「翻訳ボット」を活用して、外国人財と受入企業が直接やりとりできる環境を作る

アイ・エイチ・ディ協同組合　難波 暁人様（以下、IHD難波様）：
これまでは、外国人財の方とのやりとりにはSNSのメッセージ機能やプライベートで利用しているチャットツールを使用していました。しかし外国人財の方が来日したときなどには、そのツールが使えなくなることもありました。また、受入企業さまがSNSをプライベートで利用されていることも多く、公私混同が課題となっていました。

当組合では、外国人財の方・受入企業さまをサポートすることで、外国人財の方が日本の企業でいきいきと働ける仕組みづくりを進めています。外国人財の方と受入企業さまがコミュニケーションを取りやすい環境を作るために、電話番号やメールアドレスがなくてもアカウントを作成・維持でき、なおかつ公私混同を避けられるツールを探していました。

株式会社サンラヴィアン　南 百恵様（以下、サンラヴィアン南様）：
弊社でも、外国人財の方との連絡手段は課題でした。弊社の通訳を通すか、またはIHDさまを通してしか連絡を取れない場面も多く、聞きたいことがすぐに聞けない、伝えたいことがすぐに伝わらないという状況でした。

IHD難波様：
情報収集のすえ、5社程度から説明を受けました。その中で「direct」に決めた理由は主に2つです。

1つ目がコストの面。当組合の場合、ユーザー数は最大で800名まで膨らむことを想定していたので、過大な負担とならないサービスを探していました。

2つ目の理由は使いやすさです。日本語を勉強中の外国人財の方でも直感的に使えて、幅広い年齢層の方がいらっしゃる受入企業さまでもスムーズに導入していただけることが重要です。「direct」は見た目がシンプルなので、誰にとっても使いやすそうだと感じました。電話番号・メールアドレスなしでも登録ができる上に、パソコンやスマートフォンなどさまざまな端末から利用できる点も魅力的でした。

サンラヴィアン南様：
外国人財の方と直接やりとりする手段をご提供いただけるというだけでも大変うれしく思いました。実際に使っていても、「direct」はシンプルでとても使いやすく、素晴らしいビジネスチャットだと感じています。

アイ・エイチ・ディ協同組合　判野 仁紀様（以下、IHD判野様）：
外国人財の方・受入企業さま・当組合職員が入ったトークルームを、受入企業さまごとに作成しています。たとえば、入社案内や宿舎情報などが「direct」に書かれます。グループトークに後から追加されたメンバーも過去のやりとりを見られるように設定できるので引き継ぎも簡単です。

トークルームではノートも活用されています。たとえば、宿舎情報や名簿をノートに整理しておくことで、新しく来日する外国人財の方にとっても見やすくなりました。ミーティングの資料や議事録もノートに記録しておき、参加していない人にも見やすい形で運用されています。

受入企業さまと当組合職員だけが入ったトークルームでやりとりすることもあります。メールボックスを検索しなくてもトークを見れば、誰がどのような連絡をしたのか簡単に確認できるようになり、時間短縮につながりました。

なお、受入企業さまには「direct」の導入を無理強いしないようにしています。あくまでも「direct」を使うと便利になること、「翻訳ボット」（＊）やビデオ通話もあること、おすすめの使い方などをご提示する形で、最終的なご判断は受入企業さまにお任せしています。

サンラヴィアン南様：
私が一番便利だと感じているのは、すべてのメッセージに対して既読・未読がわかることです。これまで、外国人財の方に向けて「水道管が凍らないように、このように対策をしてください」「日本でモペットに乗るためには免許が必要です。ベトナムとはルールが違うこともあるので気をつけてください」といった内容をお伝えしていましたが、本当に伝わっているのかどうか確認ができていませんでした。「direct」を使うようになってからは、一斉連絡の内容が誰に伝わったか、伝わっていないかを簡単に確認できるので助かっています。

IHD判野様：
「翻訳ボット」のおかげで、日本語が得意でない外国人財の方との迅速なやりとりが可能になったと伺っています。サンラヴィアンさまのように通訳の方がいらっしゃる受入企業さまばかりではありません。当組合を通さなくても言語の壁を超えてやりとりができるようになったことは、お喜びいただけているようです。

たとえば、外国人財の方が病気になった際、これまでだと状況をうまく伝えられないこともありました。ごく簡単な日本語か、当組合を通すかになりますが、一刻を争う場合もあります。その点「direct」の「翻訳ボット」を使えば、日本語が得意でなくても言いたいことをすぐに伝えられます。

外国人財の方の中には、言葉が通じないことで不安を抱いている方もいらっしゃると思います。「direct」であれば日本語が苦手であってもやりとりができるので安心していただけているようです。

サンラヴィアン南様：
弊社には通訳スタッフもおりますが、通訳スタッフを介さなければならないとなるとタイムラグが生じてしまいます。それらがお互いのストレスになっていましたが、「direct」のおかげでかなり改善されました。バーベキュー大会の場所が変更になったときも、「翻訳ボット」のおかげですぐに周知できました。

IHD判野様：
「direct」を活用し始めたことでコミュニケーションが活発になり、外国人財の方と受入企業さまとの距離が近づくきっかけとなりました。

たとえば「みんなで一緒に清掃活動をしませんか」という提案に対して、外国人財の方は積極的に参加・不参加の連絡をくださっています。「セレクトスタンプ」も活用されていて、一時帰国の際にどこの空港を使うかといったアンケートも「direct」上でおこなわれています。

そのほか、外国人財の方、受入企業さま、当組合職員が3者で会話することもあります。当組合から「あなたは試験に合格しました」という連絡を入れたところ、受入企業さまからも「おめでとう！」とメッセージがあるなど、コミュニケーション活性化のきっかけとなっています。さらに、「direct」のビデオ通話機能を使って、当組合の講師と外国人財の方が日本語学習をする光景も見られます。ツールを切り替えることなく通話ができて、学習のハードルが下がっているようです。

サンラヴィアン南様：
今まではIHDさまを通してメッセージを伝えても、外国人財の方から直接お返事をいただけるわけではありませんでした。本当に伝わっているのかが不安だったのですが、「direct」なら外国人財の方と直接やりとりができるため、コミュニケーションの質が上がりました。

IHD難波様：
より多くの受入企業さまに「direct」をご活用いただけるよう、当組合としてもサポートしていきたいと考えています。また今後は「direct Apps」も活用したいと思っております。direct Appsの「掲示板」を使って、当組合からの連絡や受入企業さまの広報などをおこなえるよう準備を進めています。

今後、さらなる人手不足が見込まれ、日本企業において、外国人財が必要不可欠となります。当組合の使命の一つは、受入企業さまが外国人財を受け入れやすく、外国人財が分け隔たりなく働くことができ、生活しやすい環境を構築することです。「direct」はそうした環境構築に大変貢献してくれていると感じています。

「direct」をきっかけの1つとして、当組合・受入企業・外国人財によるコミュニケーションを活性化し、より良い外国人財受入環境を目指していきたいと考えています。