24時間365日体制の警備を「direct」で素早く情報連携
機械の不具合報告にかかる時間が1/10に短縮

お客さまからのお問い合わせ電話が本社にあった際、「direct」でお問い合わせ内容を本社メンバーに共有しています。

以前は電話でやりとりをしていましたが、情報が抜け落ちたり、一人に連絡するだけで共有できたつもりになり、本当に伝えるべき担当者まで情報が行き届かないことがありました。

「direct」を導入してからは、お客さまから「警備員を増員してください」「巡回を増やしてください」などのお問い合わせを受けた場合に、営業メンバーが集まるグループトークに内容を投稿して情報共有することで、該当地区の担当者が自らメッセージを読んですぐに対応できるようになりました。

また現場を巡回している250名の警備員からの無線や電話が本社に入った際も「direct」で情報共有をしています。

部署ごとにトークを作り情報共有範囲を分けて管理することで抜け漏れがなくなり、責任者が現場サイドへ指示を出さなければならない内容もしっかりと共有できています。

本社の機械警備の管制室は24時間365日体制で監視をおこなっており、昼の担当者と夜の担当者がお互いの情報を引き継ぐ必要があります。現場で発生した事件や機械故障の情報を管制室メンバーが「direct」に共有することで、担当の交代時はもちろん不定期なシフトや担当者が休みの場合でも全員に確実に情報周知できるようになりました。

特に沖縄の機械警備設備は自然災害などの外的要因での故障が多く、一度に10か所以上の機械が故障することもあります。また、夜中に故障した場合は昼の担当者へ情報を引き継いでから修理対応してもらう必要があります。以前は紙の修理台帳で情報を管理していたため、場所だけ伝えても複数ある機械のどれが故障したのか判断できないことや、さらには台帳を見たメンバーしか情報を把握できていないなどの問題が発生していました。

「direct」を使い場所と合わせて故障した機械の状態を写真で共有するようにしてからは、複数ある機械のどれが故障しているのか、またどのような準備をして現場へ向かえば良いのかを素早く判断でき、作業終了の報告も共有できるようになりました。「direct」なら全員が必ず情報を見られますし、すべてのやりとりの既読・未読状況がメンバーごとに確認できるので、誰に情報が伝わったかも確実にわかります。紙の台帳と比べ1/10の時間で機械の不具合情報が共有できるようになり、機械修理の管理情報の抜け漏れもなくなりました。

入札案件の情報も、内容によっては営業や管制室メンバーだけでなく関係者にも資料共有して閲覧できるように連携しています。

以前は本社に持ち帰ってから共有していましたが、落札した後すぐに条件や仕様書を「direct」で共有すれば、本社にいるメンバーが準備に取りかかることができます。本社に戻る前に全員に情報共有ができ遠隔で指示も出せるので、離れた場所にいても同じ感覚で情報を得られるようになりました。

社員からも「direct」のおかげでどの拠点にいても同じ情報を素早くキャッチできるのがありがたいと言われています。