ビジネスチャットでできる、災害時の従業員の安否確認体制

災害が発生したら、まずは自社の状況の把握に努めましょう。被害状況がすぐに確認できない場合もあると思いますが、後々の事業継続判断に必要な大切な項目でもあるため、正確な情報を集めることが必要です。

全体の状況把握と同時進行でおこなう必要があるのが、従業員とその家族の状況把握です。

怪我がないか、家屋に被害がないか、避難が必要なのかなど、抜けや漏れがないように確認しましょう。この際に大切なことは、安否確認に関係のない項目は避け、簡潔に済ませることです。

従業員の安否が確認できたら、出社できるのか、できないのかを把握しましょう。災害時や緊急時は、公共交通機関が機能しない場合もあり、移動が可能な状況であったとしても、二次災害などが考えられる場合は無理に動かないほうがいいことも考えられます。

本当に今出社が必要なのかどうかを見極め、慎重に判断しましょう。

必要な情報がそろったら、現在の状況で事業は継続できるのかを判断しましょう。会社が被害を受けている場合や働ける従業員が確保できない場合は、一旦事業を止めて復興へ時間をかける必要があるかもしれません。

情報を精査した結果、問題なく事業を継続できる場合は、イレギュラー対応をおこなえる人材を確保し、適切に対応しましょう。

従業員数の少ない少数精鋭の企業では、電話を安否確認ツールとして使っているところもあるのではないでしょうか。

リアルタイムで話すことができて情報伝達も早いのがメリットですが、口頭だけでは正確な情報が伝わりにくく、会話は記録に残りません。

また災害時や緊急時には、電話回線が繋がりにくくなることが予想されるため、電話だけを安否確認の方法にするのはあまり望ましくないでしょう。

導入している企業が多いと思われるのは、メールです。記録に残り、一斉に送信ができるため効率がよい方法です。一方で、こちらも電話と同じように、緊急時にはメールサーバーに負荷がかかり、送受信ができない、送受信に時間がかかる、情報収集が滞るなどのデメリットがあります。

また、メールは人によって返信の仕方が異なるため、必要な情報のみを把握するためにも、返信文のテンプレートを用意するなどの工夫が必要です。

従業員数の多い企業では、独自で安否確認専用システムを導入している場合があります。
メールと併用している企業も多く、安否確認の回答結果を集計してくれたり、一斉送信を自動でしてくれるなど、安否確認をおこなう側の負担が減るのがメリットです。

デメリットは、普段から使い慣れていないと返信に手間取ったり、そもそも使い方がわからず機能しないことがあるため、事前に訓練をおこなうなどの対策が必要です。

昨今導入する企業が急増しているビジネスチャットも、一斉送信と同じように使えるグループチャット機能を活用して、安否を確認することができます。こちらもネット回線を使用するため、災害時や緊急時に回線が混雑することがあり、その際は送受信が難しくなってしまうのがデメリットです。

一方で、普段から使い慣れているツールである場合は、緊急事態でも焦ることなく使用できる点も特徴です。