報告やルールを「direct」にナレッジとして蓄積、属人的だった仕事をチームワークへ

今まで、社内でのコミュニケーションは口頭や掲示が大半でした。以前は工場が1つだったこともあり、用事があるときはその人のところに行って直接話していました。また内線電話と工場内のスピーカー放送をつなげているので、「誰々さんに外線1番入っています」などと伝えられます。そのほか、社長のメッセージは紙で回覧する、社員のスケジュールや来客予定はExcelに書き込むなどの方法でコミュニケーションをとっていました。

その上で口頭や紙では事足りない場合には、プライベートで利用しているチャットツールで連絡を取り合うこともありました。しかしあくまでもプライベートのツールなため、使用を強制することはできません。本来は全員に連絡したい共有事項も参加している人にしか伝えられず、また仕事とプライベートの境界が曖昧になってしまうという問題もありました。そこで会社として使えるビジネスチャットを求めて情報収集を行っていたところ、展示会で「direct」が紹介されていたので導入を検討することになりました。

「direct」で最も魅力に感じたのはシンプルなところです。

弊社の社員にはITリテラシーが高くない人もいるので、簡単に導入・運用できることに惹かれました。

その他、利用者である社員と管理者である総務部の双方にとっての使いやすさにもこだわりを感じました。たとえば、すべてのやりとりの既読・未読がメンバーごとに分かることや、後から追加された人が今までのやりとりを遡って見られる点も魅力的です。またセキュリティ面でも管理者への配慮がなされていて、たとえば退職者のアカウントを管理側で削除することができるため、情報漏洩を抑止できます。それらの点に惹かれてトライアルでの導入にいたりました。

トライアルを終えて、「direct」で日々のやりとりをノウハウとして残していくツールとして活用することで、会社のさらなる成長につながると考えて、本格導入する事を決定しました。

今後、組織拡大に向けて取り組みを進めていくべきところ、迅速かつ正確なコミュニケーションの実現はもちろん、ノウハウを蓄積させることで生産性を向上させていきたいと考えております。

上司・部下の垣根を超えたスムーズなコミュニケーションが実現しました。特に若手社員にとっては、面と向かって上司に提案をするとなれば緊張してしまうものです。その点、「direct」であれば今まで以上に気軽に報告・提案ができるようになったと聞きます。

特に活用されているのが、部下から上司への報告です。それぞれの社員は、指示や伝達されたことを完了した際にメッセージを送ります。退勤前は「direct」の確認をおこない、意図しない積み残しがないようにしています。既読機能があるので連絡漏れも減り、質の高いコミュニケーションにつながりました。

また、ルールの周知徹底と蓄積にも利用しています。日々業務をおこなう上で、さまざまな気づきがあります。そこで、大きなものから小さなものまでをルールの形にして「direct」のノートに書き加えていくことになっています。追加されたルールを確認するYES/NOスタンプを活用することで、漏れなく無駄なくコミュニケーションが取れています。また、ノートを見返せば今までに決められたルールを確認することもできるので、個人の意識を高め、ミスを減らすことができています。

今では、原則として業務連絡は「direct」を通しておこなう運用にしています。どうしても業務的に支障がある場合を除き、口頭だけで指示を出したり報告をしたりすることは禁止しています。これによって、効率的なナレッジの蓄積が可能になりました。

全社・部署ごとのルールやHACCPの運用規則などをノートにまとめ、効率化・ミスの予防につなげています。

「direct」導入前は少なからず個人の経験や判断に基づいて仕事が進められていたため業務が人に紐づいており、配置転換などは極めて困難でした。やはり感覚的なところを人に伝えるのは容易ではありませんし、見せたがらない人も多くいます。業務の属人化を解消することが課題の一つでした。

「direct」を導入してからは、業務でのきまりの追加や変更をその都度共有することで、最新の情報を蓄積できるようになりました。業務の手順が詳細に書かれているので、経験の浅い業務であってもノートを読むことで一通りはこなせるようになります。また新しくメンバーに加わった人がトーク履歴を遡って見られるので、教育の手間も減りました。新人の方も、検索機能で別のトークを含めて情報を収集できるので便利に使ってくれているようです。

その結果、人材育成のスピード感は格段に上がりました。従来は困難であった配置転換・人事異動も可能になりました。

「direct」の利用にかなり慣れてきたため、今後はチャットボットや「direct」と連携している業務アプリを組み合わせた活用をしたいと考えています。

弊社には外国人の従業員が在籍していますが、そうした方々とのコミュニケーションのために「翻訳ボット」（＊）を活用できないか模索中です。簡単なコミュニケーションは取ることができるのですが、難しい言葉が頻発される年末調整などの書類のやり取りなどには不安が残ります。そうした際に使えるよう準備を進めています。

また、帳票管理の「i-Reporter」も先日導入しました。まだ実際の運用には生かせていないのですが、帳票管理と「direct」が連携すれば便利だろうと想像しています。

またL is Bから「ダイレクト 2.0」をご紹介いただき、「タスク」には興味を持っています。今までトークでおこなっていた業務指示も「タスク」を利用することで、指示した内容と期日が明確になるため管理しやすくなると思います。

「ダイレクト 2.0」でさらに業務効率化を進められるのを楽しみにしています。

*・・・「翻訳ボット」は、トークに送信したテキストメッセージをボットが翻訳して返信する「direct」専用チャットボットです。