フランクなコミュニケーションを実現させ、事務連絡にかかる時間を1日あたり30分削減

弊社では、それぞれの社員がいろいろな現場に頻繁に出かけます。かつてはプライベートで利用しているチャットツールでコミュニケーションをとっていたのですが、いくつか課題がありました。

たとえば、プライベートとの公私混同を嫌がる社員が多くいました。弊社は土日の稼働も多いので、休みをとっている社員にも連絡が届いてしまうことがあります。それは気づかないうちに、意外とストレスになってしまっていました。

業務にも課題がありました。あくまでもプライベートで利用しているツールなので使用を強制できず、電話やメールでの連絡も並行しておこなわれていました。その結果、なかなか連絡が取れなかったり、メッセージを確認したか分からなかったり、あるいは同じ連絡を何度も送ってしまっていました。

また、セキュリティ面での課題もありました。やはり会社として安心できるビジネスチャットを導入したいと考えていたときに、取引先さまから「direct」をご紹介いただきました。

「direct」の説明を聞き、抱えている課題を解決できそうだと感じました。そこで、少人数でのトライアルをすることになります。

さわってみてすぐに、とにかく使いやすいことに驚きました。プライベートではチャットツールを利用していることもあって、違和感なく使い始めることができました。また「direct」はビジネスチャットなので、プライベート利用のチャットと使い分けることで、公私の区別もうまくいきそうだと感じました。

トライアルは5名程度でおこなっていたのですが、これであれば他の社員にもスムーズに浸透するだろうと意見が一致し、本格導入を決めました。予想通り、社員の皆さんは「direct」を抵抗なく使ってくれています。１週間程度で浸透したのではないでしょうか。

最初は「操作性が変わらないのならプライベート利用しているチャットツールでいいのではないか」という意見もありましたが、仕事のオンとオフを明確に切り替えられることは大きなメリットだと思います。実際に、今では仕事の連絡はほとんど「direct」でおこなわれており、プライベートで利用しているチャットツールはほぼ使われていません。

現在、検査担当者と営業員が「direct」を利用しています。やりとりの内容としては、技術的な案件や質問、あるいは営業に関わる連絡も多いようです。

特に、出先で悩んだときにすぐに相談できることは重宝されています。お客さまと話す中で分からないことはどうしても出てくるものですが、「direct」を通してアドバイスなどのやりとりをおこない、課題を解決しています。

また、グループで現場に行くときは新しいトークルームをそのメンバーで作ってやりとりをしています。そのトークルームに情報が蓄積されていくことで、作業工程をリアルタイムで共有するだけでなく、途中参加のメンバーへの引き継ぎにも活用しています。

「direct」のおかげで、連絡にかかる時間がかなり短くなりました。メールであれば「ご査収のほどよろしくお願いいたします」といったようなかしこまった文言を社内であっても付けてしまいがちです。ところが「direct」ならフランクなやりとりができるため、メッセージをパッと送れます。小さなことですが、積み重なることで1日あたり30分くらいは時短になっているのではないでしょうか。

また、スタンプも多用しています。プライベート利用しているチャットツールの場合、スタンプを使うと失礼になるのではないかと考えてしまうものです。しかし「direct」はビジネスチャットなので上長に対してもスタンプを気兼ねなく送ることができ、文章とセットでスタンプを使うことでメッセージを和らげることもできます。新人からスタンプが飛んできても失礼とは感じないですし、むしろ堅苦しい文章を打つ間に作業が進められると思うと積極的にスタンプを使ってほしいとすら思います。

他に、現在地を報告する「今ココスタンプ」も便利に使っています。大きな橋を検査することもあるのですが、橋の点検箇所は住所で表すことが難しく、たとえば「灰色のビルの辺りに集合」などと言われても、全然分かりません。しかし「今ココスタンプ」なら現在地のGPS情報を共有できるので、現場応援に行くときに非常に便利に使っています。

技術的な情報を画像で共有することで、不要な出張を減らすことができています。

「direct」なら写真を撮ってそのまま送れますし、写真に文字や記号を書き込むこともできます。たとえば現場では紙の図面を使っているのですが、FAXを送れない、スキャンができないといった際に、「direct」ならすぐに送ることができるわけです。

特に技術的な話をするときには、写真の送付は非常に効果的です。「検査箇所はここだけですか」「この状況はどう思われますか」など、言葉では伝わりづらいものも写真ならひと目で分かります。

報告される側としても、やはり実際に見てみないと分からないと感じることも多いです。特に複雑な形状のものだと口頭で伝わるはずもなく、仕方なく後日現場に見に行かなければなりません。「direct」なら画像の確認だけで終わるので往復にかかる時間が削減され、より効率的に仕事ができるようになりました。

現在はチャットを中心に使っているのですが、「ダイレクト 2.0」にアップグレードされたこともあり、チャットだけでなくいろいろな機能を一元的に使っていきたいなと思っています。

たとえば現在は、勤怠の管理をタイムカードやアプリでおこなっています。しかし勤務形態は社員によってバラバラですし、出張時のイレギュラーな対応もあり、本当はもっと効率的に管理したいと思っていました。「direct」であれば、チャットボットを使ってそうしたものを一元的に管理できますし、日報ともリンクさせやすそうだと感じています。

またメモ帳ボットは、すぐにでも入れたいと思っています。個人専用のトークルームで、チャットボットを相手に会話をするようなイメージで、メモや資料を残せると聞きます。

あちこちに散らばっている情報を「direct」に集約することで、今以上に便利に使えそうだと可能性を感じています。