拠点間でのコミュニケーションを活性化
大型コンテナ搬入スケジュールなど、スムーズな情報共有を実現

2021年に「direct」を導入しました。それまでは、メールや電話、紙でのコミュニケーションが主でした。部署や全体への周知はメールでおこなっていたため、社用の携帯電話を持っていない職員は出社しなければメール内容を確認できず、不便だという問題がありました。メールでの連絡がとれないときは個人の電話番号に連絡することもあり手間になっていました。気軽に連絡がとれない状態だったため、複雑でない内容を口頭で伝えようと思っていたら忘れてしまうなど、スムーズな連絡手段がありませんでした。

プライベートとビジネスを切り分けながらも、ちょっとした連絡や挨拶でも投稿しやすい、ビジネス用のコミュニケーションツールがあればと思っていました。そこで、ITシステム関連の相談でいつもお世話になっている株式会社サンソウシステムズさんに連絡したところ、「direct」をご紹介いただいたのが始まりです。

「direct」を使う決め手となったのは、写真の共有や既読・未読機能などの機能面です。位置情報を共有できる「今ココスタンプ」の存在も魅力的でした。弊社は、輸送関係や土木建設関係などの各種梱包機材や資材を取り扱っています。建設関係の仕事では、現場ごとに場所が変わるうえ山奥に行くこともあり、営業同士が落ち合うのも大変でした。そのようなときに簡単に現在地を共有できる「今ココスタンプ」があれば便利だと感じて導入しました。

新しいツールを導入するというと不安に思う人もいましたが「普段使っているチャットツールと同じようなもの」と伝えると、すんなり受け入れられました。

メールと「direct」の使い分けはどうしようか、という話が出た際は、社内でのやり取りは基本的にすべて「direct」にしよう、と周知こそしましたが、強制はあえてしませんでした。メールにはメールの良いところがあるので、使いやすい人からどんどん使っていき、そこでルールを決めていければいいと思いました。

「direct」を使用するうえで、サンソウシステムズさんからルールブックを共有いただき、社内でのルールを決めていきました。たとえば平日の定時時間外や土日などは、緊急連絡以外は「direct」を使わない、といったものです。

ちなみに私個人としては、部署によっては1日に大量のメールが来る人もいるので、外部とのやり取りはメールで、社内は「direct」にするとやり取りがしやすいかなと思っています。

営業同士のやり取りでは、想定していた方法以外でも日々の報・連・相ツールとして活用しています。たとえば「荷物の引き取りがまだあるようなので、近くにいる人はいませんか」という職員への呼びかけや、車両トラブルの共有などです。

弊社では朝礼の際に、大事な伝達事項を伝えることもあります。しかし朝早くから配送に出ている社員もいますし、支店社員も一度に同じ場所に集まれません。そこで朝礼で話したことを私がまとめた後「direct」で全社に共有しています。また本社と埼玉支店、両方に経理部があるのですが、双方の連絡でも「direct」を使っています。これまであまり活発ではなかった拠点間でのやり取りが生まれたのは思いがけないメリットでした。

また、これまで欠勤連絡は始業時間を待って会社に電話をするか私に直接連絡する流れでした。しかし私が海外に出かけている場合などは連絡が付かず、欠席の連絡一つするのも大変でした。「direct」導入後は、時間を選ばずに、直接担当者へ連絡ができるようになりました。欠勤連絡や電車の遅延なども、全社連絡で気軽にやり取りできています。

大型のコンテナ搬入の際に活用できるように、コンテナ連絡用のトークも作っています。コンテナがいつ搬入されるのかあらかじめ知っていないと、コンテナ到着時に車の移動や倉庫整理が必要になってしまうなど業務に無駄や遅れがでる可能性があります。コンテナ内の商品の詳細や搬入日時が記載されているPDFファイルを事前共有することでスムーズに業務がおこなえます。

紙での共有ではその人しか見られない状況でしたし、メールでやり取りしていたときは、ガラケーを持っている人が多かったので、画像が小さすぎて見にくい状況でした。その頃と比べるととても便利になりました。

お客さまの祝い事にお花をお贈りしようと思い、花屋さんに来ていただいたことがありました。私は出先だったため、現物は見ることができなかったのですが、写真共有機能を使って確認ができたため納得のいくものをお贈りすることができました。出先でも画像がすぐに、しっかりと大きく確認できるので、とても便利だなと感じました。

同じトーク内にいるメンバー全員がやり取りを確認できる点も良かったです。後日、お客さまの会社に伺った際、どのようなお花をお贈りしたのか事前にわかっているので、お客さまとの会話にもつながります。

営業が出先で商談中の場合、電話に出られないこともあると思います。しかし「direct」なら、商談の合間にサッと確認がしやすいので、忙しい営業とのコミュニケーションツールとしても役立っています。既読・未読がわかるので、連絡が行き届いていない人を探しやすい点も便利です。

「direct」を使って会社の看板用のロゴ案を共有し、職員に相談をして決めたこともありました。簡単に意見交換ができるからこそみんな協力してくれました。

今後は、タスクやスケジュール機能を活用して、さらなる効率化も考えていきたいです。