため重宝しています。

これまでは、何らかの不具合を検知してから中央指令部に報告完了するまでに約10分かかっていました。「direct」導入後は、最短で約2分に短縮。所要時間が短くなったうえ、各地区の点検員や中央指令部の作業負担が軽減されました。

「direct」は、写真付きの検知報告書が簡単に作れるうえ、トークルームで共有されるため、あとから投稿をさかのぼっていつでも状況が確認できます。これにより伝え漏れのリスクも軽減できました。

各地区の点検員から報告が入ったあとは、不具合などの発生履歴を残すため「案件作成」をします。その際にもチャットボットで作成した報告書を活用することで、最短で9割の時間短縮を実現。こちらも大幅な効率化に成功しました。

「direct」を利用する方々には、L isＢのマニュアルを利用し活用方法の説明会をしています。説明会では、一緒に「direct」を触りながら使い方をレクチャーすることで、初めての方でも不安なく活用いただいています。また「direct」は、アカウントの増減を管理者が簡単にできるので、人事異動の多い時期には特に管理のしやすさを感じています。最後にログインした日時もわかり、長くログインしていない人も把握できて便利です。

これまでは、何らかの不具合を検知してから中央指令部に報告完了するまでに約10分かかっていました。「direct」導入後は、最短で約2分に短縮。所要時間が短くなったうえ、各地区の点検員や中央指令部の作業負担が軽減されました。

今後は「帳票のプロ！？」も活用したいと準備を進めています。項目やシナリオを自由に設定できるため、現在よりもさらに手間の削減になると期待しています。

「direct」のさらなる便利な機能を適切に使いながら、業務の効率化に努めていきたいと思います。