「direct」の既読・未読機能の活用で確認の電話・メールが不要に
未読者へのフォローで依頼事項の反応がアップ

組織内で情報を共有する際、一番困っていたのは「情報発信をしても伝わらない」ことです。

協会内のやりとりはメールがメインで、行事情報など年間120~130件のメールを協会に登録されているメールアドレスに一斉送信するほか、47都道府県に所在する組織の代表や事務局宛に業界事例や緊急情報などをメールで送信しています。

内部に設けている各種委員会に情報共有をする際も「この件について、いつまでに意見を出してください」とメールを送信します。ですが、中身を読んでいただく前提で送信しても相手が読んだかどうかの判断ができません。期限までに回答がない場合やそもそもメールを開いていない場合があり、改めてメールや電話で情報が伝わっているかを確認する手間も発生していました。

委員会において、各委員との間で円滑な情報共有をおこなうためのビデオ会議システムの導入を検討していたとき、ビジネスチャット「direct」の存在を知りました。従来のメールやビデオ会議と合わせてチャットも併用することでより確実な情報共有ができるのではと興味をもち、利用を開始しました。

日本損害保険代理業協会の役員と事務局メンバーに通常アカウントを、委員会メンバーに「direct GuestMode」の「ゲスト」アカウントを付与し、限られたメンバー間で必要な情報を的確に共有できるようにしています。

例えば委員会のメンバーとビデオ会議をおこなう際に、委員会のメンバーが「ゲスト」として参加するトークにビデオ会議のURLを共有するだけで、無駄なやりとりをせずに必要なメンバーだけがビデオ会議に参加することができます。

また「direct」はすべてのやりとりの既読・未読状況をメンバーごとに確認できるので、情報が誰に伝わって誰に伝わっていないのかを全員で把握できます。これにより改めて確認のメールや電話をおこなう手間がなくなり、「direct」間でやりとりが完結するようになりました。さらに未読の人へのフォローもできるようになり、ボールの投げ方を変えたことで先方からの反応もよくなっています。

事務局内のやりとりも、スケジュールの共有から制作物に対する意見集約まで多様な情報を管理しています。

特にテレワークではお互いの連絡を密に取り合う必要があるため、「direct」の利用頻度は確実に増えました。ビジネスなので文字を打ち込むやりとりが基本ですが、事務局ではワンタップで簡単に状況が伝わるイラストスタンプも活用しています。例えば2020年5月に追加された新作スタンプを使い、業務が開始・終了するタイミングに「テレワーク開始します・テレワーク終了します」のスタンプを送信することで業務時間の管理を徹底しています。

チャットはメールのように文章の様式を守る必要がなく、会話形式で気軽にスピーディーなやりとりができるので、コミュニケーションの活性化にもつながっています。

業務上、研修資料や会議資料などの書類やセミナー写真を頻繁に共有します。「direct」でファイル共有しておけば自宅や外出先で必要な時にその場で見ることができるのでとても便利です。机に戻ってPCでメールを開く必要がなく、どこにいてもスマートフォンやタブレットで確認できます。

セキュリティ面も柔軟に管理できるので、安心して利用できています。