ビジネスチャットで、社外の人とも安全にやり取りできる方法、ご存知ですか？

ビジネスチャットを利用すると、メールのような書き出しの定型文が不要になり、やり取りが効率化します。相手も、そのようなテンプレートが不要になるため、返信速度も速くなり時間短縮が期待できます。

メールでは、同じ方とのやり取りもメールの件名が異なればスレッドが異なります。これでは社外の方とのやり取りをするたびに、複数のスレッドが作成されてしまい、記録や履歴をさかのぼりたい時に時間がかかってしまいます。

ビジネスチャットであれば、やり取りは人やグループ毎で分けられ、チャット内の会話を検索することができるため、履歴をさかのぼることも容易です。

社用メールで迷惑メールが来た経験がある方もいると思います。最近の迷惑メールは社用メールでも発生する事例があり、メールが届かないように、社内のシステムの再設定が求められる場合もあります。

個人向けチャットとは異なり、ビジネスチャットは高いセキュリティ面で信頼されている製品であるため、迷惑メールから企業・従業員を守ることにもつながります。

ビジネスチャットには送信取り消し機能や、送信した内容を編集する機能もあり、メールにない優位性があります。万が一、社内の情報を間違えて送信してしまった場合も、情報漏えいを防ぐことができるためリスクを回避できます。

ビジネスチャットには「グループチャット機能」があり、目的や組織形態に応じて複数のグループを作成することができます。

反面、立ち上げすぎて煩雑化してしまうことがあるため、円滑なコミュニケーションを図るためにも社外の人を混ぜる場合は特に「チャットの目的」や「参加する人」を厳選することが必要になります。

社外の人との連絡は、お互いの休日や営業時間外を避けて行うようにしましょう。例えばシフト制や有休を取っている場合など、平日に休んでいる業種の方はチャットの名前の部分にイレギュラーなお休みの日を記載しておけば、相手にも休みであることが伝わり便利です。

あらかじめこういったルールを設けることで、休日や業務時間外にチャットの返信をしなければならない、といった焦燥感を感じることなく快適に活用することができます。

チャットでやり取りをする間に、社外の人とのコミュニケーションが活発化することもあるかと思います。しかし、私的なやりとりはビジネスチャットでは控えるようにしましょう。
公私混同を疑われる可能性もあり、仕事の効率も下がってしまいます。

多少の雑談は業務上コミュニケーションの観点からも必要な場合もありますが、度が超えないようルールが必要です。

社外の方とのやり取りにビジネスチャットを使用したい場合は、多機能性を重視するより、直感的に使いやすいツールを選ぶことが大切です。実際にチャット機能を使うのは、業務で必要な会話のやり取りと添付ファイルや画像の共有などが主であると思います。

普段から使用しているツールと変わらない手軽さがあれば、相手にビジネスチャットでのやり取りを依頼しやすくなります。

社外の方とのやり取りでの必須項目は、高いセキュリティ面です。自社の信頼を表す部分でもありますので、プライベートで使用しているものと同じものを使ったり、企業利用として信頼性が低いチャットを使用するのはやめましょう。

信頼度の高い企業がリリースしているチャットを使うことで、安全性も担保されます。