株式会社ミクロスソフトウエア
技術管理部 部長 近藤康之 様
技術管理部 武田 結貴 様

株式会社ミクロスソフトウエアは、お客様と共に同じ目標に向かって考えベストソリューションを提案する、通信制御・情報ネットワーク専門のソフトウェア開発企業です。 ビジネスチャット「direct」と、社外のメンバーとのつながり方をカスタマイズできるオプション「direct GuestMode」を業務でどのように活用しているのかを伺いました。

direct導入のきっかけ

2014頃に社長を通じてdirectをご紹介いただいたのがきっかけです。
以前はIP Messengerを利用していたのですが、使われ方が煩雑になったためメールでのやりとりに切り替えたことがあります。しかし膨大な量のメールから自分宛を探し出すのに手間がかかり、相手が読んだかどうか判断できずコミュニケーションがスムーズにとれない等の課題がありました。LINEも検討したのですが、当時のLINEではセキュリティ面の問題があり、どうしようかと考えていたところにスムーズなやりとりとコミュニケーションの気軽さを合わせ持ったビジネスチャット「direct」をご紹介いただきました。

directは管理者が招待したメンバーだけが参加でき、端末を紛失してしまっても管理者が対象者のアカウントをロックして情報漏洩を防ぐことができます。アカウントを削除すれば端末に情報も残らないので、セキュリティ面も弊社の規格を満たしていて安心でき、ビジネス専用の閉じられた世界で密なやりとりがおこなえるところにピンときてトライアルを開始しました。実は正式サービスを開始する前からトライアルをさせていただいており、改善要望を伝えて一緒に組み立てるところからスタートしています。

各プロジェクトや災害時など、状況に合わせた多様な使い方

現在は全社員がdirectのアカウントを持っており、各プロジェクトの連絡や全社員への一斉通知など、状況に合わせた様々な用途で活用しています。プロジェクトのトークごとにルールがあったり、勤怠専用のトークもあります。

2018年6月に起きた大阪府北部地震では、全社員に一斉にメッセージ送信できる一斉連絡機能で「大阪支社で勤務されている方は弊社アプリHere’s meによる安否確認を実施してください。」と配信しました。通知を受けた大阪支社の社員は「今から電車に乗るところでしたが引き返します」「まだ自宅です」とリアルタイムに安否を確認したり現場の状況報告や各社員に対する指示を出すなど、非常事態の中でもスムーズに対応できました。

今後はボットも活用していきたいと思っています。技術管理部では利用しているサービスのライセンス管理もおこなっているため、残りライセンス数を教えてくれるチャットボットでお問い合わせを減らしたいという案があります。

外部の協力会社と安全につながる「direct GuestMode」

弊社は複数の協力会社と契約してプロジェクトを回しています。1つのプロジェクトメンバー5〜10名に対して社員と協力会社が半々のチーム構成です。プロジェクトごとにトークを作り情報共有しているため、協力会社にもdirectを利用してもらおうと考えていました。しかし通常の利用方法ではdirectに参加している全メンバーのアカウントが見えてしまい、自由にやりとりができてしまいます。繋がる必要のない別プロジェクトの協力会社同士が繋がってやりとりが発生してしまう可能性があったため、協力会社との連絡は個人メールを使い続けていました。

そこに、社外のメンバーとのつながり方をカスタマイズできるオプション「direct GuestMode」のお話をいただきました。 direct GuestModeで「ゲスト」としてdirectに招待したアカウントには、メンバーの表示に制限をかけることができます。協力会社を「ゲスト」として招待し、他のゲストの存在を非表示にして繋がる必要のないメンバー同士が繋がらないように制限しました。

directは他にもファイル共有やダウンロードに制限をかけることができるので情報漏洩のリスクが減らせます。万が一端末を紛失してしまってもアカウントを削除すれば端末に情報が残らないため、社外のメンバーとも安全にやりとりができています。メールと違いリアルタイムで連絡が取れるので調査依頼にもすぐに返信がきますし、すべてのメッセージで既読/未読メンバーが把握できるのはスピード感があります。

directに期待すること

アンケート機能などのアクションスタンプが、途中経過を含めて表で見ることができたらもっと便利になると思います。あとはオリジナルのスタンプを登録できたら良いですね。


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