報告書作成のDX事例
日々の報告書・帳票・台帳の作成に膨大な時間をとられていませんか？
建設業における「報告書（帳票・台帳）」の作成は、未だ手作業で進めているところも多く、大幅なDX効果を望める領域でもあります。また、初期導入時のフォーマットをしっかり決めさえすれば、比較的導入をしやすい分野でもあります。報告書（帳票・台帳）の作成におけるDXについて、各事例をご紹介いたします。
建設業で使われる報告書の種類
まずは建設業における「報告書（帳票・台帳）」について、主なものを下記にリストアップします。これらの報告書の作成・管理に掛かる工数や手間を削減することができれば、大幅な時短と業務効率化に繋がります。
- 月次報告書
- 月ごとの作業の進捗や成果、問題点などをまとめた報告書。プロジェクトの進行状況やコスト、品質、安全などの情報が含まれることが多い。
- 日報
- 日々の作業内容や進捗、使用した資材、作業員の出勤状況などを記録した報告書。毎日の終わりに作成することで、現場の日常の状況を把握するための報告書。
- 作業報告書
- 特定の作業やタスクが完了した際の成果や方法、問題点などを詳細に記述した報告書。
- 現場報告書
- 現場での出来事や問題、安全対策の実施状況などをまとめた報告書。特定の事象や問題に関する詳細情報が含まれることが多い。
- 工事完了書
- 工事が完了した際に、その内容や成果、品質、コストなどをまとめた報告書。工事の成果を確認し、受け入れを行うための文書。
- 安全衛生報告書
- 現場の安全や衛生に関する状況や対策、事故やトラブルの発生状況などをまとめた報告書。安全管理のための重要な情報が含まれる。
- 帳票
- 様々なデータや情報を一定のフォーマットで記録・整理する報告書。例えば、経費や材料の使用状況などを記録するためのものがある。
- 台帳
- 継続的に更新されるデータや情報を記録・管理するための帳簿。例えば、使用機械の管理や材料の在庫状況などを記録する。これらの文書は、建設業におけるプロジェクトの進行や管理、品質保証、安全確保などのために重要な役割を果たしている。
DX事例
建設業における報告書（帳票・台帳）作成時のDXについて、課題とそのソリューションを他社様の成功例と共にご紹介します。
帳票・台帳・毎日の報告書を作成する時間を短縮したい
「とにかく現場で報告書を作る作業が多い。ここをなんとか効率化したい」というご要望は多くあります。日々発生する報告書の作成を専用ツール化することで大幅な時間の短縮が実現でき、人的コストの削減・ミスの減少・データ一括集約・ペーパーレスなど、様々な課題を同時に解決することが可能になります。
- 帳票・台帳を専用ツール化したところ、日々の作業時間が半分以下に削減
- 報告書をチャットボット式に変更したところ、作成時間が1/5に短縮
- 専用ツール化したことで、権限管理と全員への周知が徹底。ミスの早期発見にも貢献
具体的な事例として下記をご紹介します。
依頼された作業の完了連絡を手軽に行いたい
「作業依頼と個別確認だけで膨大な時間を要している」という課題の解決には、チャットベースの専用ツールの導入が効果的です。そのチャット上で動作する「タスク」という機能を使うことで、指示・確認の負担軽減と、ミスの大幅削減が見込めます。
- 社内・協力会社含めて、すべてのメンバーに細かい権限付与が可能
- チャットから指示するだけでタスクが自動作成され、本人に通知がいく
- プロジェクト全体の進行が手に取るようにわかるため、確認作業の大幅な時間短縮に繋がる
具体的な事例として下記をご紹介します。
日報の報告と記録を手軽に行いたい
報告書というよりは、もっとシンプルな「日報」を活用されている方にオススメの専用ツールがあります。質問に答えていくだけで、チャットボットが「日報」をエクセルに自動変換してくれます。
現場でスマホだけで完結するため、スマホの操作が苦手な方でもすぐに使える導入事例があります。
今回は建設業における報告書（帳票・台帳）作成時のDXについて紹介しました。業務効率化により大幅な時短を達成すれば、限りあるリソースをフルに活用することができます。ぜひ専用ツールの導入をご検討ください。
専用ツールを使うメリット
-
業務効率化（時短）
円滑な情報共有が可能
一斉検索で抽出が可能
-
経費削減
時短による人的コストの削減が大きい
保管スペースの確保や印刷などの管理コストがかからない
-
ミスの軽減
フォーマットが指定されていてミスが起きにくい
建設業に適した報告書作成ツールの条件
建設業に適した報告書（帳票・台帳）作成において、専用ツールの導入には主に下記の条件に該当するものが望ましいと考えられます。
-
操作が難しくないこと
ベテランから新人まで全員が使うため、とにかく操作の簡易さが重要
-
スマホだけで完結すること
工事現場で使うことが多いため、スマホだけで完了することが望ましい
-
ある程度、許容度があること
書式の微妙な差に対しても、カスタマイズで対応できる方が良い
資料請求
導入検討や社内説明にご利用いただける「direct」の機能や特長、導入事例などをまとめた資料をご用意しました。
5分でわかる「direct」基本紹介ガイド
サービスの概要から料金プラン、オプションサービスの他、さまざまな業種の導入事例をご紹介。まずはこちらをご覧ください。
ダウンロードはこちら
建設現場のDXを推進建設業向け 現場チャット活用ガイド
「direct」基本の機能から、現場向けの便利機能やオプション、実際の導入事例など、「現場のチャット」をこれ1冊にまとめました。
ダウンロードはこちら
建設現場のDX成功事例がわかる建設業向け お客さま導入事例集
建設業や建設現場に関わる業種における課題を「direct」がどのように解決したのか、導入の決め手、など詳しくご紹介します。
ダウンロードはこちら
手戻り・ムダを“劇的に”削減協力会社との連携強化方法３選
建設現場では協力会社とのやりとりが必ず発生します。日々の業務でのよくあるお困り事を解決する3つの方法をご紹介しています。
ダウンロードはこちら