ビジネスチャットを社内に普及させるコツ

大きな違いは、ビジネスチャットには送信取り消しができる機能があることです。メールの場合は、一度送ったものは取り消すことができないため、誤送信や添付忘れの際は内容を変更したメールをもう一度送信し、読んでもらう必要があります。

そのため、タイトルを工夫したり、場合によっては電話で新しいほうのメール確認を促すなどの配慮が必要です。

他にも、ビジネスチャットでは基本的に会話形式でチャットが進んでいくため、メールのような丁寧な書き出しが不要なことが多いです。「お疲れ様です。」などの簡単な書き出しのみで本題に入ることができるため、手軽にコミュニケーションが取れます。

一方で、社内のコミュニケーションであっても、メールを使用したほうがいい場面もあるかと思います。例を挙げると、人事異動や、休職や退職などの挨拶など多くの社員にメッセージを伝える場合などは、メールで連絡するほうがより丁寧さが伝わります。

また、契約書や請求書など、重要な添付ファイルがある場合は、ビジネス上のやりとりに多く利用されるメールをおすすめします。社外の方を交えたやり取りをする場合も、一番はじめはメールで行うことが無難ではあります。ビジネスチャットでの連絡で対応ができる場合も、社内での利用規定やマニュアルがある場合は一読することが望ましいです。

一番の効果と言えるのが、組織のコミュニケーションが活性化する可能性があるということです。今までは関わる機会が少なかったメンバーも、ビジネスチャットのグループ内で関わりが増えることで、良質な関係を築くことに繋がります。また、実際にチャットで会話を繰り返していくと、実際に会って会話をするのが久しくなかったとしても問題なく仕事ができるようになります。

ビジネスチャットはメールよりも手軽に会話が進むため、必然的にレスポンスが早くなる傾向があります。チャットを見て対応しながら業務をおこなうため、相手からの返答を待つ時間が少なくなります。最初は返信を打つのが苦手で時間がかかっていたという方も、段々と苦手が克服できるようになっていきます。

全体のレスポンスが早くなると、業務効率が上がります。グループチャット機能でタイムリーな情報共有も可能になり、複数人に同時に連絡できることにより伝達ミスも減るようになるため、その分の時間も有効に使えるようになります。

チャットのメリットはその操作性の良さですが、履歴を遡るのも簡単です。対象のチャット内で検索をかけることができるので、見落とした情報がないかなど簡単に確認することができます。

チャット内でToDoリストを作成して進捗状況を全員で把握することができます。終わったToDoにチェックをつけておけば、その都度確認しなくても状況把握ができるので、業務効率がアップします。

メールにない優位な点として、通話機能がついていることが挙げられます。ビデオ通話が可能であったり、複数人との同時通話も可能なので業務を進めていく上ではとても重要な機能です。

ビジネスチャットは、直感的に使用できる手軽さがあるため、ルールを明確に設けることで節度ある使い方をすることができます。使用時間を決める、プライベートな連絡はしない、休日は緊急時を除き連絡をしない、などのルールを設けることが必要です。

ビジネスチャットは多くの種類があるため、どれを導入するかはトライアルしてから決めることをお勧めします。実際に使用してみて、自社に不要な機能や足りない機能を洗い出し、従業員から使用した感想を参考にして、どのビジネスチャットにするかを決めるのもいい方法だと思います。トライアルは無料でできることも多いので、ぜひ使用してみましょう。

本導入前に決めたルールは定期的に順守されているか確認する必要があります。特にビジネスチャットはその手軽さゆえに、つい業務外の時間に連絡してしまうことなどが予想されます。そういったことが続くと従業員のQOL（クオリティオブライフ）が下がることに繋がります。

そのような事態を避けるためにも、最初に決めた使用時間を守れているかしっかりと確認するなど、ルールをきちんと再認識することで、節度あるビジネスチャットライフが送れるのではないでしょうか。