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協力会社との連絡を密におこなうためのツールとして活用
株式会社大林組様事例:前編
株式会社大林組
- 東京医科大学西新宿工事事務所
- 所長
甲賀 一也 様 - 工事長
塚本 健志 様 - 係員
岩村 佳祐 様 - 係員
白井 綾夏 様
- 東京本店 建築事業部 生産企画部
- 副部長 兼 情報課長
西田 雄三 様 - 東京本店生産企画部 主任
室井 達哉 様 - グローバルICT推進室 技術ICT推進課
板倉 崇理 様
『「地球に優しい」リーディングカンパニー』を経営理念に掲げ、多くの建築/土木作品を創り出している大林組で、特に協力会社との連絡を密におこなうためのツールとして活用している「direct」や「direct GuestMode」について、導入を推進した生産企画部、そして現場で活用される工事事務所の方々にお話をうかがいました。
POINT
課題
導入の
決め手
活用・効果
「direct」導入のきっかけ
室井様：
iPad導入当初はiPad Wi-Fiモデルを導入し、検査ツールや図面閲覧などに利用していました。その後Wi-Fi+Cellularモデルに変更したため、現場内でもインターネット接続ができるようになり、屋外に持ち出して利用できるアプリが増えました。しかしいざ現場で使ってみると「業者への指示」は従来通り電話でしなければいけません。またその場で写真を撮って指示したい場合には事務所に戻って写真を印刷し、手書きでメモを追記した指示書を作る必要がありました。iPadを使っても実際の手間にあまり変化はありませんでした。iMessageやコンシューマ向けSNSの利用も考えたのですが、使い勝手等の問題がありました。写真を撮ったらすぐ送れて、相手への指示もその場で出せる、なおかつビジネスで安心して使えるチャットツールを探していたところ、見つけたのが「direct」でした。
「direct」を選んだ理由
室井様：
一番の理由は、何より「分かりやすさ」です。建設業界は年配の方が多く、新しいシステムを覚えてもらうのが大変なので、直感的に使えることが重要なポイントになります。「direct」はチャット画面がシンプルで操作が簡単なので、マニュアルを見なくても誰でもすぐに使いこなすことができました。ITが不得手でも操作が分かりやすいという点は、導入の手間や時間が大幅に削減できて本当に助かりました。他のチャットアプリも色々と試したのですが、リアルタイムで情報共有できるといった機能など、本当に業務に必要な機能をほとんど満たしているのは「direct」のみでした。
写真を使った業務の効率化
白井様：
現場の作業動線上に所有者のわからない物が落ちていることが頻繁にあるのですが、今まではそれを責任者が一つひとつ電話で業者に確認していました。その日に業者が不在の場合は翌日の会議時間に確認するため、効率が悪い上に手間もかかっていました。
岩村様：
これも「direct」を導入したことで大幅に効率化することができました。責任者と業者が参加しているトークルームに写真を共有して「誰のものですか」とメッセージを送るだけで、気づいた持ち主からすぐに返答がもらえます。電話だと音声だけのやりとりなので詳細が伝わらず、相手もその場にいないため明確な確認ができませんでしたから、この改善は大きいですね。
「direct」の気に入っている点
塚本様：
やはりスピード感です。現場で不具合が見つかり工事のやり直しが発生すると、以前までは電話で連絡を受けて現場へ向かい、現場で収まらなければ更に事務所に戻り対処するという行程を踏んでおり、これが対応の遅れにつながっていました。「direct」を導入してからはトークルームに参加するメンバー全員にリアルタイムに情報共有がおこなえるので、現場にいないメンバーも不具合の詳細が確認できるようになりました。さらに写真加工機能を使えば、その場で写真に直接指示を書き込むことができます。スムーズな情報共有はもちろん現場や事務所への移動も減り、結果として時間の短縮につながっています。
情報を正確に伝えられる
板倉様：
すべてのやりとりの既読/未読メンバーが一覧で見られるのもいいですね。 発信者側からしたら情報が伝達されている前提で話を進めたいのに、いざ話してみると相手に伝わっていなかった…というようなことが一番怖いんです。メンバーの既読状況がリアルタイムに確認できるおかげで、絶対に知っておいて欲しい相手に情報がしっかりと伝わっているのかを把握できるのはすごくいいです。
西田様：
電話の場合は会議中など手が離せず対応できないことがあり、その内容を確認するためにかけ直さなければいけません。その結果、お互いに作業が止まってしまい効率が非常に悪くなります。その点「direct」ならトークルームにメッセージを送信しておくと各自のタイミングで確認でき、相手の時間を無駄にせずに済みます。このような部分でも業務の効率化を実感しています。
「direct GuestMode」で組織として一括管理
室井様：
現場でチャットの利用者管理ができないツールを利用してしまうと、社外のユーザー同士での話が勝手に進んでしまい現場内の統制が取れないという懸念がありました。このようなことを防ぐため「direct GuestMode」の導入を決定しました。 社外ユーザーをゲストに設定することで、当社役職員が社外ユーザー同士のコミュニケーションを把握できるのが便利ですね。
「direct」導入後の効果
甲賀様：
チャットで情報を伝達することで、業務がスピーディーかつ効率的に進められるようになりました。 現場における時間のロスは工期の遅れに直結します。 「direct」の導入によって情報共有のスピードが大きく向上しました。 指示書の発行速度は目に見えて違いますし、直接現場に行って作業をする手間も削減できています。 情報管理も万全なので、安心して使うことができます。
※記載内容は2019年1月時点のものです。