年齢を問わず簡単に使える「direct」で現場状況を動画で共有
休日の電話対応件数が9割も削減

当社は、急な連絡でスピーディーな対応を求められる業務が多く、特にアパートの管理をしている部署などは、入居者さまから「ここが壊れたのですぐに修理をしてほしい」など、時間や曜日を問わずに緊急の連絡が入ります。すぐに現地へ行き対応できる職人さんの手配をおこないますが、職人さんとの連絡は電話か直接会って話をするしか手段がありませんでした。時間を決めて集合し、説明をしてから現地に行ってもらったり、その時間も取れない場合は電話で細かい部分まで説明しなくてはならないため、具体的な内容が伝わりにくく、効率の悪さを感じていました。

また職人さんが現地についてからも状況報告や費用についての確認など何度もやりとりが発生し、作業完了まで電話の対応に追われてしまい、ほとんど休みがない状況に頭を悩ませていました。

これまで社内で、Gmailやグループウェア、プライベートのチャットツールなど他社のサービスを試してみましたが、どれも納得感が得られず悩んでいたときに「direct」を活用している取引先から、現場での使いやすさや評判の良さなどを聞きました。取引先も使っているのであれば効率もいいのではと考え導入したのがきっかけですが、社内だけではなく取引先や職人さんなどの社外メンバーも含めて連絡し合えるという機能面、そして何よりもセキュリティの高さと安心感に満足しています。

取引先や職人さんなどの社外メンバーとの連携に活用できる「direct GuestMode」は、セキュリティ面で安心してやりとりができて大変助かっています。

「direct」導入前は、職人さんは年齢層の幅が広くメールは使い慣れていない方も多いため、スムーズに連絡が取れませんでした。70代の職人さんもいますが、「direct」は思った以上に簡単で使いやすいと皆さんに好評です。
職人さんに作業現場から現状を動画で撮影して送ってもらうことで、伝わりにくいことも状況把握がしやすくなり、確認のために改めて現場に行く必要がなくなりました。やりとりがすべて残るので、業務報告や日報の記録としても役立っています。

また、現場の職人さんがメンテナンスや修理が必要な部分を発見した際も、現場の状態を録画して送ってもらい担当の業者へ転送するだけで詳細を理解してもらえるので、スピーディーな対応が可能になり、大幅な効率アップに繋がりました。

「direct」のトークで事前に注意事項などを共有できるため、当日の電話確認や説明に出向いたりする手間がなくなりました。また、以前は社員の不在時にパートの方が職人さんからの電話を受けた際、現場の詳細な状況や難しい説明を受けても、対応や返答に困っていました。今はパートの方と職人さんも同じトークでつながることにより、具体的な部分は写真で分かりやすく共有されたり、他のメンバーが代わりに返答することもできるので、とてもスムーズに対応できています。

トークでのやりとりが履歴として残るので、トークに参加しているメンバー全員が進行状況を追って確認することができ、改めて電話報告をする必要もありません。
「direct」を活用してからは、ちょっとした質問のために受けていた電話が大幅に減り、特に休日に受ける電話の件数はなんと9割も削減できています。