ビジネスチャットとは？導入のメリットと効果を解説

ビジネスチャットとプライベートチャットツールの違いは「用途」です。プライベートチャットの場合、家族や友人、小さなコミュニティといった不特定多数のユーザーとのやりとりに利用されるのが一般的です。

一方、ビジネスチャットの場合は基本的にビジネス用途に使用されます。そのため、チャット機能はもちろんのこと、業務の効率化に向けたタスク管理機能や検索機能、セキュリティ機能などが搭載されるものが多い傾向にあります。

ビジネスチャットの導入は、企業における生産性の向上につながります。生産性の向上とは、保有する資源を有効活用し、小さな投資で大きな成果を生み出すことを意味します。

例えば、ビジネスチャットは相手に伝える内容を端的にまとめるため、コミュニケーションにかかる手間や時間を減らすことが可能です。また、さまざまな端末で気軽に利用でき、場所を選びません。

さらに、複数人での情報共有が容易になるため、会議に要する時間や回数の削減も期待できます。コミュニケーションにかかる手間や時間を減らしながらも、以前と同様またはそれ以上の成果を望める可能性があるのです。

ビジネスに関する情報共有のしやすさも大きなメリットの1つです。従来のようなメールによるコミュニケーションは、チームにおける情報共有に課題を抱えやすいという特徴がありました。

メールの宛先を指定する「TO」や「CC」といった機能を使い分けが必要となり「情報を共有するべきメンバーに伝わっていなかった」といったケースも少なくありません。

一方のビジネスチャットの場合、情報を共有したいメンバーをグループに招待するだけです。また、タスク管理機能を備えるツールであれば、共有内容のタスク化によって仕事を割り振ることもできます。

ビジネスチャットの導入は、社員同士が気軽に話し合える風通しの良い環境づくりにもつながります。同じ部署のメンバーはもちろんのこと、他の部署やチーム、プロジェクトといった単位でグループを作ることで、これまで関わりのなかったメンバー間のコミュニケーションが生まれます。

さらに、テレワークを実施する企業ではメンバー間の勤務時間や出勤日が異なるケースも多く、職場で顔を合わす機会が少ない場合もあるでしょう。しかし、ビジネスチャットがあれば地域や時間などを気にせず、いつでもコミュニケーションが図れます。

社内コミュニケーションの活性化を目的にビジネスチャットを導入する企業も少なくありません。電話やメールでは聞くことをためらうような些細な質問でも、ビジネスチャットであれば聞きやすいと感じる人もいます。

なぜなら、ビジネスチャットでは畏まったテキスト文ではなく、絵文字やスタンプを使ったフランクなコミュニケーションができるからです。その結果として、社内におけるコミュニケーションの量や質が高まり、自ずと活発化していきます。

ビジネスチャットは管理者によるアカウント管理によって、セキュリティ面の強化も図れます。メールやプライベートチャットなどでビジネスに関するやりとりをすると、情報漏洩のリスクに晒されかねません。

一方、高いセキュリティレベルを備えるビジネスチャットであればデータを暗号化したり、参加メンバーや接続可能なIPアドレスを限定したりといった対策がとれます。さらに、高いセキュリティ基準を設けるビジネスチャットであれば、海外の支店や取引先とのやりとりにも安心して利用できるでしょう。

ビジネスチャットはその性質上、過去のメッセージが流れやすいという特徴があります。伝えたはずの内容が伝わっていなかったり、認識の違いが起きたりといったケースも少なくありません。

また、過去の情報を確認するにはチャットを遡る必要があり、情報にたどり着くまでに時間がかかる可能性もあります。そのため、重要な情報には「ピン留め機能」などで印をしたり、過去のやりとりを調べる「検索機能」を使ったりといった対策が必要です。

ビジネスチャットの種類によっては、導入費用や月額利用料などがかかる場合もあります。また、無料のビジネスチャットであったとしても、導入に要する社内研修やマニュアル作成、インフラ整備などにそれなりの手間と時間が必要となるでしょう。社内のITリテラシーに差がある企業では、よりその影響が顕著に表れます。

そのため、ビジネスチャットを選ぶ際は導入費用や月額利用料はもちろんのこと、操作面での利便性も考慮しなければなりません。

ビジネスチャットは、多くの人が利用するコミュニケーションアプリの「LINE」のような感覚でやりとりができるため、若手メンバーからの積極的な発信を期待できます。

多くのビジネスチャットではスタンプや絵文字、いいねボタンなどのリアクション機能が搭載されており、より気軽なコミュニケーションが生まれやすい環境の構築が可能です。

その結果として、これまで消極的だった若手メンバーの発言を促したり、モチベーションの維持や向上につながったりといった効果を期待できます。

ビジネスチャットによるやり取りには、メールのやり取りに使う「お世話になります！」や「〇〇部の△です！」といった冒頭の定型文を必要としません。要件を完結にまとめた内容でやりとりをするビジネスチャットは、コミュニケーションの効率を高めます。

また、自身が送信した内容の修正や消去もできるので、テキストの作成にかかる手間や内容を悩む時間も減らせます。

ビジネスチャットの導入は、社内における情報共有も簡単にします。例えば、プロジェクトを進行するうえで、各メンバーの進捗管理は欠かせません。

ビジネスチャットを使って各メンバーの報告を共有すれば管理者はもちろんのこと、関わるメンバー全員が同一の情報によって状況を知ることができます。

さらに、緊急を要する情報の周知もメンバー全員が参加するグループを用意しておけば、1度の伝達で完了させることが可能です。

これからビジネスチャットを導入してメリットや効果を得ようとしても、その使用目的が従業員に伝わっていないと混乱を招きかねません。

「なぜビジネスチャットを導入するのか」や「ビジネスチャットを導入してどんな課題を解決したいのか」といった点を丁寧に説明する必要があります。

また、いきなり導入を進めるのではなく試用期間を使って操作に慣れてもらったり、運用開始までに準備期間を設けたりといった工夫が求められます。

ビジネスチャットの使用に関するルールを設けた状態で導入しましょう。使用ルールを曖昧にしたまま導入すると、管理者の知らないところで勝手にチャットグループが作成されたり、プライベートで使用されたりといった状態にもなりかねません。

その結果として管理が行き届かなくなり、期待していた効果が得られないケースもあります。そのため、発言内容や使用用途、グループ作成といった細かな部分にまでルールを定め、あらかじめマニュアルなどで共有することをおすすめします。

ビジネスチャットの効果を発揮するには、導入前後の社内教育が必要です。どんなに高機能なビジネスチャットを導入しても、実際に利用するメンバーが扱えないと意味がありません。最悪の場合、特定の部署やチーム、人物しか利用しない状態を招く可能性もあります。

よって、社内研修やベンダーによる説明会などを設け、スムーズに導入できる環境を構築しましょう。さらに、導入後の問い合わせに関する方法や担当者、Q＆A設置などでサポートする体制も必要です。