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デジタル技術を積極的に活用して競合他社に差をつける
北海紙管株式会社
- 取締役 専務執行役員 社長室 兼 資源戦略本部 本部長
小西 和孝 様
- 資源戦略本部 本州資源戦略部
大友 泰良 様
- 総合企画部 企画室 担当課長代理
本多 正典 様
北海紙管様が目指すのは消費社会の先にある循環型社会。そして更にその先にあるモノだけでなく、そこに込められた人の想いも大切にするリサイクル企業です。本社である北海道と本州の広い範囲に事業所を展開しているため、離れた各地との情報共有が非常に大切になります。そんな環境の中で「direct」がコミュニケーションツールとしてどのように使われているのかをうかがいました。
POINT
課題
導入の
決め手
活用・効果
「direct」導入のきっかけ
小西様（以下、小西）：
北海紙管では広く事業所を展開している各地の情報が入手できるメリットがある一方、出張コストや情報伝達スピードの部分でデメリットがあると感じていました。競合他社に差をつけるためには、このデメリットをどう克服するかが重要になってきます。メール以外のコミュニケーション手段を模索していく中で、無料のチャットツールなども検討しました。しかし手軽な反面セキュリティや業務情報の持ち出しなどで不安があり、セキュアで情報管理可能な安心して使えるツールを探していました。
そんな時、ある雑誌で「direct」が流通大手量販店で業務全般に活用されているという記事を読みました。そこで紹介されている機能やUIなどがわれわれが求めるものにぴったりだと感じたこと、大手企業が「direct」を利用していたこと、また「direct」自体が日本国内で顧客の要望を傾聴しながら開発を行っているという安心感が決め手になり「direct」を利用することにしました。
アクションスタンプを積極的に活用
小西：
「direct」を導入する際、当社には課題がふたつあると思っていました。ひとつは離れた場所同士のコミュニケーション、もうひとつは業務タスクの管理です。今までのメールでのやり取りではグループを作ったりソートしてみたりと試行錯誤しましたが、どうしても円滑なコミュニケーションをとることが難しかったんです。directを導入後はこれまでの課題が一気に解消しました。交わした会話の履歴も残るし複数人に対するメッセージも誰が読んだか一目でわかります。自分以外のメンバーが送ったメッセージの既読状況もわかるので、業務指示・フォローが大変おこないやすくなりました。
大友様（以下、大友）：
「direct」導入後はアクションスタンプのひとつである「タスクスタンプ」を活用し、チャットでのやり取りの中で発生した作業をすぐにタスク登録するルールを作りました。現場の問題ややるべきことが発生した場合に、すぐにアクションスタンプで共有することにしています。自分やメンバーのタスクをチームで共有できるため、業務の見える化が可能です。またタスクごとの達成報告もスタンプのタップだけで完了するので、自分の仕事が終わりました、という共有がとても楽にできます。
小西：
アクションスタンプのリストを見るだけで、依頼者と実行者の両者が同じツール内でタスクを整理、管理できるようになりました。「direct」のおかげでコミュニケーションツールとタスク管理ツールがひとつにまとまり、業務指示と管理が楽になりました。
大友：
営業部では「今ココスタンプ」専用のトークがあり、行動のログとして今ココスタンプを投稿しています。タイムカードもありますが、直行直帰や出張時などは今ココスタンプのほうがよく使われている印象があります。
小西：
私からはメンバーに対して読んでほしいニュースの記事や為替情報などを毎朝一斉に配信しています。
大友：
最新のニュースを送ってもらえるのですぐに情報が知れる反面、勤務時間外にもプッシュ通知を受けてしまうということがあって、現在では深夜から早朝には送らないというルールができました。
小西：
社内では劇的にメールが減りましたね。メールだと埋もれる情報が多かったんですが、そのようなことがなくなりました。これだけでも大きな効率化だと思います。
大友：
今は「direct」を中心に業務が進んでおり、私達の仕事に無くてはならないツールです。「direct」がなかった頃はどうやって仕事をしていたのか忘れてしまったくらいです。
情報漏洩の心配がなくなり信頼性がアップ
小西：
「direct」は管理者がメンバー管理を行うので、プライベートツールとの分別がしっかりとでき、操作ミスによる情報漏洩の心配が無くなりました。直感的に操作できるので、導入直後から違和感なく使うことができました。
オフィスのフリーアドレス化もスムーズに進めることができたのは「direct」のおかげだと思っています。当社では、廃棄物を運んだ先での適切な処理管理など、コンサルティングもしています。情報セキュリティは信頼性という面でとても大切ですから、お客様からの質問に自信を持って「安全に情報管理をしています」と答えられるのも「direct」の良いところですね。
ポジティブな環境でデジタル技術を積極的に活用
小西：
当社は業界のイメージを変えたいという想いで、自社だけでなく、社外向けにも積極的に新しいことに取り組める環境を作っています。 社員の自発的なチャレンジにも寛容で、意欲があればどんどん挑戦することができます。紙を扱うこの業界ではデジタルを嫌う風潮がありますが、紙が減っていくのは時代の流れであり逆らっても紙の利用が増える訳ではありません。
競合他社に先んじてデジタル技術を利用して紙を集めるという発想で、 新規開拓やコスト削減を進めています。 今でこそリサイクル事業はクリーンなイメージがありますが、事業を始めた当時はネガティブなイメージを持たれることもありましたので、ヤギのキャラクターやカラフルなペイントで明るいイメージの普及にも努めてきました。社内には提案制度があり、社員からの提案で本物のヤギも飼っています。
大友：
ヤギといえば紙を食べるイメージがありますが、現代の紙は食べるのには適さないので実は野菜や草を食べているんですよ。
「direct」に期待すること
大友：
用しているアクションスタンプに、誰宛てのものかわかる機能ができると良いですね。数あるアクションスタンプのリストから、自分宛てのものをソート
できるとさらに便利になると思います。
小西：
今後の「direct」の更なる進化に期待しています。
※記載内容は2017年5月時点のものです。