建設・住宅・不動産

写真を活用した情報共有で発注ミスを事前に防止
関係者の連携強化にとどまらず業務効率化を実感しています

株式会社酒井工業所

  • 代表取締役社長
    忠地 進 様
忠地様

酒井工業所は創業100年の歴史を刻む、土木系の資材を扱う会社です。長野県松本市で活動し、人と人とのつながりを大切に地域に密着した存在として住みやすい街づくりを目指しています。

地方の会社のため車での移動がメインとなっており、お客さまからは口頭での注文依頼が多く、デジタルツールを活用してプライベート利用しているチャットツールで情報共有できないかと考えていました。

しかしそのチャットツールはプライベートで利用するものという認識で社内でのビジネス利用には抵抗があったため、何か良いものはないかと探している時に「direct」を知り、採用に踏み切りました。

お客さまの注文も写真を使って社内共有、
事前準備のスピードが飛躍的に向上

お客さまと口頭でやりとりするにあたり、商品の色の思い違いや何度も確認をとっても後から間違っていることが発覚するなど、さまざまなミスが発生します。また、納品日を伝えたあとも「いつ届くのか?」と問い合わせがあるなど、お客さまとの間だけでなく社内でも同様の問題が起こっていました。

「direct」導入後は、現場から会社に戻って確認の打ち合わせ時にお客さまの注文資材写真を事前共有できるようになり、準備のスピードが飛躍的にアップしました。

特に資材は似ているものが多く、すべてのカタログを持ち歩いているわけではないので、その場での特定が難しい時があります。しかし資材の特徴をその場で撮影し「direct」で共有することで、すぐに社内にあるすべてのカタログから調べることができます。さらに社内から特徴を伝えてその箇所を再撮影してもらうなど、詳細な確認ができるメリットもありました。手書き機能で簡単な図を共有することで、事前指示もスムーズに行えています。

打ち合わせシーン

他にも「direct」を選んだ理由に「GPS勤怠ボット」があります。スタンプを押すだけで位置情報と時間を記録してくれるので、タイムカードで記録が取れない現場への直行直帰などに利用しています。

例えば営業が現場に直行して職人とやりとりをするのですが、10分で終わることもあれば2時間以上かかることもあるため、この状況をしっかり確認できるように「GPS勤怠ボット」で出退勤記録を取り、業務実態の把握に活用しています。

※「GPS勤怠ボット」はdirect bot RENTALから無料でご利用いただけます。
「direct」専用チャットボットレンタルサービス「direct bot RENTAL」

地図に道がない現場に着いたら「今ココスタンプ」
あとから現場に来てもらう時に重宝しています

今ココスタンプ

「direct」を利用することで社内コミュニケーションに変化が生まれました。

「direct」はすべてのメッセージの既読・未読がメンバーごとに把握できますが、車での移動が多いため「返信しなくても既読になればOK」というルールを会社で決めました。

荷物を配送する際は、配送完了の証拠として置いた場所が分かるような写真を撮って連絡することにしています。相手が不在でも現場に荷物を置かなければならないケースでの配送ミス防止に繋がっています。

特に現在地情報を瞬時に共有できる「今ココスタンプ」はとても便利です。地図に道がないところへ行くことも多いため、現場に着いたら「今ココスタンプ」を押して「◯◯建設の◯◯現場」と送信しておくことで、あとから現場に資材を運んでもらう時にスタンプの位置情報をそのまま伝えることができるので重宝しています。

また、現場にいる社員が写真を撮って共有することで現場に行けない社員も現状を確認でき、結果不備をカバーできたこともありました。

※記載内容は2020年8月時点のものです。