ビジネスチャットを導入する際に決めたい運用ルール8選を紹介！

社内のコミュニケーションツールとしてビジネスチャットを導入する場合、メールは基本的に使わないことをあらかじめ決めておきましょう。

メールでの連絡を併用してしまうと、ビジネスチャットの利用率にムラが生まれ、情報の共有に漏れが生じやすくなります。どっちつかずの状態を避けるためにも、思い切った切り替えが必要です。

ビジネスチャットを導入する目的を明確にしましょう。コミュニケーションの効率化や活性化など、導入目的を明確にしておけば従業員にも意図をしっかりと説明できるため、意識付けにもつながります。

ただし、ビジネスチャットの導入に際し、社内からの抵抗があるケースも少なくありません。そのような場合には、1つの部署や単独のプロジェクト内などでテスト運用することもおすすめです。

また、テスト運用する際は管理職が率先して使用するように規定することも大切です。管理職を巻き込むことで導入しやすくなるだけでなく、浸透も早まりビジネスチャットへの切り替えがスムーズに進みます。

社員が誰でもチャットルームを開設できる状態になると、管理が行き渡らない可能性があります。「チャットルームが増えすぎてやりとりの場所がわからない」や「情報を把握していないメンバーが続出する」といった事態にもなりかねず、業務にも悪影響を及ぼしかねません。

チャットの導入が返ってコミュニケーションの効率が悪くなる恐れもあるため、グループルーム開設は目的を明確にした上で管理職以上の方が実施するようにしましょう。

企業の規模が大きいほどビジネスチャットに参加する社員が増え、その分情報管理も難しくなります。管理者・閲覧者などの権限を制御をせず、社員それぞれが自由に利用できるようにしていると、データの書き換えや消去、情報漏洩などにも発展しかねません。

参加できるグループや閲覧・編集できるデータを慎重に検討しながら、グループやトークルーム、個人単位で権限を制御する必要があります。

プライベートで保有するスマホからも手軽にメッセージが送れることから、休日や深夜といった業務時間外のやりとりが増え、問題に発展するケースもあります。

不要なトラブルを避けるためにも「業務時間外の連絡は禁止」といった送信時間に対する制限を設けることをおすすめします。

ただし、内容によっては時間外に連絡しなければならない場合もあるでしょう。そのような場合は、返信を必要としない一文を添えるといった配慮も必要です。

チャットの返信時間についても、ある程度の目安を決めておいた方がスムーズです。人によっては返信をしない場合も考えられ、円滑なコミュニケーションの妨げとなる可能性もあります。

業務時間内の場合はクイックレスポンスを心掛け「最低でも◯時間以内に返信する」といったルールを設定するのも1つの方法です。ただし、業務時間外や休日などの連絡に対するルールもあわせて設けておかなければなりません。

ビジネスチャットの特徴は、会話のようなスピーディーなやりとりができる点です。その特徴を損なわないためにも、ビジネス文書に用いられるような前置きなどの挨拶は不要とするルールも設けましょう。

ただし、いきなり用件だけを伝えるのも印象を悪くしかねません。「お疲れ様です」や「業務時間外に申し訳ありません」といった最低限の挨拶までも制限する必要はありません。

タスク管理やスケジュール管理ツールなどの利用についても、ビジネスチャットの導入にあわせて検討してみてください。

新たなツールの導入にはそれなりの時間と手間を要します。さらに、導入するツールが増えるほどにルールや規定も増え、管理面も難しくなるでしょう。

そこで、ビジネスチャットを軸にした他ツールも検討し、同時にルールや規定を制定することで、よりスムーズな導入を実現できます。