オプションサービス
社内コミュニケーションがより活発に
アズワン株式会社
- IT推進部 部長
福田 智宏 様
- マネージャー
箱田 真一 様
1933年に創業したアズワン株式会社は、研究用機器機材、看護・介護用品 その他化学機器を販売する理科学機器の総合商社です。以前は紙のカタログ販売が中心でしたが、近年ではWeb販売に注力しており取り扱い商品数も150万点以上に拡大しているそうです。膨大な商品を取り扱う総合商社で、「direct」がどのように活用されているのかうかがいました。
POINT
課題
導入の
決め手
活用・効果
「direct」導入のきっかけ
福田様（以下、福田）：
きっかけはコミュニケーション改革ツールのセミナーです。「direct」とチャットボットの紹介を聞いて、社内連絡のメールで溢れている当社の現状を改善できるのではと直感してトライアルに申し込みました。IT推進部内とコールセンター部門で試用してみたのですが、コミュニケーションにかかる手間と速度がメールとは明らかに違い驚きました。
相手が読んだかどうか判断できないメールとリアルタイムでチャットを行う「direct」とでは、やりとりのしやすさは圧倒的に「direct」が上でした。情報共有レベルの高さを実感して直感が確信に変わり、導入を決めました。
部署内のコミュニケーションが活発に
箱田様（以下、箱田）：
以前までの内線やメールでは、どれだけ気をつけていても稀に連絡漏れが起きていました。ですが「direct」は誰がメッセージを見たか見ていないかがメンバーごとに分かり、情報がどこまで伝わっているか把握できます。通知機能でメッセージに確実に気付くことができるのも良いですね。
チャットなので短いメッセージも気軽に送りあえて、相手が指示を理解したかどうかの反応があるのもメリットです。特に管理職側がスタンプを使うと和やかな雰囲気でやりとりができるので、他のメンバーもコミュニケーションをとりやすくなりますね。
福田：
障害発生時の対応にも役立っています。担当者が休暇を取っていたりすると、今までは現場にいるメンバーだけで障害対応を行わなければいけなかったのですが、「direct」ならメンバーがどこにいても該当するトークルームに状況を共有するだけでスムーズな対応ができます。IT推進部としてはこれが一番助かりました。
箱田：
コールセンター部門でトライアルを行った際に「今後も「direct」を使って業務を行いたい」という声が上がりました。現在は「direct」を利用することで営業との情報共有がスムーズに行えるようになりました。
福田：
導入して初めての月はアクティブユーザーが250人ほど、メッセージ数が29,000通ほどでした。翌月にはメッセージ数が約50,000通に増え、現在はアクティブユーザーが約430人、7月のメッセージ数は約94,000通にまで増えています。最近は役員から海外や各支店ともやりとりをしたいと要望がありました。今後も「direct」の利用がどんどん広がっていくと思います。
働き方改革を実感
福田：
「direct」は働き方改革の推進力になると思っています。
例えばメールはToとCcが分かれていますが、Ccだと当事者意識が低くなりがちで「きっと誰かがやってくれる」と感じてしまいます。しかし「direct」はチャットなのでメンバーを指定したメッセージ以外はすべて自分に対して送信されている感覚があり送信したメッセージに対しメンバー全員が当事者意識を持ってくれます。
箱田：
最近は部署外のメンバーから積極的に情報システム部門に連絡をくれるようになりました。これも当事者意識が生まれてきた結果だと思います。あとは一斉連絡も活用していますね。システム障害通知やスパムメール案内を全メンバーへ迅速に伝えるのに最適です。また今までは電話や内線で行っていた確認も「direct」に切り替え始めています。チャットはメモ代わりにもなりますし、電話のように相手を拘束せずに済むためお互いの時間を有効に使えるようになります。メッセージの未読既読がわかるので、確認をするためだけの内線もどんどん減ってきています。効率的に情報共有ができるようになったことで、社内コミュニケーションがより活発になっているのを実感しています。
チャットボットで基幹システム「ASCA」と「direct」をつなぐ
箱田：
2016年11月に、複数の販売店から「アズワンの在庫状況をリアルタイムにお客様に提供したい」という要望がありました。そのためには販売店が直接当社の基幹システムを見るしかないのですが、直接つないでしまうと負荷が大きくなりますし何よりもセキュリティ上の問題がありました。
そんな時オラクルさんのセミナーで他社チャットとOracle Database Cloudでチャットボットを使うお話を耳にして、当社は「direct」と商品データベースをチャットボットで繋いでみたら面白いのではと思ったのが「在庫くん」開発のきっかけです。現在は社内の営業部門だけで使用していますが、営業から「うちはまだまだ成長できると実感した」と言われました。「direct」の操作を覚えるだけで在庫が確認できるので外回り中にはとても便利なのだそうです。これは嬉しかったですね。何よりシステムの説明が必要なく教育コストがかからないのも利点だと思います。
「direct」に期待すること
現在は紙で受け取っている見積り依頼を、「direct」で通知してもらえたらペーパーレスのきっかけになると思っています。これは是非チャットボットで実現したいですね。
※記載内容は2017年9月時点のものです。