仕事で役立つ有料ビジネスチャットの使い方

ビジネスチャットを利用するおおよその人数をあらかじめ決定しましょう。数十人単位での使用であれば、それほど気にする必要はないかもしれません。

しかし、数百人や数千人といった規模で利用する場合、費用はもちろんのことメンバーの管理面やセキュリティ面などで大きな違いが生じる可能性があります。

また、導入当初は小規模での利用であったとしても、将来的には大規模での利用が予想される場合も同じく注意が必要です。利用人数に関する情報は、各ビジネスチャットの公式ホームページなどに記載される導入事例が参考になります。

前述の通り、ビジネスチャットは基本機能以外にもさまざまなサービス機能を用意しています。そのため、ビジネスチャットを検討する際は、導入目的を満たす機能があるかを確認して比較する必要があります。

また、必要機能がオプション扱いとなり、別途費用が発生するケースも少なくありません。搭載機能と費用の両面をチェックし、ビジネスチャット選びに反映させましょう。

ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションができる一方で、やりとりには企業に機密情報が含まれる可能性もあります。また、パソコンやスマホ、タブレットなど複数のデバイスで利用するケースも少なくありません。

そのため、通信傍受によって内容を解読できないようにする「メッセージの暗号化」やアクセスできるデバイスを制限する「デバイス認証機能」などがあるとセキュリティ面で安心です。ビジネスシーンでの利用がメインとなるビジネスチャットでは、特にセキュリティ面は重要な検討基準となります。

ビジネスチャット導入後のサポート体制も比較してみてください。どんなに優れた機能を持つビジネスチャットでも、いざという時に連絡がつかないと効果が半減しかねません。

また「操作マニュアルやQ＆Aの用意があるか」や「導入に関するサポートがあるか」といった点も事前に確認しておきたいところです。特に、初めてビジネスチャットを導入する企業では、サポート体制の充実性を重視することをおすすめします。

ビジネスチャットの導入は、社内におけるコミュニケーションの効率化につながります。例えば、メールでコミュニケーションを図る場合、やり取りのたびに1通ずつメールが受信フォルダに溜まります。

そのため、途中のやりとりを追うには各メールを1つずつ開封する必要があり、多くの時間と手間を要します。また、複数人とのやりとりが受信フォルダ内に混在するため、メール自体を見落としてしまうケースも少なくありません。

一方、ビジネスチャットであれば個人もしくはグループに分けられたスレッド内でやりとりをするため内容が混ざることはなく、時系列で並びます。さらに、チャット内容の検索機能などを利用すれば、すぐに欲しい情報を得ることが可能です。

自社と社外の取引先や仕入先などが同じ種類のビジネスチャットを利用している場合、綿密なコミュニケーションによって連携強化につながる可能性もあります。

社外とのコミュニケーション方法は電話やメールが一般的です。しかし、営業時間や働き方、文化などの違いから情報共有には多くの時間を要するケースも少なくありません。特にテレワークなどを実施する企業と実施しない企業とでは顕著に表れます。

しかし、社外とのコミュニケーション方法にビジネスチャットを導入すれば、情報共有などもスムーズになり、その結果として両社の連携強化を図ることが可能です。また、緊急を要する情報の伝達も一度で完了するなど、リアルタイムでのコミュニケーションがビジネスをより発展させます。一方で、社外とのやりとりが安全におこなえるかという点は重要なポイントで、自社のセキュリティ要件に対応できるかを確認する必要があります。

ビジネスチャットは管理者側のアカウント管理によって高いセキュリティ基準を設けることが可能です。もし、プライベートチャットやSNSをビジネスで利用している場合、情報漏洩のリスクに晒されます。

しかし、ビジネスチャットであればデータを暗号化したり、参加メンバーや接続可能なIPアドレスを限定したりといった対策がとれます。さらに、高いセキュリティ基準を設けるビジネスチャットであれば、海外とのやりとりにも安心して利用できるでしょう。

企業によっては、プライベート用のチャットツールをビジネスで利用しているケースもあります。このような状態は仕事とプライベートの区別がつきにくくなったり、機密情報の漏洩につながったりと大変危険です。

しかし、ビジネスチャットを導入すれば、プライベートと仕事を明確に区別できます。また、ビジネスチャットによって個人のアカウントも管理でき、退職後の機密情報の持ち出しなども未然に防ぐことが可能です。