セキュリティと利便性を兼ね備えたコミュニケーションを目指して

メールやチャットなどのコミュニケーションツールを使用するにあたって、最大の課題はセキュリティの担保でした。弊社は研究開発を中心とした企業なので、情報漏洩が起こらないよう細心の注意を払っています。たとえばオンラインでのやりとりはVPN接続を義務付けるなど、さまざまな制限をつけてきました。

とはいえスピード感も大切です。セキュリティは担保しつつ、スムーズなコミュニケーションを取る方策は常に考えていました。特にコロナ禍においては、社員同士のコミュニケーションもオンラインに移行しつつあります。社員から無料のチャットツールを使いたいという申請が上がってきたこともあるのですが、セキュリティ面での懸念が完全には払拭できなかったので控えるよう指示を出しました。結果、セキュアな環境にこだわるあまり気軽なやりとりが取りづらいという声も多く上がっていました。

我慢を強いるばかりでは業務効率が上がらず、シャドーITの危険性も高まるばかりです。代替手段を早急に探すことを約束して、検討を重ねていました。

ビジネスチャットの要望を最初に上げたのは海外営業部隊でした。国内外での幅広い使用を想定し、（1）英語使用可能で （2）堅牢なセキュリティで （3）使いやすい、ビジネスチャットを探していました。

複数のビジネスチャットを比較検討する中で、「direct」であれば3要件を満たせるのではないかと考えました。詳細なお話を伺ったところ、英語への切り替えも可能であり、直感的に使える仕様でありながら、国内サーバーのみで管理されていることからセキュリティにも十分に配慮されている印象を受けたので、実際に試験的に導入することになります。

はじめはICT推進課の数人で試しました。当社のセキュリティ基準を満たしていることや管理画面の使い勝手を確認し、続いて本社ビルで働く300名程度に広げてユーザー目線での使い勝手を確かめました。慎重に検討した結果、管理者・ユーザーの双方から見た使い勝手に問題がないことを確認して全社的な導入に至ります。

実際の運用は各部門や事業所に任せているのですが、いろいろな使い方がされているようです。

たとえば営業担当者は現場圃場に出かける機会も多いのですが、そのときに写真を撮って部署内に共有すれば便利だという声があります。通話機能を多用している部門もあって、グループで通話してWeb会議のような使い方をしているところもあるようです。

社員の管理に役立てている支店もあります。一斉連絡機能はもちろん、状況確認にも便利です。既読・未読が一目で分かるので、日常的な業務管理だけでなく地震などの災害時の安否確認にも役立ちました。特にいまはコロナの関係で体調管理の把握が必須となりますが、「direct」で体調報告を実施している部門もあり、社員としても簡単な操作で報告ができますし、リアルタイムに状況を把握したい管理者にとっても使い勝手は良さそうです。

親しみやすいツールなので慣れるまでそれほど時間はかかりませんし、使い始めると予想していた以上にいろいろな使い方があることに気づきます。弊社でも今後DX推進を目指すにあたり、「direct」がそれを大きく後押ししてくれることを期待しています。

コミュニケーションの質・量ともに向上したことで、業務効率も上がることを期待しています。やはりセキュリティを意識することなく手軽に連絡が取れる点は何よりの魅力です。先輩に業務の進捗を共有したり、同僚に悩み事を相談したりすることで迅速かつ正確な仕事に結びつくのではないでしょうか。

また、社内の資源の有効活用にもつながりました。「direct」であれば簡単に連絡が取り合えるため、部署を超えた連絡にも利用できます。電話番号を知らなくても通話できるので、実際に私たちICT推進課にも時々「direct」で音声通話がかかってくることもあります。専門性を持った人財が社内各所におりますので、たとえ普段は関わりのない人同士であっても質問できるような風土が育てば、働き方は大きく変わるはずです。

実際の所感としては、導入前の期待値を大きく上回る効果が得られていることを感じます。こちらは、一般的なチャットツールと使用感が変わらないため、導入に手間が掛からなかった結果でしょう。ICT推進課としても一応マニュアルを用意したのですが、多くの社員がマニュアルに頼らずともスムーズに使えているようです。さらに機能面では一通りの機能が揃っている上に、要望を送ると「direct」のサポートチームからフォローやご提案をいただけるのも魅力的です。他にもいろいろとイメージしている使い方があるので、改めてご相談させていただければと考えております。

「direct」の導入によって社員管理も効率的におこなえるようになりました。以前は業務用PCのアカウントに一斉連絡を入れる形式だったのですが、たとえば工場だと一人ひとりにPCを支給しているわけではありません。共有PCの台数にも限りがあるため、連絡が見落とされがちでした。その点「direct」は個人のスマートフォンにインストールできるので、連絡は明らかにスムーズになっています。

そのように便利に使えている要因の1つとして、やはりセキュリティ面での安心感があります。各部門の責任者からは「個人の携帯にインストールした場合に、情報漏洩の心配はないのか」などの問い合わせがくるのですが、画面のスクリーンショットや端末へのファイル保存などをできないようにするなど、弊社が運用している設定であれば悪意がない限りは情報漏洩を恐れる必要はないと説明するようにしています。

コロナ禍ということもあり、海外出張など思うように営業活動ができていない場面もあります。当初のねらい通り海外での利用にも活用したいと考えています。PCやスマートフォンとWi-Fiさえあれば通話機能などを含め「direct」の機能がそのまま全て使えると伺っているので、国境を越えたリモート環境においても密なコミュニケーションを実現させたいところです。

今後は「direct」を用いて勤怠管理を楽にできないかなど新しい使い方を模索したいと考えております。サポートチームの方と相談しつつ、チャットボットと連携することも視野に入れています。「direct」によって働き方に良い変化が生まれてくることを期待しています。