なぜビジネスチャットを使うのか?

なぜビジネスチャットを導入する企業が増えているのでしょうか。
導入が進む要因の一つに、2020年に新型コロナウイルス感染症が流行し始め、人々の生活が大きく変わったことが挙げられます。

これまでは会社に出社して、対面でコミュニケーションを取っておこなっていた業務も、在宅勤務で進める事が多くなってきました。そのような状況でも、コミュニケーションの重要性は変わりません。場所を選ばずタイムリーに、安全なコミュニケーションを取れる方法を選び始めた結果、ビジネスチャットの導入が進みました。

一緒に働くメンバーと常にコミュニケーションを取れる環境があれば、リモートワークでも効率を下げることなく、出社時と同じ環境に近づけることができます。

プライベートチャットアプリを使用している人も多いと思いますが、ビジネスチャットも同じような感覚で使用することができるため、難しい操作もなく誰でも簡単に使用できるというのもメリットです。

また、グループチャット機能を活用してプロジェクトごとのグループチャットを作成することで、複数の業務の情報管理も容易になります。グループ内の特定のメンバーにだけ伝えたい内容はそこから一人のメンバーだけ選んで、個別にチャットをするなど、工夫次第でさまざまな使い方ができます。

メールとビジネスチャットの使い分け

では、メールとビジネスチャットの具体的な違いはあるのでしょうか。メールを使用したほうが良いシーンとの違いはなにか、実際の使用例を踏まえながら解説していきます。

メールとビジネスチャットの違いは?

大きな違いは、ビジネスチャットには送信取り消しができる機能があることです。メールの場合は、一度送ったものは取り消すことができないため、誤送信や添付忘れの際は内容を変更したメールをもう一度送信し、読んでもらう必要があります。

そのため、タイトルを工夫したり、場合によっては電話で新しいほうのメール確認を促すなどの配慮が必要です。

他にも、ビジネスチャットでは基本的に会話形式でチャットが進んでいくため、メールのような丁寧な書き出しが不要なことが多いです。「お疲れ様です。」などの簡単な書き出しのみで本題に入ることができるため、手軽にコミュニケーションが取れます。

メールを活用するほうが良いシーンは?

一方で、社内のコミュニケーションであっても、メールを使用したほうがいい場面もあるかと思います。例を挙げると、人事異動や、休職や退職などの挨拶など多くの社員にメッセージを伝える場合などは、メールで連絡するほうがより丁寧さが伝わります。

また、契約書や請求書など、重要な添付ファイルがある場合は、ビジネス上のやりとりに多く利用されるメールをおすすめします。社外の方を交えたやり取りをする場合も、一番はじめはメールで行うことが無難ではあります。ビジネスチャットでの連絡で対応ができる場合も、社内での利用規定やマニュアルがある場合は一読することが望ましいです。

ビジネスチャットを使うとどうなる?

ビジネスチャットを使用すると、社内コミュニケーションはどう変化するのか、また導入することで得られる効果はどのようなものがあるのか解説していきます。

コミュニケーション能力が向上する

一番の効果と言えるのが、組織のコミュニケーションが活性化する可能性があるということです。今までは関わる機会が少なかったメンバーも、ビジネスチャットのグループ内で関わりが増えることで、良質な関係を築くことに繋がります。また、実際にチャットで会話を繰り返していくと、実際に会って会話をするのが久しくなかったとしても問題なく仕事ができるようになります。

レスポンスが早くなる

ビジネスチャットはメールよりも手軽に会話が進むため、必然的にレスポンスが早くなる傾向があります。チャットを見て対応しながら業務をおこなうため、相手からの返答を待つ時間が少なくなります。最初は返信を打つのが苦手で時間がかかっていたという方も、段々と苦手が克服できるようになっていきます。

効率的に業務が進む

全体のレスポンスが早くなると、業務効率が上がります。グループチャット機能でタイムリーな情報共有も可能になり、複数人に同時に連絡できることにより伝達ミスも減るようになるため、その分の時間も有効に使えるようになります。

履歴を簡単に遡れる

チャットのメリットはその操作性の良さですが、履歴を遡るのも簡単です。対象のチャット内で検索をかけることができるので、見落とした情報がないかなど簡単に確認することができます。

ToDo管理ができる

チャット内でToDoリストを作成して進捗状況を全員で把握することができます。終わったToDoにチェックをつけておけば、その都度確認しなくても状況把握ができるので、業務効率がアップします。

通話ができる

メールにない優位な点として、通話機能がついていることが挙げられます。ビデオ通話が可能であったり、複数人との同時通話も可能なので業務を進めていく上ではとても重要な機能です。

社内でビジネスチャットを普及させるには?

ビジネスチャットの特徴がわかってきたところで、導入する際まずどうしたらよいのかわからない、という問題があると思います。ここでは、ビジネスチャットを社内で普及させるための注意点や方法について解説します。

使用に際してのルールを設ける

ビジネスチャットは、直感的に使用できる手軽さがあるため、ルールを明確に設けることで節度ある使い方をすることができます。使用時間を決める、プライベートな連絡はしない、休日は緊急時を除き連絡をしない、などのルールを設けることが必要です。

本導入前にトライアルする

ビジネスチャットは多くの種類があるため、どれを導入するかはトライアルしてから決めることをお勧めします。実際に使用してみて、自社に不要な機能や足りない機能を洗い出し、従業員から使用した感想を参考にして、どのビジネスチャットにするかを決めるのもいい方法だと思います。トライアルは無料でできることも多いので、ぜひ使用してみましょう。

導入後もルールが順守されているか確認する

本導入前に決めたルールは定期的に順守されているか確認する必要があります。特にビジネスチャットはその手軽さゆえに、つい業務外の時間に連絡してしまうことなどが予想されます。そういったことが続くと従業員のQOL(クオリティオブライフ)が下がることに繋がります。

そのような事態を避けるためにも、最初に決めた使用時間を守れているかしっかりと確認するなど、ルールをきちんと再認識することで、節度あるビジネスチャットライフが送れるのではないでしょうか。

デジタル時代では必須?ビジネスチャット市場

ビジネスチャットはいまや企業にとって欠かせないツールになりつつあります。
テレワークもコロナウイルスがきっかけで広く認知されましたが、今後も働き方改革やワークライフバランスを重視した働き方にシフトしていくため、コロナウイルスの感染収束後も出社とのバランスは大きく変わらないのではないかと言われています。

企業のDX化が進んでいる中、ビジネスチャット市場はますます伸びていくことが予想されるので、早い段階での導入がおすすめです。

まとめ

本記事では、今後ビジネスチャットをどのように自社に普及させようか?という方へ向けて詳しく解説しました。ビジネスチャットはしっかりとルールを順守して使うことで、社内のコミュニケーションが活発になる画期的なツールです。情報共有がスムーズにできるようになるため、業務効率が上がっていくことも期待されます。

ビジネスチャット市場は今後も拡大していき、社内外での利用が広まることでしょう。本導入前にトライアル利用で自社に合致するツールであるか確認する、導入後も運用ルールやマニュアルを定めて、社内で普及、定着運用できるようにビジネスチャットの利用研修などの時間を設けることも大切です。

企業にさまざまなメリットをもたらすビジネスチャット。この機会にぜひ検討してみてください。