ビジネスチャットとメールの違いを比較。使い分け方についても解説！

契約時のやりとりや決定事項など、エビデンス（証拠）を残したい場合は、ビジネス上のやりとりに多く利用されるメールの利用をおすすめします。チャットのように古い情報が埋もれる心配がなく、ブックマーク機能などで他のメールとの区別もできます。

また、メッセージの内容を編集することもできないため、内容を改ざんされる心配もありません。

緊急性が高い内容の場合は、チャットの利用がおすすめです。チャットには通知機能があり、メールと比べて相手側に気づいてもらえる可能性が高い傾向にあります。

ただし、緊急とはいえ謝罪などの内容をチャットで伝えるのはあまりおすすめしません。謝罪する相手の電話番号やアドレスを把握しているのであれば、電話かメールで対応するほうが誠意が伝わってよいでしょう。

複数人で周知するべき内容もチャットの利用がおすすめです。チャットであればグループを作成しておくことで、複数人に対して一斉にメッセージを送信できます。

そのため、複数人で同一の情報を共有するのであればチャットの方が効率よいといえるでしょう。部署やプロジェクトメンバーとの情報共有に困っているという人には、特にチャットをおすすめします。

社内と社外で使い分けるのもポイントの1つです。チャットはカジュアルな感覚でスムーズなやりとりに向いており、社内の連絡ツールとして用いるとよいでしょう。

一方、メールは「ビジネス文書」でのやりとりが基本です。スタイル的にもフォーマルでかしこまった雰囲気となるため、社外への連絡ツールとして用いるのが一般的です。

ビジネスチャットの場合、やりとりする相手との時間が合わないと円滑なコミュニケーションを取りづらく、受信や送信のタイミングに一定の制約が生まれやすくなります。

一方、メールはリアルタイムでのやりとりを基本としていません。メールの送信後は相手からの返信を待つ形となり、受信や送信のタイミングに制約がありません。時間の制約がないという点においては、メールのほうが便利といえます。

ビジネス文書で送るのが一般的なメールは誠実な印象を与えやすく、フォーマルなやりとりが可能となります。前述の通り、契約時のやりとりや決定事項といった外部との重要な情報の扱いについては、やはり印象の良いメールのほうが向いています。

ただし、フォーマルなやりとりはコミュニケーションのスピードを落とす可能性もあり、局面によって上手く使い分ける必要があります。

多くのパソコンやスマホ、タブレットなどにはメールアプリが標準搭載されており、利用時に専用ツールを必要としない点もメリットといえます。

チャットツールは、双方が同一のツールを持っていなければやりとりできません。一方、メールの場合は利用するアプリの種類が異なっていても、メールアドレスさえ知っていれば誰とでもやりとりできます。よって社外とのやりとりには、やはりメールが向いているといえるでしょう。

チャットは入力した文書が即時に送信され、すぐに画面に反映されます。そのため、相手がオンライン状態であれば、まるで会話しているかのようなリアルタイムのやりとりが実現します。

また、メールのように常にビジネス文書でやりとりする必要もありません。内容によってはスタンプなどのリアクション機能も利用でき、感情を相手に伝えやすいのもチャットの大きなメリットといえます。

メールはやりとりした内容が受信ボックスに蓄積されます。そのため、過去の履歴を追うには、メールを1つずつ開封していかなければなりません。

一方、チャットはグループごとにやりとりを残せるだけでなく、ページをスクロールすれば簡単に履歴を確認できるためログが見やすい点も特徴といえます。重要事項の見落とし防止やコミュニケーションの効率化にもつながります。

チャットの最大の特徴はグループチャット機能を活用できる点です。グループチャットを利用すれば複数人で同時にやりとりでき、1つのメッセージで全体に情報を共有できます。

また、チャット内で意見を交換できるため、わざわざ1人ずつにメッセージを送る手間も必要としません。コミュニケーションの効率化や活性化を図りたい場合は、チャットをおすすめします。

気軽なやりとりが魅力のチャットですが、利用に慣れてくると言葉遣いが乱れたり、プライベート感覚で利用されたりしかねません。

過度にかしこまる必要はありませんが、チャットを会社の同僚への「業務連絡」として利用する場合には、言葉遣いや最低限のマナーには配慮が必要です。

業務とは関係ない雑談で盛り上がるなど、過剰なコミュニケーションにも注意が必要です。
頻繁に通知がくるとメッセージのチェックに気が散り、チャット疲れや生産性の低下を招きかねません。チャットのやりとりは必要最低限に留めるなどの工夫が必要です。