ビジネスチャットのマナーとは？コミュニケーションロスが起こる原因と課題解決の方法を紹介

メッセージが次々と送信されてしまうと、古いやりとりは埋もれてしまいます。埋もれてしまったとしても、業務に関係のない内容のメッセージであれば問題ないでしょう。

しかし、メッセージの中には重要事項やすぐに取り掛からなければならないものも含まれるのが一般的です。大量のメッセージに埋もれてしまうと必要な情報を探しにくくなり、その結果としてコミュニケーションロスを招くケースがあります。

年齢層や部署によってビジネスチャットの利用率にムラが生じるケースがあります。利用率にムラがあると社内で情報格差が発生する恐れがあるため、注意が必要です。

アプリの利用状況を確認できるサービスで社員がチャットを利用しているか確認する方法もありますが、運用コストや手間が増えてしまいます。チャットでやりとりする内容を決めたり、管理者を設けたりといった工夫を施す必要があります。

業務時間外の深夜や休日にメッセージを送信してしまうと社員は拘束されていると感じ、精神的・肉体的にストレスを与えかねません。

公私混同による過度なコミュニケーションがコミュニケーションロスを起こしてしまうことも理解しておかなければなりません。

そもそも社員同士の信頼不足によってコミュニケーションロスが発生している場合もあります。社員同士の信頼が不足していると積極的にコミュニケーションを取ろうとしないため、ビジネスチャットを導入しても活発なコミュニケーションを期待できません。

このような状況下では情報の共有や相談、連絡が円滑に進まないため、業務遂行にも支障をきたすでしょう。

情報共有するメンバーや部署を明確にするなど、チャットのやり取りに関するルールを決めることが重要です。

範囲や方法をルール化しておけばビジネスチャットの使い方や伝え方を統一でき、コミュニケーションロスを原因としたトラブルを未然に防げます。

メールとチャットを上手く使い分けることも実践したいマナーといえます。例えば、社外とのやりとりや重要事項の連絡手段はメール、社内でのやりとりや日常業務の連絡手段はチャットといったイメージです。

メールとチャットの特性や違いを正しく理解して効果的に使い分けられれば、ビジネスチャットの利便性をさらに高められます。

ビジネスチャットは業務時間内のみ利用するようにしましょう。業務時間外にチャットを利用してしまうと仕事とプライベートの区別がつかなくなり、社員に不要なストレスを与えかねません。

利用を業務時間内に限定することで仕事とプライベートのメリハリをつけられます。また、内容を忘れないうちに送信したいなど、やむを得ずメッセージを送る場合は「返信は明日でも大丈夫」と一言書き添えましょう。

こうすることで相手のプライベートを守りながら、ビジネスチャットを活用できます。

チャットによる連絡は事務的かつ無機質な連絡になりがちなため、なるべく感情表現をすることが大切です。「ありがとう」や「お疲れさま」といった感謝の言葉を添えるとやわらかい印象を与えます。

また、顔文字やスタンプを活用すれば気軽に感情を表現でき、コミュニケーションに華を添えられます。