時間の有効活用や連絡ミスの防止につながり、コミュニケーションの取り方が前進
災害時の迅速な安否確認にも「direct」が活躍

⸺「direct」を導入する前には、どのような課題がありましたか？

これまでのコミュニケーションは、対面や電話・メールが主でした。ところが、本社工場と金沢工場が離れていることもあり、話したくてもなかなか担当者が捕まらないことも多かったのです。電話は単純に時間が取られ、メールはレスポンスのスピードに課題がありました。

そこであるグループウェアを導入したのですがあまり浸透しませんでした。付随するチャットシステムは直接通知がこなかったため、連絡に気づくのが数日後ということもあったくらいです。

その結果、個人で利用しているチャットツールで連絡を取るようになったのですが、個人用のアカウントを交換することに抵抗がある社員もいます。仕事とプライベートを分けたい人にも配慮して、ビジネス利用に適したチャットツールを探しはじめました。

⸺数あるビジネスチャットの中で「direct」をお選びいただいた理由をお聞かせください。

当時、情報収集としていくつかイベントに参加していた際、あるオンラインイベントで「direct」を知りました。シンプルな操作性と馴染みやすさに焦点を絞って検討を重ねた結果、「direct」が最適であると判断しました。

他社のビジネスチャットも魅力的でしたが、社員に浸透するかは別の問題だと考えていました。どんなに便利なツールでも、導入前に拒否反応を起こされてしまっては意味がありません。弊社には20代から定年後再雇用されている方までいるため、幅広い年齢層の社員全員が違和感なく直感的に使えそうなシンプルな操作性から、「direct」の導入を決めました。

また、イラストを使ったスタンプが多くあることも決め手の1つです。業務用ツールとして「了解です」「荷物を送りました」といったフォーマルな会話が多くなりがちですが、スタンプを使うことでやりとりが和やかになり、関係性が深まると考えています。

⸺「direct」はどのようにご利用いただいていますか？

本社人員や工場長、生産管理の責任者など、間接部門を中心に、30名～40名程度で利用しています。
やりとりに際しては、全社的なトークルームのほか、各工場とのやりとりや部署ごと、部署横断的なものや外部の方を招待したものなど、さまざまなトークルームを作成しています。用途に応じたトークでスムーズに連絡がとれています。

⸺社外の方々とのやりとりでも「direct」は利用されているのでしょうか？

社外の方とコミュニケーションを取る機会も多くあり、その際も「direct」を利用しています。これによって社外の方々とのやりとりもスピーディになり、電話やメールより密なコミュニケーションが取れるようになりました。今では先方から「direct」でのやりとりに追加したいメンバーがいると連絡が来るほどです。

⸺トークでのやりとりの他に、どのような機能を活用されていますか。

ノート機能は重宝しているものの1つです。会議やトークで何かを決めた後に、それをノートにまとめておきます。トークは遡る必要がありますが、ノートであれば決定事項が一目で分かるため便利です。

トークでも、文字だけでなくファイルや画像、URLなどもあわせて送付するなどの工夫をしています。「direct」は手間なくファイル共有できるほか、容量も気にせず使えるのでいいですね。「こんなエラーが出たのですがどうすればいいですか」といった内容も、画面キャプチャを添えて手軽に送れます。
リアクション機能も使っています。「いいね！」や「ハート」のような、テキストで返信するほどではない反応を気軽に送ることができるので便利です。

⸺さまざまな機能をお使いいただいているのですね。利用に際してルールなどは設けていますか？

いえ、ルールは特に定めていません。使い慣れてもらうことが先決だと考えているからです。使ってみることで知らなかった便利な機能を発見し、それを見ると他の人も「そんな機能があるんだ」とさらに使ってみたくなる、こういった循環が、弊社に「direct」が浸透している理由の1つなのかもしれません。

⸺「direct」を活用して得られた効果があれば教えてください。

電話の件数が大幅に減りました。以前は本社や工場管理の人員間で頻繁に電話が使われており、それを手間に感じることがありました。1人あたり1日約5件ですが、間接部門全体の総件数は多くなっていました。

しかも、電話を受けた人がハブとなって全体に周知しなければならないこともありました。たとえばお客さまからご意見をいただいた際には、関係する社員1人ひとりに伝える必要があります。「direct」であればトークに入っている全員に情報が一斉に伝わるので、伝達の手間が大きく削減されています。

⸺今は電話を使うことはほとんどないのでしょうか？

特別な事情がない限り、電話をかけることはなくなりました。以前は「FAXを送りました」「トラックに荷物を何個積みました」「こういう問い合わせがありました」といった内容で電話をしていましたが、今ではすべて「direct」を通じて連絡をとることができます。即時に返信ができなくても、空いた時間にメッセージを確認できるため、時間を有効に使えていると感じます。画像も添付できるので、受け手側の解像度も上がっているのではないでしょうか。

⸺そのほかに、「direct」を使っていて便利だと思ったことはありましたか？

今年の1月に石川県で大きな地震があった際にも「direct」は活躍しました。安否確認システムは別のサービスを使っていますが、「安否確認しましょう」という確認を先に「direct」を通しておこないました。そうしたのは「direct」であれば元旦でもすぐに反応してもらえると思ったからです。その結果いち早く社員の安否を確認できました。

総論として、「direct」は問題解決に至るコミュニケーション円滑化に貢献してくれていると思います。意見を言いたいときや言うべきときに、これまでは対面でなければ難しかったことが「direct」で代替できています。不満や不安を言語化して伝えることは、課題解決の第一歩です。「direct」を導入したことでコミュニケーションの取り方が確実に前へ進んだと感じています。

⸺「direct」の今後の使い方についてお考えはありますか？

現在は間接部門での活用に留まっているので、今後は全社員で使いたいと思っています。

生産現場でも、コミュニケーションに関する課題は多くあります。工場は交代制のため、たとえば交代の方が病気で来られなくなった際に連携不足で代替人員が用意できず、早番の方に残業してもらうなどの事態も起こってしまっています。迅速な状況把握やスムーズな調整を「direct」でおこなうことで、そうした事態も未然に防げるのではないかと期待しています。