FAXを「direct」に置き換えて手間とコストを削減
毎日発生する発注連絡の「見える化」も実現

これまで、注文書のやりとりにはFAXを使っていました。営業部の社員が取引先から電話で注文を受けると手書きで注文書を作成し、荷造りを担当する現業加工部がいる選果場へFAXで流していました。

しかしFAXだと、注文書が選果場へ正常に届いたかどうかの確認ができません。急ぎの場合などは電話で受領確認をおこなうこともありました。FAX機の調子が悪いと業務に支障を来たすこともあり、何とかしたいと考えていました。

また、すべての選果場にFAX機があるわけでもありません。FAXで注文書を送れない場合には、現場を走り回って担当社員を探し出し、紙を手渡しするような状況でした。現場の作業員が注文を把握していなかったことに気づくのは運送業者のトラックが来たタイミングなので、ドライバーさんに多大な迷惑をかけながら慌てて作業するといった光景もよく見られました。

このように、業務のやり方を非効率だと感じる場面が多々ありました。変えなければならないと思っていたのですが、昔ながらのやり方を続けていたのです。

非効率な業務フローを改善しようと、FAXをビジネスチャットに置き換えることを提案しました。

ビジネスチャットなら単に業務効率を上げるだけでなく、業務の流れを社員から「見える化」できることも大きなポイントだと考えました。コミュニケーションがオープンになって「どこのお客さまに何をいくつ出荷しているのか」が分かるようになれば、出荷先の知識が身につき、若手の育成にもつながります。実務に就く際に一から説明しなくても理解してくれると考えました。今後の発展に力を入れているからこそビジネスチャットが必要でした。

公私を区別するため、プライベート利用しているチャットツールの導入は考えておらず、複数のビジネスチャットを比較検討しました。その中から「direct」を選んだ理由は、使いやすさにあります。正直なところ現場ではスマートフォンを使いこなせている人ばかりではありません。新しいシステムの導入に抵抗を示す社員でもシンプルに使える「direct」は、現場に定着すると考えました。

「direct」を活用することで、社内で発注書をスムーズに回覧できるようになりました。

今ではFAXを使うことはほとんどなくなり、お客さまから受けた注文はPDFとして「direct」で社内に回しています。発注書は出荷日ごとに作成したトークルームで管理しています。

具体的な流れとしては、営業部の社員がりんごの品種や等級・数などをExcelのフォーマットに記入します。現場ではPDFとして送られた発注書を紙に印刷して、確認しながら指示通りに箱詰めしたうえでその紙を箱に添付して間違いがおこらないようにしています。FAXが読みづらいといったトラブルもありませんし、FAXの受信確認のために電話をする手間も省けます。紙を手渡しするために事務所から現場に走ったりすることもなくなりました。

そのほかのコミュニケーションにも「direct」を活用しています。「良い会社づくりプロジェクト」というトークルームでは、今後の会社の行く末や青森の農業についてディスカッションをおこなっています。若手を巻き込みながら話し合いを進めるために、「direct」は必須のツールになりました。

今まで、FAXを使った資料共有に多くのコストを割いていました。1回送るのに数十円かかり、FAX専用の感熱紙も案外値が張ります。発注のやりとりを「direct」に置き換えることでFAXを送る手間は削減され、送信エラーに気を遣うことも受領の確認作業にも時間を取られることもなくなり、非常に助かっています。

今後は2年計画くらいで、社内のコミュニケーションを「direct」に完全移行したいと考えています。特に繁忙期の秋から冬にかけては注文が殺到するので、L is Bさんとも連携しながら、抜け漏れがなく、さらなる効率化につながる運用方法を模索していきたいと思います。

「direct」にはさまざまな機能があるので、紙媒体でのチェックをなくしたり、「良い会社づくりプロジェクト」にも「direct」をさらに活用していきたいと考えています。