産業廃棄物の収集ドライバーとの連絡を「direct」に置き換えて電話が8割減
案件管理に「タスク」を活用し、幅広い業務を効率化

⸺「direct」導入前はどのようにコミュニケーションを取っていたのでしょうか？

グループウェアのメッセージ機能やメールをメインで使用し、その他に社用スマートフォンで、プライベートでも利用するチャットツールでやりとりしていました。ドライバーにスマートフォンを配布する以前は、事務所とのやりとりを基本的に電話でおこなっていたため、収集作業時や運転時には電話に出られず何度も折り返しの連絡が発生している状態でした。電話連絡の行き違いが生じる場合もあり、事務所職員とドライバー間の情報伝達に課題を感じていました。

⸺「direct」を知った経緯を教えてください。

2021年ごろから、コミュニケーションに特化したビジネスチャットツールの導入を検討し始め、複数のツールを試していました。その過程で、DX関連のご相談をしているテクノルさんから「direct」をご紹介いただいたのが最初のきっかけです。

⸺「direct」導入に至った決め手はどのような点だったのでしょうか。

チャットツール選定で重要視していたのは次の2点です。1つ目は管理側の初期設定が簡単におこなえること、2つ目は職員に説明しやすく、すぐに利用体制を整えられることでした。

無料のフリープランで試し始めたのですが、管理のしやすさは触ってみてすぐ実感しましたし、職員にもほとんど説明をせず使い始めてもらうことができました。スマートフォンを中心に使う社員とパソコンしか使わない事務所職員のどちらにとっても使いやすい操作性で、全員が同じように利用できる点も大きな魅力だと感じています。

また、L is Bさんやテクノルさんの手厚いサポート体制も、決め手の一つでした。使いやすいとはいえ、導入当初はわからないことや不安もありましたが、その都度サポートしてもらい、運用しやすい体制を作ることができました。

⸺「direct」は、どのような使い方をされていますか？

全社員で「direct」を利用しています。全社員が参加するトークのほか、産業廃棄物事業部のグループ、運送部門専用のグループなどを作成して利用しています。あまり細分化しすぎると、どこにメッセージを送ればいいか分かりづらくなってしまうため、メンション機能を活用して効率的にやりとりをおこなっています。

特に事務所からの連絡でメンション機能を活用しています。「direct」導入前は、担当者を電話で探し、違っていた場合は別の人に同じ内容の連絡し直す、といった手間が発生していましたが、今では複数のドライバーをメンションして「誰が担当ですか？」と投げかけるだけで、該当者から返事がもらえます。やりとりを1往復で完結できるため、とても助かっています。

メッセージの既読・未読も確認でき、返信がなくても伝わっているかどうかわかるため安心感がありますね。

⸺「direct」をさらに効率的に活用するために、どのような工夫をされていますか？

マニュアルを共有する専用のトークルームを作成し、書類管理に役立てています。ノート機能を使ってパンフレットのPDFや各種資料を格納しておけば、出先でも確認できます。また、数年に1回しかおこなわない業務の流れを備忘録として記載し、次回の作業をスムーズに進められるような使い方もしています。わからないことがあれば「direct」の該当トークを確認するだけで解決できるため、非常に便利です。

また、収集日が1〜2週間後になる場合は、忘れないよう「ToDoスタンプ（＊）」を活用しています。依頼を「ToDoスタンプ」に登録し、回収が終わったら「達成」ボタンを押してもらうという流れです。未回収の案件は「アクション一覧」に残るため視覚的に分かりやすく、回収漏れ防止につながっています。

⸺direct Appsの「タスク」機能を案件管理で利用されていると伺いました。

「タスク」機能は、主に見積依頼がきた際の案件管理で営業部門が活用しています。管理者の確認や承認が必要なタスクは「未対応」に、営業の対応が必要なタスクは「対応中」に置く、という営業が理解しやすいルールを作って運用しています。

具体的には、まず見積依頼を受け取った営業担当者がタスクを作成します。「未対応」のタスクに確認者が目を通し、過去の事例やアドバイスなどを追記します。そのあと、タスクを「対応中」に移動させます。営業担当者は、アドバイスを参考にして見積書を作成し、再度ステータスを「未対応」に変更します。確認者がその見積書を承認した後、再度「対応中」に移動させます。

見積書をお客さまに提出し受注可否の判断待ちになった案件は「完了」に、お客さまに判断いただき受注した案件は「対応済」にすることで、誰がボールを持っている状態なのか視覚的に分かりやすくしています。

⸺そのほかに「タスク」を活用している業務はありますか？

「タスク」では見積依頼だけでなく、社内確認が必要な問い合わせ対応や日々の報告なども管理しています。以前は1日の業務が終わったあと事務所に戻り、パソコンを開いて営業システムに日報を入力してもらっていたのですが、外出しているドライバーにとっては手間のかかる作業でした。そこで日報用の「タスク」を1つ作り、アクションが起こったタイミングで補足説明欄に入力してもらうようにしました。最終的に営業管理システムに内容をコピーして保管していますが、「タスク」を使うことで出先でもスマートフォンですぐに記入できるようになったので、重宝しています。

また、タスクにラベルを付けることで、見積案件や日報などジャンル別にタスクを分類でき、管理がより効率的になりました。

⸺「direct」を使う前と後でどのような効果がありましたか？

職員同士の電話連絡が、体感で約8割削減できました。「direct」でメッセージを送っておけば、作業が終わったタイミングや降車したタイミングで確認してもらえるため、折り返し電話やかけ直しをする必要が無く、一度のやりとりで完結できます。

また文字でやりとりすることで、言った言わない問題もなくなりました。「あの見積書、いくらで出した？」といった質問も、検索機能を使えばすぐに確認できるため安心感があります。

⸺今後どのように「direct」を活用していきたいとお考えですか。

「direct Apps」の「スケジュール」機能を活用することで、出先での確認が多いドライバーもスマートフォンから予定が見やすくなるのではと考えています。今後も「direct」を最大限に活用し、事務所職員、ドライバー、営業の全員の業務効率化に努めていきます。