サービス

電話でのやりとりが8割以上減って生産性アップ、
ユーザー一括でのセキュリティ管理が必要なビジネスにはかかせない「direct」

有限会社大矢清掃

  • 代表取締役
    大矢 英司 様
  • 取締役
    大矢 玲子 様
  • 総務部
    大矢 貴昭 様

有限会社大矢清掃は名古屋市内の事業系一般廃棄物の回収をメインに、オフィス・店舗の不用品、在庫処分、愛知県の産業廃棄物処理をおこなう会社です。地域の皆さまに愛され、2020年で創業50年を迎えます。環境保全への関心、意識が高まっている中、全従業員が高い意識を持ち時代とお客さまのニーズに対応できるよう務めています。ただゴミを回収する業者ではなく、サービス業としての意識を持って行動することでお客さまの満足を目指し、業務にまい進しています。事業者と契約し、約1500か所の飲食店やオフィスの清掃をおこなう大矢清掃で、「direct」がどのように活用されているかを伺いました。

限られた従業員数で業務をスムーズにこなすため「direct」を導入

当社は事務所・営業・日中/夜間に動くドライバーの三体制で動いており、入れ替わりもありますが24時間連携を取り続けることがあります。限られた従業員数で業務をスムーズにおこなうためには、社内と社外の情報共有を円滑にし、全員が柔軟に動くことが重要になります。
車でゴミ清掃をした際の報告書をまとめて社内共有したいという課題を解決するため、プライベート利用しているチャットにビジネスとしての機能やセキュリティが備わったアプリがないか調べていたところ「direct」にたどり着きました。
トライアルを利用して多くの業務に特化した機能に利便性を感じたことと、少人数で利用できるプランがあったことに加え、L is B代表取締役である横井さんが遠方より足を運んで説明をしてくださり、社員さんが利用者に親身になってくれると確信できたため導入を決定しました。導入して5年たった今も「direct」を導入してよかったと思っています。

約1500か所の現場情報を「direct」で共有、
電話でのやりとりが8割以上減って生産性アップ

ゴミの回収方法はお客さまごとに異なり、契約している1500か所1500通りの方法があります。初めての現場では作業開始前に事務所から作業員に回収方法を指示する必要があるのですが、電話では連絡漏れや確認ミスも多く、作業時にどこにゴミが出ていてどのように回収するのかという折り返し電話が事務所にかかってくることがありました。
そこで「direct」で現場の写真や見取り図を使って指示を出すことで、事務所から作業員へミスなく的確な情報を共有できるようになりました。作業員は現場で「今」伝えたい内容を文字や写真、動画で報告ができ、報・連・相を忘れたり後回しにすることがありません。事務所は現場から上がってきた情報そのままを把握して的確な指示を出すことができるので、離れて作業していても困ることがありません。「direct」で指示を出すだけでスムーズに作業ができ、電話でのやりとりは8割以上減って生産性が上がっています。

実際のやりとり画面1
実際のやりとり画面2

従業員ごとの既読・未読状況が把握できて、離れた場所での業務に最適

すべてのやりとりの既読・未読が従業員ごとに把握できるのも便利です。事務所からメッセージを送ったとき、作業員の誰がどこまで読んだのか状況が把握できますし、「全員既読」になれば全員に情報が共有できたことが分かります。お客さまからの問い合わせや連絡に対しての情報を共有したときも、既読・未読の状況が分かれば誰が対応可能かを判断でき、スムーズに処理できます。離れた場所で作業する当社の業務に、「direct」での情報共有は最適だと思います。

お客さま情報と社内ノウハウを「direct」に蓄積、
検索機能でいつでも見返すことができる

検索機能もよく利用します。以前までは電話で情報確認をおこなっていましたが、今は「direct」に共有したお客さま情報が履歴として蓄積されているので、検索をすれば必要な情報をいつでもすぐに見返すことができます。
また、お客さま情報以外に社内の技術や知識の蓄積にも役立っています。ドライバーが集まるトーク、事務所メンバーのトーク、昼の現場・夜の現場のトーク、車両整備専用トークなど、グループごとにトークを分けることで個人が持っている技術や知識を適切なメンバー間で共有できるようになりました。特にドライバーさんは目に見えないノウハウを個人で持っていましたが、回収コースに変更があったときやドライバーの変更があったときも、「direct」の履歴でいつでも詳細な情報を見返すことができます。

従業員同士のコミュニケーションは密に、
ユーザー一括でのセキュリティ管理が必要なビジネスに欠かせないアプリ

あってはならないことですが、万が一利用している端末を紛失してしまった場合に管理者がアカウントのロックや削除をおこなえるので、社内の情報はもちろんのことお客さまのプライバシーも安全に守ることができ信頼性を高めることができます。「direct」は従業員同士のコミュニケーションは簡単で密に、さらに管理者が万全に管理できるビジネスにはかかせないアプリだと思っています。新機能のお知らせを見て、次はどの業務で役立てることができるか想像するのが楽しみになっています。

※記載内容は2020年7月時点のものです。