情報漏洩の心配がないセキュリティ機能で全社採用、利用率は8割以上

社内から無料のSNSツールを利用したいとの声が上がっていましたが、訪問販売をおこなうため個人情報を取り扱う社員が多く、会社として認められない状態でした。情報漏洩の心配がなく、やりとりのログを取得できることを要件とした社内で安全に利用できるチャットツールを探す必要がありました。この要件を踏まえ、さまざまなチャットツールを比較した中で「direct」の利用を決定し、情報システム部で1年間検証をしたのちにセキュリティ上問題がないと判断して全社に広げていくことになりました。

毎年、「direct」の開発拠点であるL is Bの徳島オフィスに訪問しセキュリティチェックをさせていただいています。

業務上報告書用の写真を撮ることも多いのですが、写真の共有については課題がありました。セキュリティ上USBメモリなどを経由してデータを移すことが認められていないため、以前はスマートフォンで撮った写真をメールで自分に送信し、PCで保存してから報告書に貼り付けていました。

今は撮った写真を「direct」のメモ帳ボットに送るだけで、トークを開けばいつでもPCから画像を保存できるので、報告書への貼り付けが非常に簡単にできるようになりました。この方法は社内のマニュアルにも記載し、社内でボットを活用しています。

「direct」を社員が利用する際にはITセキュリティ勉強会の受講を必須としています。e-ラーニングで視聴をするのですが、受講理由に「direct」を利用したいためと書かれることが多くなりました。社内では現在1900人がアカウントを持っており、アクティブ率は8割を超えています。

電話での応答が難しい相手へ「direct」で連絡するとすぐに返信が来るほか、資料の共有も頻繁に「direct」でおこなわれるようになったため、社員が日常的に利用していることを実感しています。

2020年に新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が発令されたため、全社的にテレワークとなり標準で「direct」を利用することになりました。メッセージ数も以前に比べ3倍になり、1か月で12万通以上のメッセージが行き来しています。